Ajudas de custo: o que são, valores e como funcionam

Sempre que um colaborador se desloca em serviço, para visitar um cliente, participar numa reunião ou representar a empresa fora do local habitual de trabalho, surgem despesas com transporte, alimentação ou alojamento. As ajudas de custo existem para cobrir esses custos, dentro de limites que a lei portuguesa define.

Neste artigo, explicamos o que são as ajudas de custo, que despesas cobrem, quais os valores de referência em vigor e como calculá-las e pagá-las aos teus colaboradores sem correr riscos fiscais.

As ajudas de custo são a compensação financeira que a tua empresa paga a um colaborador quando este se desloca ao serviço da empresa, fora do seu local habitual de trabalho. O objetivo é cobrir, total ou parcialmente, as despesas que essa deslocação gera: transporte, alimentação e, quando aplicável, alojamento.

Em Portugal, não existe legislação específica para as ajudas de custo no setor privado. Na prática, a maioria das empresas usa como referência os valores definidos para a função pública, fixados pelo Decreto-Lei n.º 106/98 e atualizados por portaria, atualmente a Portaria n.º 51-B/2026/1. Isto significa que tens liberdade para definir os teus próprios montantes, mas ultrapassar os valores de referência tem consequências fiscais, que explicamos mais abaixo.

As ajudas de custo cobrem três tipos de despesa associados a uma deslocação em serviço: transporte, alimentação e alojamento. A empresa pode compensar o colaborador por uma ou mais destas categorias, dependendo da duração e das características da viagem.

O transporte inclui o custo da deslocação em si, seja em transporte público, avião ou viatura própria. A alimentação cobre as refeições feitas fora de casa durante o período de deslocação. Já o alojamento aplica-se quando a deslocação implica pernoitar fora do domicílio habitual.

Quando o colaborador usa o próprio carro para se deslocar em serviço, a empresa pode compensá-lo através de um valor fixo por quilómetro percorrido. Este valor já inclui o custo do combustível, das portagens e do estacionamento, pelo que não é necessário reembolsar cada despesa em separado.

Esta compensação por quilómetro funciona, na prática, como o equivalente português aos cartões de combustível usados noutros países: uma forma simples de cobrir os custos de deslocação de quem usa viatura própria, sem burocracia adicional para a empresa nem para o colaborador.

A base legal das ajudas de custo é o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, que fixa o regime aplicável aos trabalhadores da função pública em deslocação de serviço. Este diploma foi complementado pela Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, e é atualizado periodicamente por portaria: a mais recente é a Portaria n.º 51-B/2026/1, de 30 de janeiro, que define os valores em vigor.

Para o setor privado, não existe uma lei equivalente. As empresas privadas não são obrigadas a seguir os valores da função pública, mas usam-nos, na prática, como referência por dois motivos: por um lado, é a única tabela oficial disponível; por outro, os limites que ela define funcionam também como o teto de isenção fiscal para efeitos de IRS e Segurança Social.

Isto significa que a tua empresa pode definir os montantes que quiser para as ajudas de custo. O que muda é o tratamento fiscal: enquanto o valor pago não exceder os limites de referência, a ajuda de custo está isenta de IRS e de Segurança Social. Acima disso, o excedente passa a ser tributado como rendimento de trabalho, tema que desenvolvemos na secção seguinte.

Os valores de referência das ajudas de custo variam em função do nível remuneratório do colaborador e do destino da deslocação (Portugal ou estrangeiro). Segundo os valores publicados pela DGAEP (Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas), com base na Portaria n.º 51-B/2026/1, aplicam-se atualmente os seguintes montantes:

A mesma fonte fixa ainda:

• Compensação por quilómetro em viatura própria: €0,40/km
• Subsídio de refeição: €6,15/dia

O tratamento fiscal depende de um único fator: o valor pago excede ou não os limites de referência vistos na secção anterior. Dentro desses limites, a ajuda de custo está isenta de IRS e de Segurança Social, tanto para a empresa como para o colaborador, e não conta como rendimento de trabalho. Acima do limite, o excedente perde a isenção e passa a ser tributado como rendimento de trabalho dependente, nos termos do Código do IRS.

Há ainda um risco adicional: se as ajudas de custo forem pagas sem mapa de itinerário ou sem comprovativos da deslocação, a Autoridade Tributária pode desconsiderar a isenção e sujeitar os montantes a tributação autónoma, mesmo que os valores estejam dentro dos limites de referência. Manter o registo correto de cada despesa é, por isso, uma proteção fiscal para a empresa.

O cálculo depende do valor de referência escolhido e do número de dias de deslocação; para a compensação por quilómetro, basta multiplicar a distância percorrida por €0,40/km. Só há direito a ajudas de custo quando a deslocação implica mais de 20 km ao domicílio necessário do colaborador (deslocação diária) ou mais de 50 km (dias sucessivos).

Para manter a isenção fiscal, a empresa deve comprovar cada deslocação através de um mapa de itinerário, com datas, destino e motivo da viagem, e dos respetivos comprovativos de despesa. O pagamento deve ser feito até 30 dias após a apresentação dos comprovativos, ou adiantado até 30 dias antes da deslocação.

Gerir ajudas de custo implica acompanhar deslocações, aprovar despesas e manter os comprovativos organizados, tudo sem atrasar o colaborador. Com os cartões físicos e cartões virtuais da Qonto, podes definir limites de gastos personalizados por colaborador ou por deslocação, o que facilita o controlo do orçamento sem burocracia adicional.

Cada pagamento feito com o cartão fica associado à respetiva despesa, o que simplifica a organização dos comprovativos que a tua empresa precisa de guardar para justificar a isenção fiscal das ajudas de custo. Isto reduz o trabalho manual de reconciliar recibos e ajuda a manter o registo de cada deslocação sempre atualizado.

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Fontes consultadas:

• DGAEP – Ajudas de custo
• Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril
• Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro
• Portaria n.º 51-B/2026/1, de 30 de janeiro
• Portal das Finanças

*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.