Despesas dedutíveis no IRS: independentes e empresas

A declaração anual de IRS para 2026 (referente aos rendimentos de 2025) deve ser entregue entre 1 de abril e 30 de junho de 2026. Ano após ano, as despesas dedutíveis no IRS continuam a ser uma das principais dúvidas de pessoas empresárias e pessoas trabalhadoras independentes durante o processo de declaração.

É por isso que este artigo esclarece as despesas dedutíveis na perspectiva empresarial e de pessoas trabalhadoras independentes e como facilitar a contabilidade através da gestão automática de despesas para optimizar as deduções fiscais.

Existem despesas dedutíveis que são aceites em ambos os regimes, desde que estejam relacionadas à atividade.

É importante, no entanto, compreender os requisitos de cada opção de tributação:

Até o momento da publicação deste artigo, trabalhadores independentes com rendimentos brutos anuais até 200.000€ podem optar pelo regime simplificado, que permite ao Estado considerar automaticamente uma parte dos rendimentos como custos.

Um arquiteto independente que fature 20.000€ brutos anuais, por exemplo, sujeito ao coeficiente de 0,75, terá apenas 15.000€ de rendimento tributável – os restantes 5.000€ ficam isentos por se considerarem despesas essenciais à atividade.

O coeficiente aplicado varia conforme a atividade (consulte o artigo 31.º do Código do IRS para a relação completa):

• 0,15 para vendas e restauração;
• 0,35 para prestação de serviços gerais;
• 0,75 para atividades profissionais específicas (como arquitetura ou medicina);
• E 0,95 para propriedade intelectual e mais-valias.

Este sistema simplifica significativamente as obrigações fiscais, dispensando a necessidade de contabilista certificado e permite comunicação direta com a Autoridade Tributária.

Trabalhadores independentes com rendimentos brutos anuais superiores a 200.000€ são obrigatoriamente sujeitos ao regime de contabilidade organizada. Profissionais com rendimentos inferiores podem optar por este regime para deduzir todas as despesas reais relacionadas com a atividade.

Este regime exige contabilista certificado e cumprimento de obrigações contabilísticas mais rigorosas, mas permite maior rigor no apuramento do lucro tributável através da dedução integral das despesas efetivas.

É possível deduzir as seguintes despesas, sempre que relacionadas com a atividade:

• Deduções específicas no IRS: valor fixo anual definido pela Autoridade Tributária ou contribuições obrigatórias para a Segurança Social (se superiores);
• Remunerações e encargos com trabalhadores ao serviço da atividade;
• Rendas de imóveis afetos à atividade profissional ou empresarial;
• Custos bancários e comissões de contas empresariais utilizadas exclusivamente para a atividade;
• Despesas correntes como eletricidade, água, telecomunicações e seguros (parcial ou totalmente afetas);
• Transportes e deslocações relacionados com o exercício da atividade;
• Amortizações e depreciações de equipamentos, viaturas e imóveis necessários à atividade;
• Aquisições intracomunitárias e importações de bens e serviços;
• Valor patrimonial tributário de imóveis afetos à atividade;
• Outras aquisições de bens e contratação de serviços necessários ao exercício profissional.

Esta é uma dúvida comum. As despesas com alojamento, restauração e similares permitem deduzir 15% do IVA suportado na declaração de IRS, desde que sejam solicitadas faturas com NIF e estejam comunicadas à Autoridade Tributária. Esta dedução aplica-se tanto a contribuintes particulares como a trabalhadores independentes, com um limite global de 250€ por agregado familiar anual.

• No regime simplificado: apenas para justificar os 15% obrigatórios dos rendimentos brutos (quando aplicável), com limitações percentuais.
• Na contabilidade organizada: todas as despesas reais e comprovadas são integralmente dedutíveis do rendimento, sem limitações percentuais, desde que necessárias à atividade.

As despesas devem ser classificadas no Portal e-fatura como gastos no âmbito da atividade profissional e estar devidamente documentadas com faturas comunicadas à Autoridade Tributária.

Independentemente do regime fiscal escolhido, a Qonto automatiza a gestão das suas despesas dedutíveis. Digitaliza recibos, categoriza gastos automaticamente e integra-se com softwares de contabilidade, poupando horas de trabalho administrativo.

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Para o regime simplificado, facilita o controlo das despesas necessárias para justificar os 15% obrigatórios. Para a contabilidade organizada, permite acompanhamento detalhado de todas as despesas reais. Os custos bancários da conta empresarial são também dedutíveis em ambos os regimes.

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*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas