Como emitir recibos verdes

Em Portugal, há centenas de milhares de trabalhadores independentes. Para todos eles, saber como emitir recibos verdes corretamente é essencial para manter a atividade regularizada e evitar problemas fiscais

O recibo verde é o documento que comprova a prestação de serviços e permite aos trabalhadores independentes faturar legalmente. Desde 2024, o processo tornou-se totalmente digital através do Portal das Finanças, simplificando a emissão mas exigindo atenção aos novos campos obrigatórios.

Este guia explica passo a passo como preencher e emitir recibos verdes, quais os impostos aplicáveis, as obrigações fiscais associadas e tudo o que precisa saber para gerir a sua atividade como trabalhador independente. 

O recibo verde é o documento fiscal que comprova a prestação de serviços por trabalhadores independentes. Funciona como uma fatura simplificada e é essencial para que o prestador de serviços possa receber pelos trabalhos realizados de forma legal.

• Trabalhadores independentes (freelancers);
• Prestadores de serviços sem contrato de trabalho;
• Profissionais liberais (advogados, médicos, arquitetos);
• Consultores e formadores;
• Trabalhadores por conta própria em regime de ato isolado.

Desde janeiro de 2024, a emissão de recibos verdes em papel foi abolida. Todos os documentos devem ser emitidos eletronicamente através do Portal das Finanças, garantindo maior controlo fiscal e reduzindo a burocracia.

Antes de emitir o primeiro recibo verde, é necessário cumprir alguns requisitos obrigatórios:

Deve declarar o início de atividade como trabalhador independente através do Portal das Finanças. Este processo é gratuito e pode ser feito online em poucos minutos.

Selecione o código que melhor descreve a sua atividade profissional. Esta escolha determina as obrigações fiscais e o regime de IVA aplicável.

Para aceder ao sistema de emissão de recibos verdes, precisa de:

• Chave Móvel Digital (recomendado);
• Cartão de Cidadão com leitor;
• Credenciais de acesso ao Portal das Finanças.

O processo de emissão de recibos verdes através do Portal das Finanças é simples quando se conhecem os passos. Siga este guia detalhado:

Entre no site www.portaldasfinancas.gov.pt e autentique-se com:

• Chave Móvel Digital (mais rápido);
• Cartão de Cidadão;
• Senha de acesso.

Após autenticação, aceda ao menu "Todos os Serviços" e selecione "Emitir Recibo Eletrónico" na área de trabalhadores independentes.

Insira as informações de quem vai pagar pelo serviço:

• NIF do adquirente: número de contribuinte da empresa ou pessoa que contratou o serviço;
• Nome ou denominação social: preenchido automaticamente após inserir o NIF;
• Morada: também preenchida automaticamente;

O sistema valida automaticamente os dados fiscais do adquirente, evitando erros de preenchimento.

Descreva o trabalho realizado de forma clara e objetiva:

• Descrição do serviço: seja específico (exemplo: "Consultoria de marketing digital - mês de janeiro 2025");
• Local de prestação: indique onde o serviço foi executado;
• Período de prestação: datas de início e fim do trabalho.

Uma descrição detalhada evita questões futuras e facilita a organização da contabilidade tanto para si como para o cliente.

Esta é a parte mais importante do recibo verde:

• Valor base: montante acordado pelo serviço (sem impostos);
• Retenção na fonte de IRS: o sistema calcula automaticamente (25% no primeiro ano, 20% nos anos seguintes);
• Segurança Social: não é deduzida no recibo, mas será paga trimestralmente;
• IVA: apenas se estiver enquadrado no regime normal de IVA.

O Portal das Finanças calcula automaticamente todos os valores, mostrando claramente o montante líquido a receber.

Antes de finalizar:

• Reveja todos os dados cuidadosamente;
• Confirme os valores e cálculos automáticos;
• Verifique se o NIF do adquirente está correto;
• Clique em "Submeter".

Após submissão, o recibo verde fica imediatamente disponível para download em PDF. O adquirente também recebe notificação automática no seu Portal das Finanças.

Os trabalhadores independentes em Portugal estão sujeitos a dois tipos principais de impostos sobre os rendimentos de recibos verdes:

A retenção na fonte é um adiantamento do IRS que será acertado na declaração anual:

• Primeiro ano de atividade: 25% sobre o valor faturado;
• Anos seguintes: 20% sobre o valor faturado;
• Profissionais de saúde e enfermeiros: 16,5%;

Este valor é retido automaticamente pelo adquirente do serviço e entregue às Finanças. 

Os trabalhadores independentes pagam contribuições trimestrais à Segurança Social:

• Taxa contributiva: 21,4% sobre 70% do rendimento relevante;
• Pagamento: trimestral (março, junho, setembro e dezembro);
• Base de cálculo: rendimentos dos 3 meses anteriores.

Isenção no primeiro ano:

Novos trabalhadores independentes estão isentos de contribuições nos primeiros 12 meses de atividade, desde que não tenham tido atividade independente nos 3 anos anteriores.

Além de emitir recibos verdes, os trabalhadores independentes têm outras obrigações fiscais importantes:

Se estiver enquadrado no regime normal de IVA:

• Submeta a declaração periódica até ao dia 15 do 2º mês seguinte ao trimestre;
• Pague o IVA apurado (diferença entre IVA cobrado e dedutível);
• Mantenha fatura de todas as despesas profissionais para dedução.

Entre abril e junho de cada ano:

• Declare todos os rendimentos de trabalho independente (Anexo B);
• Inclua despesas dedutíveis relacionadas com a atividade;
• O IRS final será calculado descontando as retenções na fonte já pagas.

Os trabalhadores independentes podem deduzir diversas despesas: rendas de escritório, material de trabalho, deslocações, formação profissional, seguros e contribuições para a Segurança Social.

Todos os recibos verdes emitidos são automaticamente comunicados às Finanças através do sistema eletrónico. No entanto, deve:

• Guardar cópias de todos os recibos durante 10 anos;
• Manter registo organizado de receitas e despesas;
• Arquivar comprovativos de pagamentos recebidos.

O primeiro ano de atividade como trabalhador independente tem algumas particularidades importantes:

Durante os primeiros 12 meses consecutivos de atividade, está isento de pagar contribuições à Segurança Social. Esta isenção aplica-se automaticamente se:

• Nunca teve atividade independente anteriormente;
• Não exerceu atividade independente nos últimos 3 anos;
• Abriu atividade pela primeira vez.

Retenção na fonte mais elevada:

No primeiro ano, a retenção na fonte de IRS é de 25% (em vez dos 20% habituais). Este valor extra será devolvido ou compensado na declaração de IRS do ano seguinte.

Para começar com o pé direito:

• Abra uma conta empresarial: separe finanças pessoais das profissionais desde o primeiro dia;
• Reserve dinheiro para impostos: guarde cerca de 30% de cada recibo para pagar IRS e Segurança Social;
• Organize despesas: mantenha todas as faturas de custos profissionais para dedução;
• Crie um sistema de arquivo: guarde digitalmente todos os recibos verdes emitidos;

Uma gestão financeira organizada desde o início evita surpresas desagradáveis quando chegar a altura de pagar impostos.

Mesmo com o sistema eletrónico, alguns erros são frequentes:

Verifique sempre o número de contribuinte antes de submeter. Um NIF errado pode causar problemas fiscais tanto para si como para o cliente.

Evite descrições genéricas como "prestação de serviços". Seja específico: "Desenvolvimento de website institucional" ou "Consultoria fiscal - mês de fevereiro".

Insira sempre o valor exato acordado. O sistema calcula automaticamente as retenções - não tente fazer cálculos manuais.

O recibo deve ser emitido até ao dia 15 do mês seguinte. Atrasos podem resultar em coimas entre 150€ e 3.750€.

Mantenha sempre uma cópia em PDF de cada recibo emitido e do comprovativo de pagamento recebido.

Embora não seja legalmente obrigatório ter uma conta empresarial para trabalhar a recibos verdes, é altamente recomendável por várias razões:

• Separação clara de finanças: facilita a gestão e evita confusões entre despesas pessoais e profissionais;
• Organização contabilística: simplifica o registo de receitas e despesas para efeitos fiscais;
• Profissionalismo: transmite credibilidade aos clientes ao receber pagamentos numa conta empresarial;
• Controlo financeiro: permite acompanhar melhor o desempenho do negócio;
• Facilita declarações: torna mais simples preencher o IRS e justificar rendimentos.

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