Simplifiez votre gestion financière avec un outil qui automatise le transfert des factures fournisseurs, l’approbation et la préparation des paiements selon vos propres règles.
Définissez des limites de transaction sur-mesure pour vos salariés
Configurez ce que vos équipes peuvent voir et faire sur Qonto, avec des accès personnalisés
Créez vos propres règles de validation des dépenses en fonction du montant
Qonto facilite le pilotage de votre entreprise
Gain de temps
Réduisez le temps consacré à la gestion de vos factures fournisseurs.
Simplicité
Pilotez vos dépenses professionnelles en quelques clics, où que vous soyez.
Visibilité
Suivez vos budgets en temps réel depuis votre tableau de bord.
Disponibilité
C’est toujours le bon moment. Notre service client vous répond 5 j/7.
Ils gagnent du temps avec Qonto
Ils gagnent du temps avec Qonto
“Je reçois des alertes pour suivre les encaissements clients en temps réel et je peux relancer les factures impayées en un clic. Je peux également faire des recherches poussées et anciennes grâce à l’historique illimité.”
Morgane Bauche
Responsable administrative et financière de Capsens
En savoir plus sur la dématérialisation des factures fournisseurs
Pourquoi dématérialiser les factures fournisseurs de son entreprise ?
Sans attendre l’obligation de passer à la facture électronique, la numérisation des factures fournisseurs présente plusieurs atouts pour les entreprises. Zoom sur les 4 principaux avantages.
1. Gagner du temps pour la gestion de ses factures fournisseurs
Entre sa réception et le paiement de la facture, le traitement des factures fournisseurs prend du temps et vous coûte de l’argent.
Avec la mise en place d’un projet de dématérialisation, vous fluidifiez le processus de gestion des factures papier au sein de votre entreprise. Ce qui permet d’obtenir un retour sur investissement rapide.
Qonto vous apporte une solution efficace pour la centralisation et la dématérialisation de vos factures fournisseurs au sein d’une interface claire :
digitalisation de la facture sur base d’une simple photo ;
détection automatique de la TVA et des données relatives à vos fournisseurs ;
préparation des paiements à l’aide de notre outil intelligent qui détecte les données essentielles (IBAN, date d’échéance ainsi que le montant) ;
accès en temps réel aux factures en attente d’une action de votre part.
En plus de faciliter la gestion de votre entreprise, s’appuyer sur une solution de digitalisation des factures renforce les relations avec fournisseurs.
2. Réduire le risque de fraudes
La lutte contre la fraude à la TVA constitue l’une des principales motivations du gouvernement pour l’entrée en vigueur de nouvelles réglementations sur la facturation électronique.
De plus, les factures électroniques limitent les tentatives de fraude au paiement qui frappent régulièrement les entreprises.
Avec Qonto, vous disposez d’un outil de centralisation de vos factures qui se transforme en un véritable allié pour structurer plus efficacement votre équipe :
encadrement des autorisations d’accès ;
mise en place d’un circuit de validation.
3. Faciliter la tâche de son comptable
L’encodage des factures fournisseurs est une tâche chronophage à faible valeur ajoutée. Avec l’avènement de la facture électronique, le travail de saisie va progressivement disparaître et le risque d’erreurs va diminuer.
Grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs, votre service de comptabilité fournisseur se concentre sur des missions cruciales, telles que :
mise en place du processus de transformation digitale ;
surveillance des anomalies ;
analyse approfondie des coûts et des dépenses dans des tableaux de bord.
Comment mettre en place un processus efficace pour dématérialiser ses factures ?
Pour assurer une transition sans accrocs, appuyez-vous sur ces 5 conseils pour construire votre projet de dématérialisation :
1. Vérifiez que vos factures sont conformes aux exigences de votre client et à la législation (mentions obligatoires, format et mode de transmission).
2. Optez pour une signature électronique compatible avec le logiciel comptable de votre client.
3. Choisissez une solution de dématérialisation des factures qui dispose de la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour faciliter la collecte et le traitement des données.
4. Effectuez un test dans le cadre d’une transaction spécifique avant de généraliser la mise en place de ce processus d’automatisation des factures fournisseurs.
5. Convenez d’un protocole d’échange avec votre partenaire commercial, comme la création d’un portail fournisseurs ou la conception d’espaces clients dédiés.
Quel logiciel ou plateforme choisir pour se conformer aux obligations légales ?
Pour déterminer quel est le meilleur logiciel pour passer des factures papier à la dématérialisation des factures fournisseurs, les entreprises doivent s’assurer que l’outil est en mesure de réaliser l’ensemble des opérations majeures.
Récupération et traitement des données des factures fournisseurs
À l’exception des factures EDI, votre solution de dématérialisation des factures doit être en mesure d’extraire les données puis de les déchiffrer à l’aide de l’intelligence artificielle. Puis, il transmet les informations à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité pour saisir les écritures comptables automatiquement.
Mise en place d’un processus de validation
Pour mener à bien votre projet de dématérialisation, vous devez sélectionner une solution qui vous permet de paramétrer avec précision votre processus de gestion et de validation des factures.
Tout d’abord, le logiciel doit permettre de déterminer les utilisateurs qui peuvent valider les factures fournisseurs ainsi que le mode opératoire. Par exemple, l’envoi d’un e-mail dès réception d’un nouveau document numérique.
Ensuite, prenez en compte la possibilité de classer vos différents partenaires commerciaux par catégories pour fixer des règles de gestion spécifiques. Ainsi, vous définissez des processus propres à chaque cas.
Archivage des factures fournisseurs
Chaque facture reçue ou émise doit être conservée pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. En cas de contrôle de l’administration fiscale, vous devez pouvoir disposer rapidement de ces pièces justificatives.
Par conséquent, votre solution de dématérialisation des factures doit impérativement vous proposer un système d’archivage à valeur probante. Ainsi, vous pouvez :
retrouver facilement chaque document ;
vous débarrasser des originaux papier ;
réduire votre espace de stockage nécessaire.
En plus de réunir toutes ces caractéristiques, Qonto offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion de votre entreprise au quotidien. Par exemple :
Comment déléguer la gestion des factures fournisseurs à ses équipes ?
L'activation de l'autorisation de gestion des factures fournisseurs permet au manager de réaliser les opérations suivantes :
télécharger des factures ;
consulter, télécharger et supprimer l'ensemble des factures de l'entreprise ;
modifier les informations d'une facture déjà téléchargée, comme les données fournisseurs ou l'IBAN ;
payer les factures ;
marquer les factures comme payées et les réconcilier avec la transaction bancaire correspondante ;
solliciter le paiement s'il ne dispose pas des droits nécessaires.
Voici la marche à suivre pour activer l'autorisation de gestion des factures fournisseurs :
1. Dans le menu, cliquez sur Dépenses des équipes puis Membres
2. Sélectionnez le Manager auquel vous souhaitez appliquer cette permission puis cliquez sur l'icône du crayon sur le côté droit dans les Autorisations de dépenses.
3. Activez l'autorisation "Télécharger et configurer les factures fournisseurs" pour leur permettre de contribuer et de modifier les factures fournisseurs, et de demander leurs paiements.
4. Activez l'autorisation "Faire et valider des virements, et rembourser les notes de frais" pour leur permettre de payer directement les factures fournisseurs. Notez que si vous fixez des limites de virement, au-delà de ces limites, les virements devront être approuvés par le Titulaire, les Admins ou les Managers.
5. Cliquez sur Confirmer pour appliquer ces autorisations.
Notez que vous pouvez limiter l'autorisation à une seule équipe. Pour ce faire sélectionnez l'équipe en question au lieu de "Toute l'entreprise" lors de l'étape 2.
