Verfolgen Sie Zahlungsfristen übersichtlich und in Echtzeit.
Bereiten Sie Zahlungen mit wenigen Klicks vor.
Sammeln Sie Ihre Eingangsrechnungen mit Qonto zentral an einem Ort.
Was sind Eingangsrechnungen?
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die im Unternehmen eingeht. Sie wird beispielsweise von Händlern oder Lieferanten ausgestellt und muss vom Unternehmen beglichen werden.
Sammeln Sie Ihre Rechnungen zentral an einem Ort.
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Vertiefen Sie die Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferunternehmen.
Importieren Sie oder ziehen Sie per Drag & Drop all Ihre Rechnungen auf einmal in den Bereich "Lieferantenrechnungen".
Leiten Sie Ihre per E-Mail erhaltenen Rechnungen an Ihre eigens dafür vorgesehene Adresse weiter.
Importieren Sie Ihre Rechnungen automatisch aus Ihrem Google Drive- oder Dropbox-Ordner.
Eine Rechnung fehlt? Qonto erinnert Ihre Mitarbeitenden für Sie.
Lassen Sie sich Ihre nächsten Fristen mit wenigen Klicks anzeigen.
Verfolgen Sie Ihren Cashflow nach Ausgaben, Projekten oder Teams mithilfe von benutzerdefinierten Tags für Ihre Transaktionen.
Freier Kopf für Ihr Kerngeschäft: Ihnen drohen keine verspäteten Zahlungen und Strafzahlungen mehr.
Sie brauchen Ihre Überweisungen nicht mehr vorzubereiten – wir extrahieren automatisch die Informationen aus Ihren Rechnungen.
Planen Sie Ihre Zahlungen im Voraus, indem Sie Ihre Überweisungen auf das Fälligkeitsdatum oder ein Datum Ihrer Wahl terminieren.
Bezahlen Sie Ihre Lieferanten sekundenschnell mit Echtzeitüberweisungen.
Qonto ist mit dem renommierten TÜV-Prüfzeichen für Softwarequalität zertifiziert und wurde mehrfach mit dem deutschen FinTechGermany Award sowie dem deutschen B2B-Award ausgezeichnet.
Lassen Sie sich die Finanzlösung und Tools zur Rechnungsverwaltung von Qonto vorstellen! Von Montag bis Freitag, 9:30 bis 18:30 Uhr, meldet sich unser Team i.d.R. innerhalb von einer Stunde bei Ihnen.
Eingangsrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Finanzverwaltung eines Unternehmens. Eine effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen ist grundlegend, um Ausgaben und Verbindlichkeiten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie immer pünktlich bezahlen. Andernfalls drohen verspätete Zahlungen oder schlimmstenfalls Strafzahlungen.
Darüber hinaus hilft eine effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen Unternehmen dabei, die Ausgaben zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie nur für Produkte und Dienstleistungen bezahlen, die tatsächlich geliefert wurden.
Auch für die ordnungsgemäße Buchführung ist eine systematische Rechnungsverwaltung essentiell. Schließlich müssen Sie alle Ausgaben mit den zugehörigen Rechnungen oder Quittungen belegen. Sammeln Sie diese geordnet und zentral an einem Ort, geht die Buchhaltung wesentlich einfacher von der Hand.
Schließlich hilft Ihnen die Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen dabei, die anfallenden und bereits getätigten Ausgaben im Auge zu behalten, Ihren Cashflow zu verfolgen und exaktes Finanzreporting zu betreiben.
Die effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie Zeit und Ressourcen sparen und eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen gewährleisten kann.
Verwenden Sie zur effektiven Rechnungsverwaltung beispielsweise eine automatisierte Software, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen digital zu erfassen und zu verarbeiten.
Diese Software kann automatisch die erforderlichen Daten aus Ihren Rechnungen extrahieren und in ein Buchhaltungssystem importieren, wodurch manuelle Prozesse wegfallen, Fehler minimiert werden und sich die Bearbeitungszeit verkürzt.
Darüber sollten Sie Ihre Rechnungen kategorisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass dringende Zahlungen rechtzeitig geleistet werden. Auch hierbei können Tools zur Rechnungsverwaltung helfen.
Bei Qonto sind diese Funktionen zur Rechnungsverwaltung bereits in Ihr Geschäftskonto integriert.
Außerdem kann auch die direkte Anbindung zu einem Buchhaltungstool hilfreich sein, um Rechnungen, Belege und Transaktionen direkt für die Buchhaltung zu exportieren. Dies ist mit Qonto ebenfalls möglich, zum Beispiel mit der lexoffice-Integration.
Als weitere wichtige Maßnahme sollten Sie Rechnungen regelmäßig überprüfen, um Fehler und Unstimmigkeiten zu identifizieren und schnell zu korrigieren.
Durch eine Kombination aus automatisierten Tools und manueller Überprüfung können Unternehmen ihre Eingangsrechnungen effektiv verwalten und ihre finanzielle Integrität sicherstellen.
Finanzreporting-Tools - wie Qonto sie bietet - vereinfachen die Verfolgung Ihres Cashflows und die übersichtliche Darstellung Ihrer Finanzen. Auf diese Weise können sie bei der Überprüfung helfen.
Übrigens erleichtert Ihnen ein dediziertes Rechnungsprogramm wie das von Qonto oftmals nicht nur die Verwaltung von Eingangsrechnungen, sondern auch die Rechnungsstellung. Egal ob es sich um ein großes oder mittleres Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder die Rechnungsstellung von Kleinunternehmen bzw. Freiberufler-Rechnungen handelt: Diese Hilfestellung ist meist ebenfalls höchst willkommen.
Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Wir haben im Folgenden die vier wichtigsten für Sie zusammengestellt:
1. Zeitersparnis bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen – zwischen Empfang und Bezahlung – kostet Sie Zeit und Geld. Mit der Digitalisierung Ihrer Rechnungen automatisieren Sie zugleich die Bearbeitung. Zeitgewinn ist dadurch vorprogrammiert. Außerdem gewinnen Sie einen freien Kopf und können sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Wenn Sie eine Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen und Abschlagsrechnungen nutzen, erleichtert dies nicht nur die Verwaltung Ihres Unternehmens, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Ihren Lieferunternehmen. Denn diese sind sicher, ihr Geld fristgerecht und verlässlich zu erhalten.
2. Reduzieren Sie das Betrugsrisiko.
Die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug ist eine der Hauptmotivationen von Regierungen, um neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu verabschieden.
Elektronische Rechnungen schränken die Versuche von Zahlungsbetrug ein, die häufig zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer unternommen werden und oftmals auf Unternehmen abzielen.
Durch die Schaffung klarer Verantwortlichkeiten durch Zugriffsberechtigungen und Freigaben wird außerdem die Konto- und Zahlungssicherheit innerhalb des Unternehmens gestärkt.
3. Erleichtern Sie Ihrer Buchhaltung die Arbeit.
Mit der digitalen Rechnungsverwaltung nimmt die manuelle Übertragungs- und Eingabearbeit allmählich ab und das Fehlerrisiko sinkt.
Dank der Digitalisierung von Quittungen oder Rechnungen kann sich Ihre Buchhaltung auf entscheidende Aufgaben konzentrieren, wie z. B.:
✓ Umsetzung der Digitalisierung,
✓ Überwachung von Unregelmäßigkeiten,
✓ gründliche Analyse von Kosten und Ausgaben in Dashboards.
Weitere Vorteile sind beispielsweise die Einsparung von Kosten, denn Papier sowie Druckerpatronen, Regale oder Portokosten entfallen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren. Auch die Datensicherheit wird gestärkt: Rechnungen können nicht verschwinden, denn sie sind elektronisch archiviert.
Um festzustellen, welche Software am besten geeignet ist, um die Verwaltung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass das Tool alle wichtigen Vorgänge ausführen kann.
Abruf und Verarbeitung der Daten von Eingangsrechnungen.
Idealerweise sollte Ihr Programm zur digitalen Rechnungsverwaltung in der Lage sein, die Daten zu extrahieren und dann mithilfe von künstlicher Intelligenz zu entschlüsseln. Dann leitet sie die Informationen an Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware weiter, um die Buchungsposten automatisch zu erfassen.
Einrichtung eines Freigabeprozesses
Wählen Sie ein Programm, mit dem Sie Ihren Prozess zur Verwaltung und Validierung von Rechnungen genau einstellen können.
Die Software sollte die Möglichkeit bieten, die Teammitglieder, die Eingangsrechnungen freigeben können, sowie die anschließende Vorgehensweise festzulegen. Zum Beispiel, eine E-Mail zu versenden, sobald ein neues digitales Dokument eingegangen ist.
Berücksichtigen Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre verschiedenen Geschäftspartner:innen in Kategorien einzuteilen, um spezifische Verwaltungsregeln festzulegen. So legen Sie für jeden Fall eigene Prozesse fest.
Archivierung von Lieferantenrechnungen
In der Buchhaltung gelten für Rechnungen Aufbewahrungsfristen: Jede erhaltene oder ausgestellte Rechnung muss zehn Jahre lang nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (in Ausnahmefällen zwei Jahre). Im Falle einer Kontrolle durch die Steuerbehörden müssen Sie schnell über diese Belege verfügen können.
Deshalb sollte Ihre Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen unbedingt über ein GoBD-konformes Archivierungssystem verfügen. So können Sie:
✓ jedes Dokument leicht wiederfinden,
✓ sich der Originale aus Papier entledigen,
✓ Ihren benötigten Speicherplatz reduzieren.
Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung, auf die das Finanzamt ein besonderes Auge wirft. Daher sollten Sie den Anforderungen des Finanzamtes stets nachkommen, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten.
Der wichtigste Punkt sind dabei die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßen DV-gestützter Buchführungssysteme). Dieses Regelwerk beinhaltet die Behandlung elektronischer Dokumente und deren Aufbewahrung in elektronischen Buchhaltungssystemen.
Hierbei geht es vor allem um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Übersichtlichkeit der Belege, die so dokumentiert werden müssen, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind. Enthalten ist darin auch, dass sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung nicht mehr verändert werden dürfen oder bei Änderungen eindeutig und verständlich gekennzeichnet werden müssen.
Um Rechnungen zu digitalisieren – seien es Rechnungen aus dem Ausland oder dem Inland – und dabei die Anforderungen des Finanzamtes zu berücksichtigen, können Sie spezielle Programme oder Apps nutzen, mit denen Sie unter anderem Schritt für Schritt durch das Programm geführt werden.
Qonto bietet Ihnen eine effiziente Lösung für die Digitalisierung und zentrale Speicherung Ihrer Lieferantenrechnungen innerhalb einer übersichtlichen Oberfläche:
✓ Scannen Sie Ihre Rechnung einfach per App – schon ist sie digitalisiert!
✓ Sie wird GoBD-konform und zentral in Ihrer Qonto App gespeichert.
✓ Die Mehrwertsteuer und Daten Ihrer Lieferunternehmen werden automatisch erfasst.
✓Lassen Sie Ihre Zahlungen mithilfe unseres intelligenten Tools automatisch vorbereiten. Es erkennt die wichtigsten Daten wie IBAN, Fälligkeitsdatum und den Betrag.
✓ Greifen Sie in Echtzeit auf offene Rechnungen zu.
Außerdem verfügen Sie mit Qonto über ein Tool zur Verwaltung Ihrer Rechnungen – von Eingangs- und Ausgangsrechnungen – , mit dem Sie auch die Zuständigkeiten in Ihrem Team klar gestalten können. Dies stärkt nicht nur die Konto- und Zahlungssicherheit, sondern schafft auch Klarheit über Abläufe und Verantwortlichkeiten für alle Teammitglieder:
✓ Bestimmen Sie, wer wie viele Zugriffsberechtigungen erhält.
✓ Richten Sie einen Prozess zur Freigabe von Zahlungen ein.
Auch das korrekte Schreiben Ihrer Rechnungen kann mit dem Rechnungstool von Qonto vereinfacht werden.
Schließlich bietet Qonto Ihnen auch über die Rechnungsverwaltung hinaus zahlreiche Funktionen, die Ihnen die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens erleichtern.
Zum Beispiel:
✓ auf Ihr Geschäft zugeschnittene Zahlungsmöglichkeiten,
✓ Verwaltung von Geschäftsreisen,
✓ Finanzreporting mit anpassbaren Dashboards sowie
✓ Anbindung an mehr als 80 Buchhaltungsprogramme via Qonto Connect.