Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die im Unternehmen eingeht. Sie wird beispielsweise von Händlern oder Lieferanten ausgestellt und muss vom Unternehmen beglichen werden.
Eingangsrechnungen smart verwalten & Zeit sparen
Sammeln Sie Ihre Eingangsrechnungen automatisiert, GoBD-konform & zentral an einem Ort.
Verfolgen Sie die Zahlungsfristen in Echtzeit.
Lassen Sie Zahlungen vorbereiten & planen.
Von Rechnungserfassung bis Buchhaltung: Nutzen Sie alle Funktionen in einem Tool!
Vermeiden Sie manuelle Prozesse bei der Rechnungsverwaltung.
Übersichtlich
Verfolgen Sie den Stand Ihrer offenen Rechnungen bequem per App. In Echtzeit.
Unter Kontrolle
Legen Sie Workflow, Zahlungsfreigabe und Verantwortliche fest.
Umfassend
Von Rechnungseingang bis zu Zahlung und Buchhaltung: Alle Funktionen in einem Tool.
Das sagen unsere Kunden
Das sagen unsere Kunden
“Qonto unterstützt uns dabei, Zahlungen an unsere Installateure sehr schnell und in Echtzeit abwickeln zu können und gleichzeitig die eintreffenden Zahlungsströme optimal auf unsere verschiedenen Konten aufzuteilen.”
Lassen Sie sich die Finanzlösung und Tools zur Rechnungsverwaltung von Qonto vorstellen! Von Montag bis Freitag, 9:30 bis 18:30 Uhr, meldet sich unser Team i.d.R. innerhalb von einer Stunde bei Ihnen.
Weshalb ist es wichtig, Eingangsrechnungen zu verwalten?
Eingangsrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Finanzverwaltung eines Unternehmens. Eine effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen ist grundlegend, um Ausgaben und Verbindlichkeiten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie immer pünktlich bezahlen. Andernfalls drohen verspätete Zahlungen oder schlimmstenfalls Strafzahlungen.
Darüber hinaus hilft eine effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen Unternehmen dabei, die Ausgaben zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie nur für Produkte und Dienstleistungen bezahlen, die tatsächlich geliefert wurden.
Auch für die ordnungsgemäße Buchführung ist eine systematische Rechnungsverwaltung essentiell. Schließlich müssen Sie alle Ausgaben mit den zugehörigen Rechnungen oder Quittungen belegen. Sammeln Sie diese geordnet und zentral an einem Ort, geht die Buchhaltung wesentlich einfacher von der Hand.
Schließlich hilft Ihnen die Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen dabei, die anfallenden und bereits getätigten Ausgaben im Auge zu behalten, Ihren Cashflow zu verfolgen und exaktes Finanzreporting zu betreiben.
Wie kann ich meine Rechnungen effektiv verwalten?
Die effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie Zeit und Ressourcen sparen und eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen gewährleisten kann.
Verwenden Sie zur effektiven Rechnungsverwaltung beispielsweise eine automatisierte Software, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen digital zu erfassen und zu verarbeiten.
Diese Rechnungssoftware kann mittels OCR-Technologie automatisch die erforderlichen Daten aus Ihren Rechnungen extrahieren und in ein Buchhaltungssystem importieren, wodurch manuelle Prozesse wegfallen, Fehler minimiert werden und sich die Bearbeitungszeit verkürzt.
Darüber sollten Sie Ihre Rechnungen kategorisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass dringende Zahlungen rechtzeitig geleistet werden. Auch hierbei können Tools zur Rechnungsverwaltung helfen.
Als weitere wichtige Maßnahme sollten Sie Rechnungen regelmäßig überprüfen und einen sorgfältigen Rechnungsabgleich vornehmen, um Fehler und Unstimmigkeiten zu identifizieren und schnell zu korrigieren.
Durch eine Kombination aus automatisierten Tools und manueller Überprüfung können Unternehmen ihre Eingangsrechnungen effektiv verwalten und ihre finanzielle Integrität sicherstellen.
Finanzreporting-Tools - wie Qonto sie bietet - vereinfachen die Verfolgung Ihres Cashflows und die übersichtliche Darstellung Ihrer Finanzen. Auf diese Weise können sie bei der Überprüfung helfen.
Übrigens erleichtert Ihnen ein dediziertes Rechnungsprogramm wie das von Qonto oftmals nicht nur die Verwaltung von Eingangsrechnungen, sondern auch die Rechnungsstellung. Egal ob es sich um ein großes oder mittleres Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder die Rechnungsstellung von Kleinunternehmen bzw. Freiberufler-Rechnungen handelt: Diese Hilfestellung ist meist ebenfalls höchst willkommen.
Warum sollte ich die Eingangsrechnungen meines Unternehmens papierlos verwalten?
Die Digitalisierung von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Wir haben im Folgenden die vier wichtigsten für Sie zusammengestellt:
1. Zeitersparnis bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen.
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen – zwischen Empfang und Bezahlung – kostet Sie Zeit und Geld. Mit der Digitalisierung Ihrer Rechnungen automatisieren Sie zugleich die Bearbeitung. Zeitgewinn ist dadurch vorprogrammiert. Außerdem gewinnen Sie einen freien Kopf und können sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Wenn Sie eine Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen und Abschlagsrechnungen nutzen, erleichtert dies nicht nur die Verwaltung Ihres Unternehmens, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Ihren Lieferunternehmen. Denn diese sind sicher, ihr Geld fristgerecht und verlässlich zu erhalten.
2. Reduzieren Sie das Betrugsrisiko.
Die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug ist eine der Hauptmotivationen von Regierungen, um neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu verabschieden.
Elektronische Rechnungen schränken die Versuche von Zahlungsbetrug ein, die häufig zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer unternommen werden und oftmals auf Unternehmen abzielen.
Durch die Schaffung klarer Verantwortlichkeiten durch Zugriffsberechtigungen und Freigaben wird außerdem die Konto- und Zahlungssicherheit innerhalb des Unternehmens gestärkt.
3. Erleichtern Sie Ihrer Buchhaltung die Arbeit.
Mit der digitalen Rechnungsverwaltung nimmt die manuelle Übertragungs- und Eingabearbeit allmählich ab und das Fehlerrisiko sinkt.
Dank der Digitalisierung von Quittungen oder Rechnungen kann sich Ihre Buchhaltung auf entscheidende Aufgaben konzentrieren, wie z. B.:
Umsetzung der Digitalisierung,
Überwachung von Unregelmäßigkeiten,
gründliche Analyse von Kosten und Ausgaben in Dashboards.
Weitere Vorteile sind beispielsweise die Einsparung von Kosten, denn Papier sowie Druckerpatronen, Regale oder Portokosten entfallen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren. Auch die Datensicherheit wird gestärkt: Rechnungen können nicht verschwinden, denn sie sind elektronisch archiviert.
Welche Funktionen sollte ein Programm zur Verwaltung von Eingangsrechnungen bieten?
Um festzustellen, welche Software am besten geeignet ist, um die Verwaltung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass das Tool alle wichtigen Vorgänge ausführen kann.
Abruf und Verarbeitung der Daten von Eingangsrechnungen.
Idealerweise sollte Ihr Programm zum Rechnungsmanagement in der Lage sein, via OCR-Technologie die Daten zu extrahieren und dann mithilfe von künstlicher Intelligenz zu entschlüsseln. Dann leitet sie die Informationen an Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware weiter, um die Buchungsposten automatisch zu erfassen.
Einrichtung eines Freigabeprozesses
Wählen Sie ein Programm, mit dem Sie Ihren Prozess zur Verwaltung und Validierung von Rechnungen genau einstellen können.
Die Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit bieten, die Teammitglieder, die Eingangsrechnungen freigeben können, sowie die anschließende Vorgehensweise festzulegen. Zum Beispiel, eine E-Mail zu versenden, sobald ein neues digitales Dokument eingegangen ist.
Berücksichtigen Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre verschiedenen Geschäftspartner:innen in Kategorien einzuteilen, um spezifische Verwaltungsregeln festzulegen. So legen Sie für jeden Fall eigene Prozesse fest.
Archivierung von Lieferantenrechnungen
In der Buchhaltung gelten für Rechnungen Aufbewahrungsfristen: Jede erhaltene oder ausgestellte Rechnung muss zehn Jahre lang nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (in Ausnahmefällen zwei Jahre). Im Falle einer Kontrolle durch die Steuerbehörden müssen Sie schnell über diese Belege verfügen können.
Deshalb sollte Ihre Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen unbedingt über ein GoBD-konformes Archivierungssystem verfügen. So können Sie:
jedes Dokument leicht wiederfinden,
sich der Originale aus Papier entledigen,
Ihren benötigten Speicherplatz reduzieren.
Welche Gesetze gelten für die papierlose Rechnungsverwaltung?
Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung, auf die das Finanzamt ein besonderes Auge wirft. Daher sollten Sie den Anforderungen des Finanzamtes stets nachkommen, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten.
Der wichtigste Punkt sind dabei die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßen DV-gestützter Buchführungssysteme). Dieses Regelwerk beinhaltet die Behandlung elektronischer Dokumente und deren Aufbewahrung in elektronischen Buchhaltungssystemen.
Hierbei geht es vor allem um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Übersichtlichkeit der Belege, die so dokumentiert werden müssen, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind. Enthalten ist darin auch, dass sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung nicht mehr verändert werden dürfen oder bei Änderungen eindeutig und verständlich gekennzeichnet werden müssen.
Um Rechnungen zu digitalisieren – seien es Rechnungen aus dem Ausland oder dem Inland – und dabei die Anforderungen des Finanzamtes zu berücksichtigen, können Sie spezielle Programme oder Apps nutzen, mit denen Sie unter anderem Schritt für Schritt durch das Programm geführt werden.
Welche Vorteile bietet die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen mit Qonto?
Qonto bietet Ihnen eine effiziente Lösung für die Digitalisierung und zentrale Speicherung Ihrer Lieferantenrechnungen innerhalb einer übersichtlichen Oberfläche:
Scannen Sie Ihre Rechnung einfach per App – schon ist sie digitalisiert!
Sie wird GoBD-konform und zentral in Ihrer Qonto App gespeichert.
Die Mehrwertsteuer und Daten Ihrer Lieferunternehmen werden automatisch erfasst.
Lassen Sie Ihre Zahlungen anhand unseres intelligenten Tools automatisch vorbereiten. Mithilfe der OCR-Technologie erkennt es die relevanten Daten wie IBAN, Fälligkeitsdatum und den Betrag.
Außerdem verfügen Sie mit Qonto über ein Tool zur Verwaltung Ihrer Rechnungen – von Eingangs- und Ausgangsrechnungen – , mit dem Sie auch die Zuständigkeiten in Ihrem Team klar gestalten können. Dies stärkt nicht nur die Konto- und Zahlungssicherheit, sondern schafft auch Klarheit über Abläufe und Verantwortlichkeiten für alle Teammitglieder:
Richten Sie einen Prozesszur Freigabe von Zahlungen ein.
Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder und richten Sie Workflows ein. Sie legen dabei fest, über welche Berechtigungen die Teammitglieder verfügen und ob Freigaben bei Ihnen liegen.
Schließlich bietet Qonto Ihnen auch über die Rechnungsverwaltung hinaus zahlreiche Funktionen, die Ihnen die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens erleichtern.
per SWIFT, sofern sie über volle Zahlungsberechtigungen verfügen.
Wenn ein Überweisungslimit festgelegt wurde (d. h. sie nicht zahlen dürfen oder die Zahlung über dem festgelegten Limit liegt), müssen sie eine Überweisung anfragen:
Der/die Manager:in sendet die Anfrage an den/die Eigentümer:in/Admin
Der/die Manager:in kann den Antrag jederzeit stornieren, bevor er bearbeitet wird.
❌ Manager:innen ohne volle Zahlungsberechtigung können nicht:
SWIFT-Überweisungen tätigen: Manager:innen müssen die Eigentümer:innen/Admins offline bitten, per SWIFT zu zahlen.
