Eingangsrechnungen einfach verwalten

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Ihr Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister für bezogene Waren oder Leistungen erhält. Sie dokumentiert eine Verbindlichkeit, die Sie begleichen müssen. Aus buchhalterischer Sicht ist sie Grundlage für die Verbuchung, den Vorsteuerabzug und die Zahlung. Damit unterscheidet sie sich klar von der Ausgangsrechnung, die Sie selbst an Kund:innen stellen.

Die effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen spart Unternehmen Zeit und Ressourcen und sorgt für bessere Finanzkontrolle.

Nutzen Sie zur Rechnungsverwaltung eine automatisierte Rechnungssoftware, die Ihre Rechnungen digital erfasst. Per OCR-Technologie extrahiert sie die Daten automatisch und importiert sie in die Buchhaltung. So entfallen manuelle Prozesse, Fehler sinken und die Bearbeitung wird schneller. Kategorisieren und priorisieren Sie Ihre Rechnungen zusätzlich, damit dringende Zahlungen rechtzeitig erfolgen.

Bei Qonto sind diese Funktionen zur Rechnungsverwaltung bereits in Ihr Geschäftskonto integriert. Auch die direkte Anbindung an ein Buchhaltungstool ist möglich, etwa über die Lexware Office Integration.

Überprüfen Sie Rechnungen regelmäßig und nehmen Sie einen sorgfältigen Rechnungsabgleich vor. Finanzreporting-Tools von Qonto vereinfachen dabei die Cashflow-Verfolgung. Ein dediziertes Programm wie das von Qonto erleichtert zudem die Rechnungsstellung selbst, ob für größere Unternehmen oder Kleinunternehmer und Freiberufler:innen.

Die effektive Verwaltung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie Zeit und Ressourcen sparen und eine bessere Kontrolle über ihre Finanzen gewährleisten kann.

Verwenden Sie zur effektiven Rechnungsverwaltung beispielsweise eine automatisierte Software, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungen digital zu erfassen und zu verarbeiten.

Diese Rechnungssoftware kann mittels OCR-Technologie automatisch die erforderlichen Daten aus Ihren Rechnungen extrahieren und in ein Buchhaltungssystem importieren, wodurch manuelle Prozesse wegfallen, Fehler minimiert werden und sich die Bearbeitungszeit verkürzt.

Darüber sollten Sie Ihre Rechnungen kategorisieren und priorisieren, um sicherzustellen, dass dringende Zahlungen rechtzeitig geleistet werden. Auch hierbei können Tools zur Rechnungsverwaltung helfen.

Bei Qonto sind diese Funktionen zur Rechnungsverwaltung und zur digitalen Rechnungsverarbeitung bereits in Ihr Geschäftskonto integriert.

Außerdem kann auch die direkte Anbindung zu einem Buchhaltungstool hilfreich sein, um Rechnungen, Belege und Transaktionen direkt für die Buchhaltung zu exportieren. Dies ist mit Qonto ebenfalls möglich, zum Beispiel mit der Lexware Office Integration.

Als weitere wichtige Maßnahme sollten Sie Rechnungen regelmäßig überprüfen und einen sorgfältigen Rechnungsabgleich vornehmen, um Fehler und Unstimmigkeiten zu identifizieren und schnell zu korrigieren.

Durch eine Kombination aus automatisierten Tools und manueller Überprüfung können Unternehmen ihre Eingangsrechnungen effektiv verwalten und ihre finanzielle Integrität sicherstellen.

Finanzreporting-Tools - wie Qonto sie bietet - vereinfachen die Verfolgung Ihres Cashflows und die übersichtliche Darstellung Ihrer Finanzen. Auf diese Weise können sie bei der Überprüfung helfen.

Übrigens erleichtert Ihnen ein dediziertes Rechnungsprogramm wie das von Qonto oftmals nicht nur die Verwaltung von Eingangsrechnungen, sondern auch die Rechnungsstellung. Egal ob es sich um ein großes oder mittleres Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder die Rechnungsstellung von Kleinunternehmen bzw. Freiberufler-Rechnungen handelt: Diese Hilfestellung ist meist ebenfalls höchst willkommen.

Die Digitalisierung von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Wir haben im Folgenden die vier wichtigsten für Sie zusammengestellt:

1. Zeitersparnis bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen.

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen – zwischen Empfang und Bezahlung – kostet Sie Zeit und Geld. Mit der Digitalisierung Ihrer Rechnungen automatisieren Sie zugleich die Bearbeitung. Zeitgewinn ist dadurch vorprogrammiert. Außerdem gewinnen Sie einen freien Kopf und können sich stattdessen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Wenn Sie eine Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen und Abschlagsrechnungen nutzen, erleichtert dies nicht nur die Verwaltung Ihres Unternehmens, sondern stärkt auch die Beziehungen zu Ihren Lieferunternehmen. Denn diese sind sicher, ihr Geld fristgerecht und verlässlich zu erhalten.

2. Reduzieren Sie das Betrugsrisiko.

Die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug ist eine der Hauptmotivationen von Regierungen, um neue Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu verabschieden.

Elektronische Rechnungen schränken die Versuche von Zahlungsbetrug ein, die häufig zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer unternommen werden und oftmals auf Unternehmen abzielen.

Durch die Schaffung klarer Verantwortlichkeiten durch Zugriffsberechtigungen und Freigaben wird außerdem die Konto- und Zahlungssicherheit innerhalb des Unternehmens gestärkt.

3. Erleichtern Sie Ihrer Buchhaltung die Arbeit.

Mit der digitalen Rechnungsverwaltung nimmt die manuelle Übertragungs- und Eingabearbeit allmählich ab und das Fehlerrisiko sinkt.

Dank der Digitalisierung von Quittungen oder Rechnungen kann sich Ihre Buchhaltung auf entscheidende Aufgaben konzentrieren, wie z. B.:

• Umsetzung der Digitalisierung,
• Überwachung von Unregelmäßigkeiten,
• gründliche Analyse von Kosten und Ausgaben in Dashboards.

Weitere Vorteile sind beispielsweise die Einsparung von Kosten, denn Papier sowie Druckerpatronen, Regale oder Portokosten entfallen, wenn Sie Rechnungen digitalisieren. Auch die Datensicherheit wird gestärkt: Rechnungen können nicht verschwinden, denn sie sind elektronisch archiviert.

Rechnungen sind ein wichtiger Teil der Buchhaltung, auf die das Finanzamt ein besonderes Auge wirft. Daher sollten Sie den Anforderungen des Finanzamtes stets nachkommen, wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren möchten.

Der wichtigste Punkt sind dabei die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßen DV-gestützter Buchführungssysteme). Dieses Regelwerk beinhaltet die Behandlung elektronischer Dokumente und deren Aufbewahrung in elektronischen Buchhaltungssystemen.

Hierbei geht es vor allem um die Vollständigkeit, Richtigkeit und Übersichtlichkeit der Belege, die so dokumentiert werden müssen, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind. Enthalten ist darin auch, dass sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung nicht mehr verändert werden dürfen oder bei Änderungen eindeutig und verständlich gekennzeichnet werden müssen.

Um Rechnungen zu digitalisieren – seien es Rechnungen aus dem Ausland oder dem Inland – und dabei die Anforderungen des Finanzamtes zu berücksichtigen, können Sie spezielle Programme oder Apps nutzen, mit denen Sie unter anderem Schritt für Schritt durch das Programm geführt werden.

Um festzustellen, welche Software am besten geeignet ist, um die Verwaltung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, müssen Unternehmen sicherstellen, dass das Tool alle wichtigen Vorgänge ausführen kann.

Abruf und Verarbeitung der Daten von Eingangsrechnungen.

Idealerweise sollte Ihr Programm zum Rechnungsmanagement in der Lage sein, via OCR-Technologie die Daten zu extrahieren und dann mithilfe von künstlicher Intelligenz zu entschlüsseln. Dann leitet sie die Informationen an Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware weiter, um die Buchungsposten automatisch zu erfassen.

Einrichtung eines Freigabeprozesses

Wählen Sie ein Programm, mit dem Sie Ihren Prozess zur Verwaltung und Validierung von Rechnungen genau einstellen können.

Die Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit bieten, die Teammitglieder, die Eingangsrechnungen freigeben können, sowie die anschließende Vorgehensweise festzulegen. Zum Beispiel, eine E-Mail zu versenden, sobald ein neues digitales Dokument eingegangen ist.

Berücksichtigen Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre verschiedenen Geschäftspartner:innen in Kategorien einzuteilen, um spezifische Verwaltungsregeln festzulegen. So legen Sie für jeden Fall eigene Prozesse fest.

Archivierung von Lieferantenrechnungen

In der Buchhaltung gelten für Rechnungen Aufbewahrungsfristen: Jede erhaltene oder ausgestellte Rechnung muss zehn Jahre lang nach Abschluss des Geschäftsjahres aufbewahrt werden (in Ausnahmefällen zwei Jahre). Im Falle einer Kontrolle durch die Steuerbehörden müssen Sie schnell über diese Belege verfügen können.

Deshalb sollte Ihre Lösung zur Digitalisierung von Rechnungen unbedingt über ein GoBD-konformes Archivierungssystem verfügen. So können Sie:

• jedes Dokument leicht wiederfinden,
• sich der Originale aus Papier entledigen,
• Ihren benötigten Speicherplatz reduzieren.

Qonto bietet Ihnen eine effiziente Lösung für die Digitalisierung und zentrale Speicherung Ihrer Lieferantenrechnungen innerhalb einer übersichtlichen Oberfläche:

• Scannen Sie Ihre Rechnung einfach per App – schon ist sie digitalisiert!
• Sie wird GoBD-konform und zentral in Ihrer Qonto App gespeichert.
• Die Mehrwertsteuer und Daten Ihrer Lieferunternehmen werden automatisch erfasst.
• Lassen Sie Ihre Zahlungen anhand unseres intelligenten Tools automatisch vorbereiten. Mithilfe der OCR-Technologie erkennt es die relevanten Daten wie IBAN, Fälligkeitsdatum und den Betrag.
• Greifen Sie in Echtzeit auf offene Rechnungen zu.

Außerdem verfügen Sie mit Qonto über ein Tool zur Verwaltung Ihrer Rechnungen – von Eingangs- und Ausgangsrechnungen – , mit dem Sie auch die Zuständigkeiten in Ihrem Team klar gestalten können. Dies stärkt nicht nur die Konto- und Zahlungssicherheit, sondern schafft auch Klarheit über Abläufe und Verantwortlichkeiten für alle Teammitglieder:

• Bestimmen Sie, wer wie viele Zugriffsberechtigungen erhält.
• Richten Sie einen Prozess zur Freigabe von Zahlungen ein.
• Delegieren Sie Aufgaben an Teammitglieder und richten Sie Workflows ein. Sie legen dabei fest, über welche Berechtigungen die Teammitglieder verfügen und ob Freigaben bei Ihnen liegen.

Das korrekte Schreiben Ihrer Rechnungen kann mit dem Rechnungstool von Qonto ebenso vereinfacht werden wie das Erstellen und Versenden von Angeboten über die Qonto Angebotssoftware. Kleinunternehmer:innen können das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen nutzen.

Schließlich bietet Qonto Ihnen auch über die Rechnungsverwaltung hinaus zahlreiche Funktionen, die Ihnen die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens erleichtern.

Zum Beispiel:

• auf Ihr Geschäft zugeschnittene Zahlungsmöglichkeiten,
• Verwaltung von Geschäftsreisen,
• Finanzreporting mit anpassbaren Dashboards sowie
• Anbindung an mehr als 80 Buchhaltungsprogramme via Integrationen und Partner

Geben Sie Ihren Manager:innen die Berechtigung, Eingangsrechungen zu verwalten und Zahlungen zu veranlassen.

Die Rolle Manager:in wird von Admins und Eigentümer:innen zugewiesen.

Folgende Aktionen können alle Zugangsberechtigte mit der Managerrolle ausführen:

• Sammeln und Hochladen von Rechnungen
• Rechnungen herunterladen
• Rechnungen nachverfolgen: Sehen Sie, welche Eingangsrechnungen fällig sind. Klicken Sie auf eine Rechnung, um eine vollständige Vorschau zu erhalten.
• Ansehen des Lieferantenrechnungsbereichs in der Qonto App und somit die Eingangsrechnungen des gesamten Unternehmens.
• Bearbeiten der Rechnungsdetails (im Falle fehlender Details), Vorausfüllen des Lieferantennamens und der IBAN

Folgende Kompetenzen hängen von den Zahlungsberechtigungen ab:

Wenn sie keine Überweisungsbeschränkungen haben, können die Manager:innen per Überweisung bezahlen:

• Per SEPA-Echtzeitüberweisung oder
• per SWIFT, sofern sie über volle Zahlungsberechtigungen verfügen.

Wenn ein Überweisungslimit festgelegt wurde (d. h. sie nicht zahlen dürfen oder die Zahlung über dem festgelegten Limit liegt), müssen sie eine Überweisung anfragen:

• Der/die Manager:in sendet die Anfrage an den/die Eigentümer:in/Admin
• Der/die Manager:in kann den Antrag jederzeit stornieren, bevor er bearbeitet wird.

❌ Manager:innen ohne volle Zahlungsberechtigung können nicht:

SWIFT-Überweisungen tätigen: Manager:innen müssen die Eigentümer:innen/Admins offline bitten, per SWIFT zu zahlen.

Eingangsrechnungen kontrollieren Sie, indem Sie sachliche, rechnerische und formelle Richtigkeit prüfen. Gleichen Sie zunächst Menge, Preis und Leistung mit Bestellung und Lieferschein ab. Prüfen Sie anschließend die Rechensummen sowie die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, etwa Steuernummer, Rechnungsdatum und Steuersatz. Erst nach freigegebener Prüfung sollten Sie die Rechnung zur Zahlung und Buchung weitergeben.

Eine Eingangsrechnung kontieren Sie, indem Sie den Aufwand oder Vermögensgegenstand im Soll, die Vorsteuer separat und die Verbindlichkeit im Haben erfassen. Ordnen Sie zunächst das passende Aufwandskonto nach Leistungsart zu. Buchen Sie die enthaltene Vorsteuer auf das entsprechende Vorsteuerkonto. Den Bruttobetrag verbuchen Sie als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. So bleiben Zahlung und Vorsteuerabzug korrekt nachvollziehbar.