Sie kalkulieren Fahrtkosten, indem Sie alle reisebedingten Aufwände addieren: Entfernung x Kilometerpauschale oder tatsächliche Fahrzeugkosten, plus Tickets (Bahn, ÖPNV), Maut, Parken und ggf. Auslagen wie Taxifahrten.

Für den privaten Pkw nutzen Sie in der Regel die Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer; bei Firmenwagen rechnen Sie tatsächliche Kosten oder interne Sätze ab. Dokumentieren Sie Start/Ziel, Datum, Zweck, Strecke, Belege und MwSt. Achten Sie auf den Unterschied zwischen netto/brutto sowie auf erstattungsfähige vs. nicht erstattungsfähige Positionen laut Vertrag oder Richtlinie.

Sie stellen Fahrtkosten in Rechnung, indem Sie sie als eigene Position mit Menge, Einheit und Satz aufführen, z. B. “120 km x 0,35 € = 42,00 €”, ergänzt um Tickets, Parken oder Maut mit Belegangabe.

Geben Sie Datum, Strecke, Zweck und Auftrag an, weisen Sie die Umsatzsteuer korrekt aus (Pauschalen häufig netto, Tickets meist brutto mit Vorsteuer, sofern abzugsfähig) und summieren Sie zum Gesamtnettobetrag plus MwSt. Vereinbarte Sätze oder Pauschalen müssen sich aus Vertrag, AGB oder Projektangebot ergeben.

Ja, grundsätzlich werden Hin- und Rückfahrt berechnet, da es sich um zwei Strecken handelt. Maßgeblich ist, was vertraglich vereinbart oder in Ihrer Preisgestaltung vorgesehen ist. Manche Vereinbarungen deckeln Entfernungen, nutzen Pauschalen oder rechnen nur ab einer Mindestdistanz ab.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlichen Ticketkosten maßgeblich. Kommunizieren Sie vorab, ob Wartezeiten, Umwege oder Staus inkludiert sind, und ob Park- und Mautkosten zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

Sie erstellen eine Fahrtkostenabrechnung, indem Sie pro Fahrt Datum, Start/Ziel, Zweck, gefahrene Kilometer bzw. Ticketkosten, Nebenkosten und den angewendeten Satz erfassen. Addieren Sie die Positionen, fügen Sie Belege bei und kennzeichnen Sie MwSt.-relevante Beträge.

Für interne Erstattungen nutzen Sie das vorgegebene Tool oder Formular; für Kund:innen integrieren Sie die Kosten in die Rechnung mit klarer Positionsbeschreibung. Achten Sie auf Fristen, Richtlinienkonformität und vollständige Nachweise, damit die Buchhaltung die Erstattung zügig freigeben kann.

Eine korrekte Fahrtkostenabrechnung ist nachvollziehbar, vollständig und beleggestützt: klare Angaben zu Datum, Strecke, Zweck, Transportmittel, Kilometer bzw. Ticketpreis, Nebenkosten, angewandtem Satz und Gesamtsumme. Sie enthält Belege als Scan oder Original, ordnungsgemäße MwSt.-Kennzeichnung und Bezug zum Projekt oder Auftrag.

Für Unternehmen gelten GoBD-konforme Archivierung und interne Freigaben; für Rechnungen an Kund:innen zusätzlich alle Pflichtangaben der Rechnung, damit die Kosten rechtssicher verbucht und erstattet werden können.

Eine Vorlage spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für rechtssichere, einheitliche Abrechnungen. Sie führt durch alle Pflichtangaben, hilft bei der korrekten Anwendung von Sätzen und MwSt., verhindert fehlende Belege und beschleunigt Freigaben in der Buchhaltung.

Gleichzeitig erhöht sie Transparenz gegenüber Kund:innen und Prüfer:innen, erleichtert die GoBD-konforme Dokumentation und verbessert die Vergleichbarkeit über Projekte hinweg. Mit vorgegebenen Feldern und Rechenlogik minimieren Sie Rückfragen und sichern konsistente Prozesse.

Eine feste Obergrenze gibt es nicht; die Dauer richtet sich nach betrieblicher Notwendigkeit, vertraglichen Regelungen und Zumutbarkeit. Arbeitgeber müssen das Arbeitszeitgesetz einhalten, ausreichende Ruhezeiten sicherstellen und Gesundheitsschutz wahren.

Bei längeren Einsätzen sind Reisetage, Arbeitszeiten vor Ort, Ausgleichszeiten, Wochenenden und Rückreise zu planen. Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge oder konzerninterne Policies definieren häufig Maximaldauern, Eskalationsstufen oder zusätzliche Genehmigungen ab bestimmten Reisedauern.