Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung eines zuvor abgegebenen Angebots oder einer Bestellung mit allen final vereinbarten Konditionen. Sie fixiert Leistung, Preis, Termine und Zahlungsbedingungen in verbindlicher Form und schafft damit Klarheit für beide Parteien. In vielen Fällen fungiert sie als Annahmeerklärung bzw. als dokumentierte Einigung über die Vertragsinhalte; weicht sie vom ursprünglichen Angebot ab, gilt sie rechtlich als modifiziertes Angebot und sollte aktiv bestätigt werden.

Abgrenzung:

• Angebot: Vorschlag mit Bedingungen und Preis; grundsätzlich bindend für den Anbietenden innerhalb der Geltungsdauer, sofern kein Widerrufsvorbehalt besteht.
• Bestellbestätigung: Meist automatisierte Eingangsbestätigung der Bestellung ohne rechtliche Fixierung der Konditionen.
• Auftragsbestätigung: Verbindliche Fixierung der final vereinbarten Konditionen; zentrale Grundlage für die Durchführung des Auftrags.
• Rechnung: Zahlungsdokument nach Lieferung/Leistung; dient der Abrechnung, nicht der Vereinbarung von Konditionen.

Typische Anlässe:

B2B-Projekte mit definiertem Leistungsumfang, Dienstleistungen (z. B. Agentur/IT), Handwerksaufträge (Material- und Lohnanteile, Termine), sowie E‑Commerce-Fälle mit individuellen oder beratungsintensiven Leistungen. Ziel ist stets, Missverständnisse zu vermeiden, Verbindlichkeit zu schaffen und den weiteren Ablauf (Lieferung, Leistungserbringung, Abrechnung) sauber zu strukturieren.

Damit Ihre Auftragsbestätigung ihren Zweck erfüllt und professionell wirkt, sollten die Angaben vollständig, eindeutig und konsistent mit Angebot/Bestellung sein. Vieles ist nicht gesetzlich vorgeschrieben wie bei Rechnungen, aber geschäftsüblich oder vertraglich notwendig und vermeidet Missverständnisse.

Kernangaben (geschäftsüblich/vertragsrelevant):

• Anbieter- und Kundendaten: Vollständige Firmennamen, Rechtsform, Anschrift; ggf. USt-IdNr./Steuernummer.
• Referenzen & Daten: Angebots-/Bestellnummer, Bestelldatum, Datum der Auftragsbestätigung.
• Leistungsbeschreibung: Konkrete, messbare Beschreibung der Produkte/Dienstleistungen, Mengen, Spezifikationen, ggf. Meilensteine.
• Preise & Summen: Einzelpreise, Rabatte, Währung; Netto/Brutto und angewandter Steuersatz (empfohlen für Transparenz); Gesamtsumme.
• Liefer-/Leistungszeit & -ort: Fester Termin oder Zeitraum; Ort, Modalitäten (z. B. Versand, Montage).
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, ggf. Skonto, Verzugs-/Mahnhinweis.
• Vertragsgrundlagen/AGB: Verweis auf AGB und Anlagen; AGB wirksam einbeziehen (bereitstellen oder verlinken).
• Ansprechpartner: Name, E-Mail und Telefon für Rückfragen.

Optional, aber empfehlenswert:

• Firmenlogo/Branding: Rein gestalterisch, kein Formerfordernis.
• Liefer-/Versandkonditionen: Bei Waren ggf. Incoterms.
• Dankesformulierung: Höflich, optional.
• Ort, Datum, Unterschrift: Im B2B i. d. R. nicht erforderlich; E-Mail-Bestätigung genügt, außer Schriftform wurde vereinbart.

Rechtlicher Hinweis: Weicht Ihre Bestätigung vom Angebot ab, handelt es sich um ein modifiziertes Angebot. Holen Sie dann eine kurze Bestätigung des Kunden ein.

Eine präzise Auftragsbestätigung reduziert Rückfragen, beschleunigt die Abwicklung und stärkt die Geschäftsbeziehung.

1. Stammdaten prüfen: Anbieter/Kunde, Rechtsform, Anschrift, USt-IdNr./Steuernummer, Kontaktkanäle.
2. Referenzen eintragen: Angebots-/Bestellnummer, Bestelldatum, Datum der Auftragsbestätigung.
3. Leistung konkretisieren: Art, Umfang, Menge, Qualität, Spezifikationen, Meilensteine ohne Interpretationsspielraum.
4. Preise transparent ausweisen: Einzelpreise, Rabatte, Netto/Brutto, Steuersatz, Gesamtsumme; Währung angeben.
5. Liefer-/Leistungszeit fixieren: Termin/Zeitraum, Ort/Modalitäten (z. B. Versand, Montage), besondere Bedingungen.
6. Zahlungsbedingungen definieren: Realistisches Zahlungsziel, ggf. Skonto; Verzugs-/Mahnhinweise klar formulieren.
7. AGB/Anlagen beifügen: AGB (Version/Datum) bereitstellen/verlinken; relevante Anlagen (Leistungs-/Projektplan); finale Qualitätsprüfung und Versand.

Pro-Tipp: Verwenden Sie die gleichen Begriffe wie im Angebot. Abweichungen klar markieren und schriftlich bestätigen lassen.

Die Auftragsbestätigung dokumentiert die vertragliche Einigung. Enthält sie Änderungen gegenüber dem Angebot, ist sie rechtlich ein neues Angebot, das der Kunde annehmen sollte. AGB werden nur wirksam, wenn sie zumutbar zugänglich sind (Anhang/Link) und als Vertragsgrundlage benannt werden – idealerweise vor oder bei Vertragsschluss.

In der Praxis genügt im B2B die E-Mail-Form; eine Unterschrift ist üblicherweise nicht erforderlich, sofern keine besondere Schriftform vereinbart ist. Im B2C können Informationspflichten und Widerrufsrechte greifen (Fernabsatz), mit Ausnahmen z. B. für kundenspezifische Anfertigungen. Dokumentieren Sie Änderungen oder Nachträge stets schriftlich.

Aufbewahrungspflichten für Handelsbriefe: DE 6 Jahre, AT 7 Jahre, CH 10 Jahre (interne Compliance prüfen). Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung; in Spezialfällen (z. B. Bau-/IT-Großprojekte) sollten Sie juristischen Rat einholen.

Ein Muster zur Auftragsbestätigung eignet sich besonders für Unternehmer:innen, Freiberufler:innen und kleine bis mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse standardisieren und rechtlich absichern möchten. Es hilft auch Neugründer:innen, professionell und vertrauenswürdig aufzutreten.

Einige Grundsätze sorgen für reibungslose Abläufe und weniger Rückfragen.

Best Practices:

• Klarheit vor Kürze: Konkrete Zahlen, feste Termine statt vager Formulierungen.
• Konsistenz: Keine stillen Abweichungen zum Angebot; Unterschiede aktiv hervorheben und bestätigen lassen.
• Realistische Konditionen: Zahlungsziel und Liefertermine mit Puffer; Skonto-Regeln praktikabel.
• Versionierung: Fortlaufende Nummernkreise, Datumsstempel, klare Dateinamen; alte Stände archivieren.
• Nachtrags-Mechanik: Prozess definieren (Anfrage → Bewertung → Freigabe → Nachtragsbestätigung).

Häufige Fehler:

• Unklare Leistungsbeschreibungen oder fehlende Spezifikationen.
• Steuer-/Bruttohinweise fehlen, was zu Preisstreitigkeiten führt.
• Widersprüchliche oder unpräzise Termine.
• AGB werden erwähnt, aber nicht bereitgestellt/verlinkt.

Bewährt hat sich der Versand per E-Mail mit angehängter PDF-Version. Intern arbeiten Sie in Word/Excel, extern versenden Sie das PDF als unveränderliche Referenz.

Formulierungshilfe:

• Betreff: “Auftragsbestätigung #[Ihre Nummer] – [Ihr Firmenname]”
• Inhalt: Kurzbestätigung der Konditionen, Ansprechpartner, Anhangsliste (z. B. AGB, Leistungsplan)
• Empfang sichern: Um kurze Bestätigung bitten; optional Lesebestätigung nutzen

Archivierung:

• Revisionssicher ablegen: Version, Datum, Nummer, Kunde, Ansprechpartner.
• Fristen beachten: DE 6 Jahre, AT 7 Jahre, CH 10 Jahre.
• Einheitliche Ordner- oder DMS-Struktur nutzen, damit Dokumente auffindbar bleiben.