Wat doet een boekhouder? Alles wat je moet weten

Als ondernemer of zzp'er loop je vroeg of laat tegen dezelfde vraag aan: wat doet een boekhouder precies? En belangrijker nog: wanneer heb je er zelf één nodig?

Uit onderzoek blijkt dat ondernemers gemiddeld 8 tot 12 uur per week kwijt zijn aan administratie en boekhouding. Tijd die je veel liever in je klanten, product of groei zou steken. Toch blijft voor veel starters onduidelijk wat een boekhouder allemaal voor je kan doen, en of het de investering waard is.

In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat een boekhouder voor je doet, welke taken erbij horen, en wanneer het slim is om er één in te schakelen.

Een boekhouder is de financiële spil van je onderneming. De kerntaak? Alle inkomsten en uitgaven registreren, categoriseren en verwerken volgens de regels van de Belastingdienst. Maar daar stopt het niet.

Wat doet een boekhouder allemaal? Hier zijn de belangrijkste taken:

• Verwerken van inkoopfacturen en verkoopfacturen
• Bijhouden van de dagelijkse administratie
• Opstellen van btw-aangiftes (per maand of kwartaal)
• Voorbereiden en indienen van de jaarrekening
• Adviseren over fiscale mogelijkheden en aftrekposten
• Controleren of je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet
• Signaleren van financiële risico's of kansen

Een boekhouder zorgt er dus voor dat je financiële huishouding klopt, je op tijd aangifte doet, en je geen onnodige boetes of belasting betaalt.

Als zelfstandige zonder personeel heb je vaak een relatief eenvoudige administratie. Toch kan een boekhouder je enorm helpen.

Wat doet een boekhouder zzp specifiek?

• Verwerken van je facturen en bonnetjes
• Zorgen dat je btw-aangifte correct en op tijd is
• Je inkomstenbelasting voorbereiden
• Adviseren over aftrekposten zoals thuiswerkkosten, auto, telefoon
• Helpen bij het scheiden van privé en zakelijk
• Signaleren wanneer je btw-plichtig wordt of moet gaan factureren

Veel zzp'ers beginnen zelf met een eenvoudig boekhoudprogramma, maar schakelen na een jaar of twee een boekhouder in zodra de omzet groeit of de administratie complexer wordt.

Dit is de basis: elke euro die binnenkomt of uitgaat, moet geregistreerd worden. Een boekhouder zorgt ervoor dat alle transacties correct worden ingevoerd in het boekhoudsysteem, gekoppeld aan de juiste categorie (zoals kantoorkosten, reis en verblijf, of omzet).

Met moderne tools zoals Qonto wordt dit proces grotendeels geautomatiseerd. Transacties worden automatisch ingelezen, bonnetjes kun je scannen en matchen, en je boekhouder krijgt real-time toegang tot je financiële data.

Ben je btw-plichtig? Dan moet je elke maand of elk kwartaal aangifte doen. Een boekhouder berekent hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen, en dient de aangifte in bij de Belastingdienst.

Dit klinkt simpel, maar fouten kunnen leiden tot boetes of naheffingen. Een professionele boekhouder voorkomt dit en zorgt dat je altijd op tijd bent.

Aan het einde van het jaar moet je winst vaststellen en aangifte doen voor de inkomstenbelasting (als zzp'er) of vennootschapsbelasting (als bv). Een boekhouder stelt je jaarrekening op, berekent je fiscale winst en zorgt dat alles correct wordt aangegeven.

Dit is ook het moment waarop een boekhouder adviseert over fiscale optimalisatie: kun je nog kosten aftrekken? Moet je investeren voor het einde van het jaar? Welke regelingen zijn er voor jouw situatie?

Een goede boekhouder kijkt verder dan alleen cijfers invoeren. Hij of zij denkt mee over je bedrijfsgroei, cashflow en fiscale strategie. Denk aan vragen als:

• Wanneer moet ik overstappen van eenmanszaak naar bv?
• Hoe kan ik mijn belastingdruk verlagen?
• Welke kosten kan ik aftrekken?
• Hoe zorg ik voor een gezonde cashflow?

Dit advieswerk maakt het verschil tussen een simpele cijferverwerker en een strategische partner.

Je kunt als starter vaak zelf je administratie bijhouden, zeker met moderne tools. Maar er komt een punt waarop een boekhouder onmisbaar wordt.

Signalen dat je een boekhouder nodig hebt:

• Je bent meer dan 8 uur per week bezig met administratie
• Je maakt fouten in je btw-aangifte of belastingaangifte
• Je hebt personeel in dienst of werkt met ingewikkelde constructies
• Je omzet groeit en je wilt je focussen op je core business
• Je hebt een bv of andere rechtsvorm met complexere verplichtingen
• Je wilt fiscaal optimaliseren en geld besparen

Veel ondernemers schakelen een boekhouder in zodra hun omzet boven de €50.000 per jaar komt, of wanneer ze btw-plichtig worden.

De kosten van een boekhouder variëren sterk, afhankelijk van je omzet, rechtsvorm en de complexiteit van je administratie.

Gemiddelde tarieven:

• Zzp'er met eenvoudige administratie: €75 - €150 per maand
• Eenmanszaak met btw-aangifte: €150 - €300 per maand
• Bv met personeel: €300 - €800+ per maand

Veel boekhouders werken met vaste maandtarieven, zodat je geen verrassingen krijgt. Vraag altijd vooraf wat er wel en niet inbegrepen is.

Een goede samenwerking met je boekhouder begint bij duidelijke afspraken en goede tools.

Stappen voor een soepele samenwerking:

• Zorg voor een overzichtelijke administratie (digitaal bij voorkeur)
• Gebruik boekhoudintegraties zoals Qonto, Moneybird of Exact
• Geef je boekhouder toegang tot je zakelijke rekening
• Lever bonnetjes en facturen tijdig aan
• Bespreek periodiek je cijfers en fiscale planning

Met moderne tools hoef je geen stapels papier meer aan te leveren. Alles gaat digitaal, real-time en automatisch.

Veel ondernemers gebruiken de termen door elkaar, maar er zijn wel degelijk verschillen:

• Boekhouder: verwerkt je dagelijkse administratie, doet btw-aangifte en helpt met de jaarrekening
• Accountant: controleert en waarmerkt jaarrekeningen, vaak verplicht voor grotere bedrijven
• Administratiekantoor: biedt een breed pakket aan diensten, van salarisadministratie tot fiscaal advies

Voor de meeste zzp'ers, VOF en kleine ondernemers is een boekhouder of administratiekantoor voldoende. Pas bij grotere omzetten of specifieke wettelijke verplichtingen heb je een accountant nodig.

De juiste boekhouder kan het verschil maken tussen financiële stress en rust. Hier zijn enkele tips:

• Vraag referenties van andere ondernemers in jouw sector
• Check of ze ervaring hebben met jouw rechtsvorm
• Vraag naar hun werkwijze en communicatie
• Controleer of ze werken met moderne software
• Bespreek tarieven en wat er wel/niet inbegrepen is
• Vraag of ze proactief adviseren of alleen uitvoeren

Een goed eerste gesprek geeft je al veel inzicht. Voel je je gehoord? Denken ze mee? Snappen ze jouw business?

Met Qonto maak je het werk van je boekhouder (en jezelf) een stuk makkelijker:

• Automatische transactie-import in je boekhoudsoftware
• Bonnetjes scannen en direct koppelen aan uitgaven
• Real-time inzicht voor jou en je boekhouder
• Meerdere gebruikers met verschillende rechten
• Integraties met Moneybird, Exact, Yuki en meer
• Exporteer eenvoudig overzichten voor je aangifte

Zo werk je efficiënter samen, maak je minder fouten en houd je meer tijd over voor ondernemen.

Nu je weet wat een boekhouder doet, is de vraag niet meer óf je er één nodig hebt, maar wanneer. Voor de meeste ondernemers komt dat moment sneller dan gedacht.

Een goede boekhouder bespaart je niet alleen tijd en stress, maar helpt je ook fiscaal slim te opereren en fouten te voorkomen die je duur kunnen komen te staan. Combineer dat met moderne tools zoals Qonto, en je hebt een winnende formule voor financieel succes.

Klaar om je administratie op orde te krijgen? Ontdek hoe Qonto jou en je boekhouder helpt efficiënter samen te werken.