Hoe lang moet je boekhouding bewaren? Complete gids voor 2026

Als ondernemer kom je vroeg of laat voor de vraag te staan: hoe lang moet je boekhouding bewaren? Het antwoord is niet altijd even eenvoudig, want het hangt af van je rechtsvorm, het type document en de fiscale regels die gelden in 2026.

Volgens onderzoek van de Kamer van Koophandel krijgt 1 op de 5 ondernemers binnen vijf jaar te maken met een boekencontrole door de Belastingdienst. En dan wil je zeker weten dat je administratie op orde is. Gooi je te vroeg documenten weg? Dan riskeer je boetes tot €25.000. Bewaar je alles eindeloos? Dan verdrinkt je kantoor in papier of loopt je digitale opslag vol.

In dit artikel leggen we helder uit hoeveel jaar je boekhouding moet bewaren, welke documenten onder de wettelijke bewaarplicht vallen, en hoe je dit slim en efficiënt organiseert.

De bewaarplicht voor boekhouding is wettelijk vastgelegd in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) en artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek. Deze regels bestaan niet om ondernemers dwars te zitten, maar om transparantie en controleerbaarheid te waarborgen.

De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug controleren of je belastingaangifte klopt. In geval van vermoedens van fraude loopt deze termijn op tot twaalf jaar. Daarnaast kunnen andere partijen — zoals kredietverstrekkers, aandeelhouders of zakelijke partners — inzage vragen in je financiële administratie.

Voor BV's geldt een extra eis: de jaarrekening moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel, waar deze publiekelijk toegankelijk blijft. Ook hier speelt de bewaarplicht een cruciale rol.

De basisregel is simpel: je moet je boekhouding 7 jaar bewaren. Deze termijn begint op het moment dat het boekjaar afsluit. Dus als je boekjaar eindigt op 31 december 2024, moet je de administratie tot en met 31 december 2031 bewaren.

Dit geldt voor alle ondernemingsvormen: zzp'ers, eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof), maatschappen, en rechtspersonen zoals BV's en NV's.

Let op: voor sommige documenten gelden langere termijnen. Denk aan:

• Notariële akten (zoals oprichtingsakten): permanent bewaren
• Pensioen- en verzekeringsdocumenten: tot 10 jaar na einde contract
• Personeelsdossiers: 5 jaar na uitdiensttreding (maar salarisadministratie 7 jaar)

Voor een BV (besloten vennootschap) gelden dezelfde bewaartermijnen als voor andere ondernemers, maar met een paar belangrijke aanvullingen:

• Jaarrekening en jaarstukken: deze moeten worden gedeponeerd bij de KvK en blijven daar permanent beschikbaar
• Aandeelhoudersregister: moet altijd actueel en beschikbaar zijn
• Notulen van vergaderingen: permanent bewaren
• Oprichtingsakte en statuten: permanent bewaren

Daarnaast rust op bestuurders van een BV een zwaardere verantwoordelijkheid. Bij faillissement kan een curator tot tien jaar terug de boeken opvragen. Ontbreken deze? Dan loop je het risico persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden.

Als zzp'er of eigenaar van een eenmanszaak gelden dezelfde regels als voor andere ondernemers: 7 jaar bewaren. Veel zzp'ers denken dat de regels voor hen soepeler zijn, maar dat is een misvatting.

Je moet in ieder geval het volgende bewaren:

• Facturen (zowel in- als uitgaand)
• Bankafschriften
• Contracten met opdrachtgevers
• BTW-aangiftes en jaaropgaven
• Kilometeradministratie (als je deze gebruikt voor aftrek)
• Onkostendeclaraties

Tip: gebruik een slimme boekhoudsoftware die automatisch je facturen en bonnetjes bewaart. Zo loop je nooit het risico dat je iets kwijtraakt.

Niet elk papiertje hoeft bewaard te worden, maar de Belastingdienst en het Burgerlijk Wetboek zijn wel specifiek over wat onder de bewaarplicht valt. Hieronder een overzicht van de belangrijkste categorieën:

Facturen zijn het kloppend hart van je administratie. Zonder facturen kun je niet aantonen wat je hebt verdiend of uitgegeven. Daarom geldt voor zowel inkoopfacturen als verkoopfacturen een bewaarplicht van 7 jaar.

Dit betekent:

• Elke factuur die je verstuurt naar een klant
• Elke factuur die je ontvangt van een leverancier
• Creditnota's
• Offertes die zijn geaccepteerd (worden dan contractueel bindend)

Met tools zoals Qonto Facturatie bewaar je automatisch alle facturen digitaal, gekoppeld aan je transacties. Zo heb je altijd een compleet overzicht en ben je binnen enkele klikken klaar voor een eventuele controle.

Ja, digitaal bewaren van je boekhouding is volledig toegestaan — en zelfs aan te raden. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen:

• Leesbaar: de documenten moeten te allen tijde leesbaar zijn
• Toegankelijk: je moet ze snel kunnen opvragen bij een controle
• Onveranderbaar: er mag niet achteraf mee geknoeid kunnen worden (gebruik daarom betrouwbare software)
• Volledig: alle verplichte documenten moeten aanwezig zijn

Papieren bonnetjes kun je scannen en daarna weggooien, mits de scan van goede kwaliteit is. Let wel op dat sommige bonnetjes (zoals thermische kassabonnen) na verloop van tijd vervagen — scan deze dus direct.

Met moderne boekhoudtools regel je dit automatisch. Upload een foto van je bon, en de software koppelt deze aan de juiste transactie. Simpel, overzichtelijk en juridisch waterdicht.

Gooi je administratie te vroeg weg, dan loop je juridisch en financieel risico. De Belastingdienst kan je een boete opleggen tot €25.000 als je niet kunt aantonen dat je aangifte correct was. Daarnaast kun je:

• Je recht op aftrek van kosten verliezen
• Problemen krijgen bij het aanvragen van financiering
• Persoonlijk aansprakelijk gesteld worden als bestuurder van een BV
• In conflict komen met aandeelhouders of zakenpartners

In geval van fraude of ernstige tekortkomingen kan de Belastingdienst zelfs tot 12 jaar terug controleren. Dan wil je zeker weten dat je administratie compleet is.

Zeven jaar bewaren klinkt lang, maar met de juiste aanpak is het geen gedoe. Hier zijn onze tips:

Gebruik boekhoudoftware die automatisch je facturen, bonnetjes en transacties bewaart. Denk aan tools zoals Exact, Moneybird of de ingebouwde functies van Qonto. Zo hoef je niet handmatig alles te archiveren.

Bewaar je administratie op meerdere plekken: lokaal op je computer én in de cloud. Zo ben je beschermd tegen verlies door technische storingen, diefstal of brand.

Maak duidelijke mappen per boekjaar, met submappen voor facturen, contracten, bankafschriften, etc. Zo vind je alles snel terug als dat nodig is.

Zet elk jaar in je agenda dat je documenten ouder dan 7 jaar mag verwijderen. Zo houd je je archief overzichtelijk en voorkom je dat je opslag vol loopt.

Koppel je zakelijke rekening aan je boekhoudpakket. Bij Qonto synchroniseren al je transacties automatisch, en kun je direct bonnetjes uploaden. Dat scheelt uren administratiewerk per maand.

In sommige situaties gelden afwijkende bewaartermijnen:

• Vastgoed: bij aan- en verkoop van onroerend goed moet je de akte en bijbehorende stukken permanent bewaren
• Subsidies: vaak gelden langere bewaartermijnen (tot 10 jaar), afhankelijk van de subsidieverstrekker
• Europese projecten: hier kan de bewaarplicht oplopen tot 10 jaar na afsluiting van het project
• Medische gegevens: voor zorgondernemers geldt een bewaarplicht van 15-20 jaar

Check altijd de specifieke voorwaarden die voor jouw sector of situatie gelden.