Btw en reiskosten: wat zijn de regels voor ondernemers?

Als ondernemer krijg je vroeg of laat te maken met zakelijke reizen. Of je nu met de auto naar een klant rijdt of met de trein naar een netwerkbijeenkomst gaat: deze kosten kunnen vaak worden opgevoerd als zakelijke uitgaven. Maar hoe zit het met btw en reiskosten? Wanneer mag je btw terugvorderen? En hoe verwerk je reiskosten correct in je administratie?

In dit artikel lees je alles over btw en reiskosten, inclusief handige voorbeelden, tips voor je boekhouding en de link met je btw-aangifte. Ook laten we zien hoe je dit eenvoudig automatiseert met de tools van Qonto.

Zakelijke reiskosten zijn kosten die je maakt om je werk uit te voeren. Denk aan:

• Reizen met eigen auto
• Trein-, tram- of busritten
• Vliegtickets voor een zakelijke afspraak
• Parkeer- of tolgelden

Deze uitgaven kun je, afhankelijk van de situatie, opvoeren als zakelijke kosten. Maar dat wil niet zeggen dat je ook altijd de btw mag terugvorderen.

Of je btw mag terugvorderen, hangt af van het soort vervoermiddel en de aard van de kosten:

Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je géén btw terugvragen op brandstof of onderhoud. Je mag wél €0,21 per kilometer als kosten opvoeren in je boekhouding.

Is de auto op naam van je onderneming geregistreerd? Dan mag je btw aftrekken over brandstof, onderhoud en soms zelfs over de aanschaf (tenzij je onder de margeregeling valt). Houd rekening met het bijhouden van een sluitende kilometerregistratie.

Reis je met de trein, tram, metro of bus? Dan mag je de btw alleen terugvragen als deze op de factuur vermeld staat. Let op: veel OV-kaartjes hebben 0% of geen btw. In dat geval zijn de kosten wel aftrekbaar, maar krijg je geen btw terug.

Deze kosten zijn zakelijk aftrekbaar, maar vaak is er geen of 0% btw van toepassing. Houd dus de facturen goed bij.

Bij het doen van je btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt betaald én hoeveel je terugvordert. Voor reiskosten geldt:

• Btw op zakelijke kosten (bijvoorbeeld tanken met zakelijke auto): aftrekbaar
• Kilometervergoeding (bij gebruik privéauto): géén btw terug te vorderen, wel als kosten aftrekbaar voor de winstbelasting
• Kosten zonder btw (zoals OV met 0%-tarief): geen btw-aftrek, wel zakelijke kosten

Maak bij elke rit of kostenpost duidelijk of het gaat om een zakelijke uitgave en of er btw op zit. Zo voorkom je fouten in je aangifte.

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen kosten met en zonder btw. Je bent verplicht om bonnetjes en facturen goed te bewaren en je kilometeradministratie sluitend bij te houden als je btw wilt aftrekken op bijvoorbeeld autokosten. Wil je hier zeker van zijn? Raadpleeg dan altijd de actuele informatie op de website van de Belastingdienst of leer meer over hoe je reiskosten kan berekenen.

• Voorbeeld 1: Je rijdt met je zakelijke auto naar een klant en tankt voor €50 (incl. €8,68 btw). Je mag de volledige btw terugvragen, mits je een bon met btw-specificatie hebt.
• Voorbeeld 2: Je reist met je privéauto naar een vergadering. Je mag €0,21 per kilometer aftrekken, maar geen btw.
• Voorbeeld 3: Je reist met de trein voor €19, zonder btw op het ticket. Je kunt dit bedrag opvoeren als zakelijke kosten, maar er is geen btw terug te vragen.

Een correcte administratie is essentieel als je reiskosten zakelijk én fiscaal goed wilt verwerken. Enkele tips:

• Bewaar alle bonnen en tickets
• Zorg voor een rittenregistratie
• Splits privé en zakelijk vervoer
• Controleer btw op elk vervoersbewijs
• Maak onderscheid tussen btw en niet-btw-kosten

Je administratie wordt een stuk eenvoudiger met de juiste tools. Bij Qonto krijg je:

• Automatische btw-detectie op je uitgaven
• Kostenbeheer met slimme tagging en bonnenupload
• Kilometervergoeding bijhouden via je mobiele app
• Realtime overzicht van zakelijke uitgaven

Zo verwerk je moeiteloos je reiskosten in je administratie én btw-aangifte.

Met de fysieke en virtuele kaarten van Qonto kun je zakelijke uitgaven scheiden van privé-uitgaven. Stel eenvoudig uitgavenlimieten in per teamlid en zie direct wie welke kosten maakt.

Combineer dit met subrekeningen voor projecten of teams en je behoudt het overzicht.

Reis je voor werk naar het buitenland? Dan gelden er andere btw-regels:

• Btw op buitenlandse OV- of hotelkosten is vaak niet aftrekbaar in Nederland
• Soms kun je btw terugvragen via een speciale EU-procedure
• Let op lokale regels en vraag eventueel hulp aan je boekhouder

Meer weten over internationale betalingen? Qonto biedt ondersteuning voor transacties binnen en buiten de EU.