Reiskosten berekenen: zo houd je overzicht én bespaar je geld als ondernemer

Als zzp’er of kleine ondernemer is het belangrijk om je zakelijke kosten goed in beeld te houden. Een van de meest voorkomende kostenposten? Reiskosten. Of je nu dagelijks met de auto naar klanten rijdt, of af en toe het openbaar vervoer neemt voor een afspraak: inzicht in je reiskosten helpt je om grip te houden op je uitgaven én om optimaal gebruik te maken van fiscale voordelen.

In dit artikel ontdek je alles over reiskosten berekenen, inclusief de verschillende methodes, belastingregels en praktische tools om je boekhouding eenvoudiger te maken. We verwerken ook belangrijke vragen zoals: hoe bereken je reiskosten?, hoe werkt uitruil van reiskosten?, en wat zijn de regels van de Belastingdienst?

Reiskosten zijn alle kosten die je maakt voor zakelijke verplaatsingen. 

Denk aan:

• Brandstofkosten
• Kilometervergoeding
• Parkeerkosten
• Openbaar vervoer
• Taxiservices
• Tol- en veerkosten

Het maakt niet uit of je een eigen auto gebruikt of met de trein reist – zolang het doel zakelijk is, mag je die kosten verwerken in je boekhouding. Je moet wél goed kunnen aantonen dat het om een zakelijke rit ging.

De meest voorkomende methode in Nederland is de kilometervergoeding. De Belastingdienst staat toe dat je voor zakelijke ritten met je privéauto een vergoeding van € 0,23 per kilometer rekent (tarief 2025).

Stel: je rijdt 150 kilometer per week voor je zzp-bedrijf.

150 km × € 0,23 = € 34,50 per week → dat is ruim € 1.794 per jaar.

Deze kosten mag je boeken als zakelijke kosten in je administratie, ook als je een auto rijdt die privé op je naam staat.

Let op: voor woon-werkverkeer geldt een andere regeling. De Belastingdienst ziet dat vaak als privéverkeer, tenzij je een zakelijke locatie huurt of eigen kantoor hebt.

Gebruik je een auto die op de zaak staat en wil je een onkostenvergoeding? Dan werkt het net even anders:

• Je mag alle werkelijke kosten aftrekken: onderhoud, afschrijving, verzekering, brandstof, etc.
• Je moet ook rekening houden met bijtelling als je de auto ook privé gebruikt.

Met een zakelijke auto is het belangrijk om een rittenadministratie bij te houden. Zo voorkom je gedoe met de fiscus én weet je hoeveel kosten je zakelijk mag opvoeren.

Wil je reiskosten automatisch bijhouden en overzichtelijk verwerken? Dan biedt een oplossing als kostenbeheer van Qonto de juiste tools. Je koppelt eenvoudig je zakelijke kaart, bewaart bonnetjes digitaal en automatiseert je uitgavenbeheer.

Reis je met de trein, tram, bus of deelvervoer zoals een elektrische step of scooter? Dan mag je alle werkelijke kosten boeken, mits je een bewijs hebt van de rit. Een digitale factuur of bon is voldoende.

Zorg er wel voor dat je deze kosten duidelijk scheidt van privégebruik. Bijvoorbeeld door je zakelijke OV-kosten met je zakelijke rekening van Qonto te betalen.

In loondienst wordt er vaak gesproken over uitruil reiskosten. Dit betekent dat een werknemer brutoloon inruilt voor een onbelaste reiskostenvergoeding.

Voor zzp’ers is dit niet direct van toepassing, maar het principe is vergelijkbaar met hoe je zakelijke kosten als aftrekpost gebruikt. Hoe meer kosten je onderbouwd opvoert, hoe lager je belastbare winst.

Wil je optimaal gebruikmaken van deze voordelen? Overweeg dan om te werken met een tool voor boekhouding en administratie die reiskosten automatisch toewijst aan de juiste posten.

De Belastingdienst maakt onderscheid tussen:

• Privégebruik vs. zakelijk gebruik
• Vervoersmiddel (privéauto, OV, fiets)
• Eigen vervoer vs. zakelijke lease of huur

• Tot € 0,23/km mag je belastingvrij rekenen (2025).
• Geen btw terug te vorderen bij privéauto, wel bij zakelijke auto (mits op naam onderneming).
• Kilometerregistratie is niet verplicht, maar wel handig als bewijs.

Let op: bij reiskosten boven de norm (€ 0,23) zijn aanvullende regels van toepassing. Raadpleeg altijd je boekhouder of accountant.

Soms heb je minder standaardgevallen, zoals:

• Reiskosten naar het buitenland – die mag je volledig opgeven, inclusief vliegtickets, autohuur en parkeren.
• Kilometervergoeding vrijwilligerswerk – daar gelden aparte regels voor, tot € 2.100 onbelast per jaar.
• Meerdere zakelijke ritten per dag – tel de ritten bij elkaar op en zorg voor goede documentatie (zoals agenda-afspraken).

Met tools zoals de multi-rekening functionaliteit van Qonto kun je ook per project of team reiskosten apart bijhouden.

1. Gebruik een app of tool

   Een tool als Qonto biedt koppelingen met je betaalkaart en digitale bonnetjes. Je ziet in één oogopslag alle transacties en kunt reiskosten toewijzen aan projecten.

2. Bewaar al je bonnen en facturen

   Een OV-bonnetje of parkeerticket is al voldoende, zolang het bedrag, datum en vervoersmiddel erop staan.

3. Koppel je zakelijke rekening

   Betaal alle zakelijke ritten met je zakelijke rekening. Zo houd je overzicht tussen privé en zakelijk. Nog geen rekening? Open eenvoudig een zzp zakelijke rekening bij Qonto.

4. Maak gebruik van boekhoudsoftware

   Werk je samen met een accountant? Dan kun je je boekhouder toegang geven tot je transacties, waardoor reiskosten automatisch ingeboekt kunnen worden.

Reiskosten zijn een serieuze kostenpost – maar ook een kans. Door ze slim te registreren en te koppelen aan je boekhouding, bespaar je tijd én belastinggeld.

Of je nu werkt met een eigen auto, het openbaar vervoer of vliegt naar klanten in het buitenland: zorg voor overzicht en gebruik de juiste tools.

Wil je als zzp’er of ondernemer je reiskosten eenvoudiger beheren én een zakelijke rekening combineren met moderne tools? 

Kies dan voor een zakelijke rekening bij Qonto. Inclusief digitale bonnetjes, uitgavenbeheer en integratie met je boekhouding.

Zo wordt reiskosten berekenen in 2025 een stuk eenvoudiger – én voordeliger.