SEPA-incasso: alles wat je moet weten in 2025

Als ondernemer of zzp’er kom je vroeg of laat in aanraking met SEPA-incasso. Maar wat is een SEPA-incasso precies? En wat betekent het voor jouw bedrijf of stichting? In dit artikel leggen we je haarfijn uit wat de verschillende SEPA-machtigingen zijn, wanneer je het gebruikt, en wat de voor- en nadelen zijn.

SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Het is een gestandaardiseerd systeem waarmee je geld kunt incasseren of overboeken binnen Europa – van bank tot bank, ongeacht het land, zolang het binnen de SEPA-zone valt. Dankzij SEPA kunnen ondernemers net zo makkelijk geld incasseren van een klant in België of Duitsland als van een klant in Nederland.

Een SEPA-incasso is een methode waarbij je als bedrijf toestemming hebt van je klant om automatisch geld van hun zakelijke rekening af te schrijven. Hiervoor is altijd een SEPA incasso machtiging nodig.

Er zijn twee hoofdvormen van SEPA-incasso:

Dit is de meest gebruikte vorm van SEPA automatische incasso. Geschikt voor consumenten, freelancers en kleine ondernemers. Klanten kunnen binnen 8 weken een automatische incasso laten terugboeken.

✅ Geschikt voor terugkerende betalingen

✅ Flexibel in gebruik

✅ SEPA incasso algemeen doorlopend wordt vaak ingezet voor abonnementen, huur of donaties

Alleen te gebruiken tussen bedrijven. In dit geval is er geen terugboekingsmogelijkheid zodra het bedrag is geïncasseerd – ideaal voor grote transacties en betrouwbare zakelijke relaties.

⚠️ Alleen met een vooraf geaccepteerde SEPA incasso machtiging

⚠️ Bank van de betaler moet het mandaat vooraf controleren

⚠️ Nauwkeuriger en strenger in de uitvoering dan de algemene variant

Een SEPA-machtiging is de toestemming van de klant waarmee jij hen automatisch geld mag afschrijven. Dit mag schriftelijk of digitaal worden afgegeven, en moet duidelijk vastleggen:

• Naam en adres van de klant
• IBAN en BIC van de klant
• Jouw bedrijfsgegevens en incassant-ID
• Het type machtiging (eenmalig of doorlopend)
• Handtekening en datum

Deze machtiging is verplicht. Zonder een geldige machtiging is jouw incasso ongeldig en riskeer je boetes of terugboekingen.

Een SEPA automatische incasso verloopt in de volgende stappen:

1. De klant ondertekent een SEPA-machtiging.
2. Jij bewaart deze machtiging (je hoeft die niet naar de bank te sturen).
3. Je stuurt een prenotificatie: een melding dat je binnenkort gaat incasseren (meestal 14 dagen van tevoren).
4. Via jouw boekhoudpakket of banksoftware verstuur je een SEPA-incasso-opdracht.
5. Het bedrag wordt op de afgesproken datum van de klant afgeschreven en op jouw zakelijke rekening gestort.

Wil je dit proces automatiseren? Dan kan je met een online bank zoals Qonto eenvoudig SEPA-incasso’s beheren binnen één platform – zonder papierwerk of ingewikkelde processen.

In Nederland zijn de regels voor SEPA goed geïntegreerd met het financiële systeem. Vrijwel alle banken ondersteunen zowel SEPA als de verschillende machtigingstypes. Als ondernemer moet je wel beschikken over een incassant-ID, die je aanvraagt bij De Nederlandsche Bank (via je boekhoudprogramma of bank).

Qonto biedt bijvoorbeeld een compleet zakelijk account met ondersteuning voor SEPA-transacties, inclusief incasso- en overschrijvingsopties – ideaal voor zzp'ers, eenmanszaken, bv’s of stichtingen.

Wil je weten wat voor jouw business het beste werkt? Dan kun je SEPA incasso combineren met andere betaalopties via je boekhoudsoftware of zakelijke bankrekening.

SEPA automatische incasso is ideaal wanneer:

• Je abonnementen of maandelijkse facturen int.
• Je werkt met vaste klanten met doorlopende contracten.
• Je cashflow wilt verbeteren en voorspelbaar maken.
• Je liever niet maandelijks achter openstaande betalingen aanzit.

Typische sectoren:

• SaaS-bedrijven en softwarediensten
• Verhuurders (woningen, auto’s, apparatuur)
• Sportverenigingen of culturele instellingen
• Webshops met terugkerende klanten

Ook voor een stichting die donateurs op maandelijkse basis incasseert, is SEPA ideaal.

1. Vraag een incassant-ID aan bij De Nederlandsche Bank.
2. Maak of automatiseer een SEPA-machtiging voor je klanten.
3. Gebruik je boekhoudpakket of je zakelijke bank (zoals Qonto) om incasso-opdrachten aan te maken.
4. Verstuur tijdig een prenotificatie.
5. Volg het incassoproces via je dashboard of bankapp.

Veel banken en boekhoudprogramma’s bieden kant-en-klare SEPA-modules, bijvoorbeeld Moneybird, Exact of e-Boekhouden.

✔ Minder administratief werk

✔ Beter inzicht in je cashflow

✔ Professionele uitstraling naar klanten

✔ Meer zekerheid over betaling

✔ Volledig digitaal te regelen (bijvoorbeeld via Qonto)

Stel: je runt een online leerplatform waar klanten een maandelijks abonnement betalen. Dankzij een SEPA automatische incasso geef je jouw klant een soepele ervaring, en ontvang jij elke maand het bedrag zonder gedoe.

Jij bespaart tijd, je klant hoeft nergens aan te denken, en je administratie is altijd up-to-date. Zo gebruik je SEPA incasso als krachtige tool om je bedrijf te laten groeien.

Of je nu een zzp’er, een bv, een webshop of een stichting runt: een SEPA-incasso kan je helpen je cashflow te verbeteren, je administratie te vereenvoudigen en je klantrelaties te versterken.

Zorg dat je werkt met geldige machtigingen, automatiseer het proces en gebruik een slimme oplossing zoals Qonto om alles onder één dak te beheren. Zo zet je je financiële processen professioneel en efficiënt op – klaar voor groei.