Als ondernemer of werknemer maak je ongetwijfeld de nodige kilometers voor werkafspraken, klantenbezoeken of projecten. Het declareren van reiskosten is dan ook een vaste routine voor veel bedrijven en zzp’ers. Maar hoe werkt een reiskosten declaratie precies? Wat zijn de regels van de Belastingdienst, en hoe kun je dit proces slim en efficiënt inrichten?
In dit artikel vind je alle antwoorden, inclusief praktische tips en handige tools om je administratie te vereenvoudigen.
Een reiskosten declaratie is het proces waarbij je kosten voor zakelijk vervoer terugvraagt of vergoed krijgt van je werkgever of opdrachtgever. Dit kan variëren van kosten voor openbaar vervoer tot autokilometers en parkeerkosten. Bedrijven hanteren vaak een vast declaratie reiskosten formulier waarop je deze uitgaven kunt invullen.
Het doel is simpel: je wilt geen onnodige kosten dragen voor zakelijke ritten. Tegelijkertijd is het belangrijk dat je administratie netjes is, zodat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
De eerste 12 maanden vanaf € 3 per maand!
4.4 op Capterra
Delegeren, controle behouden, tijd winnen. Dankzij de moderne tools van Qonto.
De Belastingdienst stelt duidelijke regels voor de vergoeding van reiskosten. De meest bekende is de belastingvrije kilometervergoeding. Voor 2025 geldt dat werkgevers en opdrachtgevers een onbelaste vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer mogen geven. Alles daarboven wordt gezien als belast loon.
Niet alle reiskosten zijn aftrekbaar of declarabel.
In principe geldt:
Veel bedrijven werken met een standaard formulier voor reiskosten.
Hierop noteer je:
Het is verstandig om deze formulieren maandelijks of per project in te vullen, zodat je geen ritten vergeet. Tools zoals Qonto maken dit proces een stuk sneller door kostenbeheer te automatiseren en alle bonnetjes direct te koppelen aan je betalingen.
Dit omvat zowel zakelijke kilometers met je eigen auto als het gebruik van een leaseauto. Noteer het aantal kilometers, want alleen zakelijke ritten komen in aanmerking.
Tickets voor trein, bus, tram of metro zijn volledig declarabel. Zorg wel dat je een factuur of betalingsbewijs hebt, bijvoorbeeld via een OV-chipkaartoverzicht.
Parkeerkosten en tolheffingen kunnen vaak worden toegevoegd aan je declaratie. Let op dat je ook hiervan bonnen of tickets bewaart.
Fietsritten, deelauto’s of taxi’s vallen ook onder reiskosten. Deze zijn te declareren op basis van de gemaakte uitgaven.
Het handmatig bijhouden van kilometers en bonnen kan tijdrovend zijn.
Gelukkig zijn er digitale oplossingen:
Reiskosten declareren is net als tandenpoetsen: niemand vindt het leuk om te doen, maar als je het overslaat, krijg je gegarandeerd problemen.
Dimitri Jordens, zelfverklaard expert in financiële content
