Boete te laat betalen btw: dit zijn de gevolgen en zo voorkom je ze

Vergeten je btw-aangifte in te dienen? Of heb je de betaling net te laat verstuurd? Dan krijg je te maken met een boete te laat betalen btw. En die valt vaak hoger uit dan je denkt.

De Belastingdienst hanteert strikte regels: elke dag vertraging kan geld kosten. In 2023 ontving ruim 12% van de Nederlandse ondernemers een verzuimboete, vaak door het missen van deadlines. Wil je dit voorkomen? Dan is het cruciaal om te weten hoe het systeem werkt, welke boetes je riskeert en hoe je dit slim aanpakt.

In dit artikel leggen we uit wat er gebeurt als je te laat btw betaalt, hoe hoog de boetes kunnen oplopen en – belangrijker nog – hoe je dit als ondernemer voorkomt.

Als ondernemer die onderhevig is aan btw ben je verplicht om periodiek btw-aangifte te doen en het verschuldigde bedrag op tijd over te maken. De Belastingdienst hanteert vaste deadlines: meestal moet je aangifte doen binnen één maand na afloop van het aangiftetijdvak.

Mis je deze deadline? Dan volgt er automatisch een verzuimboete. En betaal je het verschuldigde btw-bedrag te laat? Dan komt daar ook nog invorderingsrente bij.

De gevolgen stapelen zich dus snel op:

• Boete voor het niet (op tijd) indienen van de aangifte
• Rente over het te laat betaalde bedrag
• Eventueel een aanmaning of dwangbevel

De hoogte van de btw boete te laat betalen hangt af van hoe vaak je te laat bent. De Belastingdienst rekent met een oplopend boetesysteem:

Let op: deze bedragen gelden per verzuim. Doe je dus meerdere aangiften te laat in één jaar, dan tellen die allemaal mee. De teller wordt pas na vijf jaar weer op nul gezet.

Je krijgt een boete in de volgende situaties:

• Je dient de aangifte te laat in: zelfs als je uiteindelijk niets hoeft te betalen, krijg je een boete voor het missen van de deadline.
• Je betaalt het verschuldigde btw-bedrag te laat: ook al heb je de aangifte wel op tijd gedaan, als de betaling te laat binnenkomt, volgt er rente.
• Je vergeet de aangifte helemaal: dan volgt er een aanmaning en mogelijk een ambtshalve aanslag.

De Belastingdienst stuurt meestal eerst een herinnering. Reageer je daar niet op? Dan volgt er een formele aanmaning en uiteindelijk een dwangbevel. Dat laatste betekent dat de deurwaarder wordt ingeschakeld.

Ja, en dat is makkelijker dan je denkt. De meeste boetes ontstaan door vergeetachtigheid of onduidelijkheid over deadlines. Met de juiste aanpak voorkom je dit:

Noteer de btw-deadlines in je zakelijke agenda. Voor de meeste ondernemers geldt:

• Maandaangifte: uiterlijk de laatste dag van de volgende maand
• Kwartaalaangifte: binnen één maand na afloop van het kwartaal

Deze zijn niet te verwarren met de jaarafsluiting.

Stel een herinnering in voor een week vóór de deadline, zodat je genoeg tijd hebt om alles te regelen.

Met een slim boekhoudprogramma en strakke facturatie heb je altijd inzicht in je btw-verplichtingen. Tools zoals Qonto helpen je om:

• Automatisch btw te herkennen op facturen
• Overzicht te houden van in- en uitgaande btw
• Herinneringen te krijgen voor aangifte-deadlines

Een veelgemaakte fout: je doet de aangifte op tijd, maar er staat niet genoeg geld op je rekening om te betalen. Reserveer daarom altijd een deel van je inkomsten voor btw-afdracht.

Tip: gebruik een aparte subrekening of btw-potje om dit geld apart te zetten.

Heb je al een boete ontvangen? Dan is het belangrijk om snel te handelen.

Hoe langer je wacht, hoe meer invorderingsrente je betaalt. Zorg dat je de boete én het verschuldigde btw-bedrag direct overmaakt.

In sommige gevallen kun je de Belastingdienst vragen om de boete kwijt te schelden. Dit kan bijvoorbeeld bij:

• Ernstige ziekte of overlijden
• Technische problemen bij de Belastingdienst zelf
• Een calamiteit (brand, inbraak, etc.)

Let op: je moet dit goed kunnen onderbouwen met bewijsstukken. De Belastingdienst is streng en kent kwijtschelding alleen toe in uitzonderlijke gevallen.

Denk je dat de boete onterecht is? Dan kun je binnen zes weken na dagtekening bezwaar maken. Doe dit schriftelijk via MijnBelastingdienst Zakelijk of per post.

Geef duidelijk aan waarom je het niet eens bent met de boete en voeg eventuele bewijsstukken toe.

Naast de verzuimboete rekent de Belastingdienst ook invorderingsrente. Dit is een percentage dat wordt berekend over het bedrag dat je te laat betaalt.

In 2024 geldt een rentepercentage van 4,3% per jaar. Dit klinkt misschien niet veel, maar het loopt snel op:

• €1.000 te laat betaald = €40 rente per jaar
• €5.000 te laat betaald = €200 rente per jaar
• €10.000 te laat betaald = €400 rente per jaar

De rente wordt berekend vanaf de dag dat de betaling had moeten plaatsvinden tot de dag dat je daadwerkelijk betaalt.

Veel ondernemers lopen tegen dezelfde valkuilen aan. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

Je hebt de aangifte netjes op tijd ingediend, maar vergeet het bedrag over te maken. Resultaat: invorderingsrente en mogelijk alsnog een boete.

Sommige ondernemers denken dat ze twee maanden de tijd hebben, maar voor maandaangiften geldt meestal één maand. Check dus altijd je persoonlijke aangiftetermijn in MijnBelastingdienst Zakelijk.

Technische problemen, een storing of een foutje in je aangifte kan ervoor zorgen dat je net te laat bent. Plan daarom ruim van tevoren.

Met Qonto houd je grip op je btw-administratie en voorkom je verrassingen. Zo helpt Qonto je:

• Automatische btw-herkenning: elke factuur wordt direct gecategoriseerd, inclusief btw-bedrag
• Realtime overzicht: zie in één oogopslag hoeveel btw je moet afdragen
• Boekhoudkoppelingen: synchroniseer je transacties met je boekhoudsoftware
• Aparte btw-potjes: zet automatisch geld apart voor je btw-betaling

Zo weet je altijd precies waar je aan toe bent en loop je nooit meer achter de feiten aan.