E facturatie: alles wat ondernemers moeten weten

E-facturatie is niet meer weg te denken uit de wereld van ondernemers en overheidsinstanties. Waar papieren facturen vroeger de norm waren, biedt e-facturatie – of elektronische facturatie – vandaag snelheid, gemak en betrouwbaarheid. 

Steeds meer bedrijven en zelfstandigen stappen over, niet alleen omdat het efficiënter is, maar ook omdat de overheid in Nederland het gebruik van e-facturatie stimuleert en in sommige gevallen zelfs verplicht stelt.

In dit artikel lees je wat e facturatie inhoudt, wanneer het verplicht is, hoe het werkt met de overheid en gemeenten zoals Amsterdam, en welke e facturatie software je kan helpen om je administratie naar een hoger niveau te tillen.

E-facturatie, ook wel elektronische facturatie genoemd, is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestandaardiseerd formaat. In tegenstelling tot een pdf per e-mail, wordt een e-factuur direct via een beveiligd netwerk (zoals PEPPOL) naar het boekhoudsysteem van de ontvanger gestuurd. Dit maakt handmatige invoer overbodig en verkleint de kans op fouten.

Een belangrijk voordeel van e-facturatie is dat betalingen sneller kunnen worden verwerkt. Bedrijven die gebruikmaken van moderne facturatieoplossingen, zoals geïntegreerde functies in een online zakelijke rekening, besparen tijd en hebben altijd real-time inzicht in hun cashflow.

Wil je meer weten over hoe je facturen professioneel kunt maken en versturen? Lees ons artikel over facturatie.

De e facturatie overheid speelt een grote rol in de digitalisering van facturen. Sinds 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om elektronische facturen te sturen. Deze verplichting wordt langzaam uitgebreid naar andere overheidsinstanties en gemeenten.

Wanneer je zaken doet met overheidsorganisaties of als zzp’er opdrachten uitvoert voor een gemeente, is de kans groot dat je aan e-facturatie moet voldoen. Dit betekent dat je facturen niet alleen digitaal moeten worden verstuurd, maar ook in een specifiek formaat (zoals UBL).

Voor ondernemers kan dit in eerste instantie ingewikkeld klinken, maar met de juiste tools wordt e-factureren eenvoudig. Zo bieden moderne oplossingen automatische conversies van pdf naar e-factuur, zodat je geen technische kennis nodig hebt.

Wist je dat bepaalde gemeenten, zoals Amsterdam, extra stappen hebben gezet richting e-facturatie? Voor veel ondernemers en leveranciers betekent dit dat ze hun processen moeten aanpassen aan de eisen van de gemeente.

De e-facturatie gemeente Amsterdam is een goed voorbeeld van hoe lokale overheden werken aan een efficiëntere administratie. Leveranciers die voor de gemeente werken, moeten hun facturen elektronisch aanleveren via een beveiligd platform. Dit vermindert niet alleen het papierwerk, maar zorgt ook voor snellere verwerking en betaling.

De vraag "Is e-facturatie verplicht?" horen we vaak. Het antwoord is: ja, in sommige gevallen. Zoals eerder genoemd, moeten leveranciers van de Rijksoverheid al verplicht elektronisch factureren. De regels worden steeds verder uitgerold, waardoor ook andere overheidsorganisaties en sectoren de overstap maken.

De term e facturatie verplicht Nederland wordt daarom steeds relevanter. Hoewel het voor de meeste kleine ondernemers en zzp’ers nog niet verplicht is om klanten te e-factureren, is het slim om nu al te beginnen. Niet alleen omdat je voorbereid bent op toekomstige wetgeving, maar ook omdat het je administratie enorm kan vereenvoudigen.

E-facturatie heeft voordelen die verder gaan dan alleen wettelijke verplichtingen.

1. Tijdbesparing:

Geen handmatig werk meer met papieren facturen of het overtypen van gegevens. Alles wordt automatisch verwerkt in je boekhoudsysteem.

2. Minder fouten:

Een gestandaardiseerd e-factuursysteem voorkomt typefouten en ontbrekende informatie.

3. Snellere betalingen:

Omdat facturen direct in het systeem van je klant terechtkomen, worden betalingen vaak sneller uitgevoerd.

4. Duurzaamheid:

E-facturatie bespaart papier, wat beter is voor het milieu.

5. Integratie met moderne bankoplossingen:

Wanneer je een zakelijke rekening hebt die facturatie integreert, zoals bij Qonto, kun je betalingen en facturen vanuit één platform beheren.

De markt voor e facturatie software groeit snel. Er zijn talloze aanbieders die oplossingen bieden, van eenvoudige tools voor zzp’ers tot uitgebreide ERP-systemen voor grotere bedrijven. 

Belangrijke factoren bij het kiezen van software zijn:

• Gebruiksvriendelijkheid: Je wilt geen weken besteden aan het leren van een systeem.
• Koppelingen: Een goede oplossing kan makkelijk koppelen met je boekhouding en zakelijke rekening.
• Automatisering: Denk aan automatische herinneringen, betalingen koppelen en btw-splitsing.
• Toekomstbestendigheid: Kies software die al klaar is voor de PEPPOL-standaard en de eisen van de overheid.

Als je nog geen aparte tool hebt, is het slim om te kiezen voor een zakelijke rekening met ingebouwde facturatiefuncties. Zo heb je bankieren en factureren op één plek, zoals bij kostenbeheer.

Stel, je hebt een klant in Amsterdam waarvoor je een opdracht hebt uitgevoerd. Je logt in op je facturatie- of boekhoudsoftware, maakt een factuur aan in UBL-formaat en verstuurt deze direct via het netwerk naar de gemeente. De factuur belandt automatisch in het systeem van de klant en wordt zonder handmatige verwerking goedgekeurd en betaald.

Het proces is niet alleen sneller, maar ook veiliger. De kans dat een factuur ‘zoekraakt’ in een mailbox is nihil.

Een e-factuur verschilt wezenlijk van een pdf. Een pdf moet vaak handmatig worden ingevoerd of verwerkt door de ontvanger. Een e-factuur daarentegen kan direct door het systeem worden gelezen. Voor ondernemers die veel facturen versturen, is dit een enorme efficiëntieslag.

Ook biedt e-facturatie de mogelijkheid om betalingen direct te koppelen aan je zakelijke rekening, waardoor je altijd weet welke facturen openstaan. Wil je meer weten over hoe je een factuur opstelt? Bekijk ons artikel over wat er op een factuur moet staan.

De trend naar digitale administratie is niet meer te stoppen. Grote bedrijven, overheden en zelfs kleinere gemeenten stappen over op e-facturatie. De verwachting is dat e facturatie verplicht wordt voor een steeds grotere groep ondernemers in Nederland.

Door nu al te beginnen, profiteer je van de voordelen en ben je voorbereid op wat komt. De combinatie van een slimme zakelijke rekening met geïntegreerde facturatie, zoals bij Qonto, kan je hierbij veel tijd en geld besparen.

E-facturatie is niet alleen een verplichting die eraan komt, maar vooral een slimme manier om je administratie te vereenvoudigen. Of je nu een zzp’er bent die voor een gemeente werkt of een mkb’er met meerdere klanten: met de juiste e facturatie software en een modern bankplatform heb je alles op één plek.

Wil je direct aan de slag met het stroomlijnen van je facturatie én betaalprocessen? Ontdek hoe Qonto ondernemers helpt met eenvoudig factuur maken en efficiënt betaalbeheer.