Wat is facturatie? Uitleg, betekenis en slimme tools voor ondernemers

Facturatie is misschien niet het meest spannende onderdeel van ondernemen, maar wél een van de belangrijkste. Zonder goede facturen komt er simpelweg geen geld binnen. Of je nu net gestart bent als zzp’er of al een team runt binnen een mkb-bedrijf: een strak facturatieproces bespaart tijd, voorkomt fouten én verbetert je cashflow.

In dit artikel duiken we diep in de wereld van facturatie, geven we een heldere uitleg van de facturatie betekenis, vergelijken we opties voor een facturatie programma en beantwoorden we praktische vragen zoals: “Wat is het verschil tussen facturatie en facturering?” en “Hoe zeg je facturatie in het Engels?”

Facturatie is het proces waarbij je als ondernemer een factuur opstelt en verstuurt voor geleverde diensten of producten. Het gaat verder dan alleen een document opstellen: het omvat ook de opvolging, betaling, boekhoudkundige verwerking en soms zelfs herinneringen bij uitblijvende betaling.

Voorbeelden van facturatie zijn:

• Een grafisch ontwerper die een factuur stuurt voor een brandingproject
• Een consultant die maandelijks factureert op basis van gewerkte uren
• Een webshop die automatisch een factuur genereert bij een bestelling

Een goede facturatie zorgt ervoor dat je overzicht houdt over wie wat wanneer betaalt – én wanneer je moet ingrijpen als dat niet gebeurt.

De betekenis van facturatie is het formeel in rekening brengen van kosten aan een klant of opdrachtgever. Het woord komt van het Latijnse "factura", wat "een gemaakte zaak" betekent. In de praktijk komt het neer op het opstellen en verzenden van een betalingsverzoek.

Volgens de Belastingdienst moet een correcte factuur minstens bevatten:

• Volledige naam en adres van jouw bedrijf én van je klant
• KvK-nummer en btw-nummer
• Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
• Factuurdatum
• Omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag
• Totaal te betalen bedrag
• Betalingstermijn

Een foutje in je factuur kan ervoor zorgen dat je klant niet betaalt, of dat je btw-aangifte fout gaat. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Met pen en papier of een Excel-sheet kun je best starten, maar na een paar klanten of facturen wil je waarschijnlijk iets professionelers. Een facturatie programma helpt je om sneller, foutloos en overzichtelijker te werken.

• Professionele facturen maken in je eigen huisstijl
• Klanten automatisch herinneren aan openstaande betalingen
• Facturen direct koppelen aan je zakelijke rekening
• Inzicht in betaalstatussen per klant of project
• Directe koppeling met je boekhouding

Bijvoorbeeld: met Qonto maak je niet alleen snel een factuur aan, maar zie je ook in realtime of deze al betaald is – omdat je betalingen, klanten en facturen op één plek beheert.

Snelle facturatie = sneller geld op je rekening.

Veel ondernemers wachten te lang met factureren. Herkenbaar? Een paar dagen vertraging bij het versturen van je factuur betekent al snel weken later betaald krijgen.

• Stuur je factuur meteen na levering of prestatie
• Zet een duidelijke betalingstermijn (bijv. 14 dagen)
• Voeg een betaallink toe (zoals een Qonto betaalverzoek)
• Automatiseer herinneringen

Een goed systeem geeft je overzicht, automatiseert processen en maakt het betalen voor je klant makkelijker.

Als je internationale klanten hebt, is het handig om te weten hoe je moet factureren in het Engels.

Een Engelstalige factuur moet net zo compleet zijn als een Nederlandse, met de juiste bedragen, valuta en btw-regels.

💡 Tip: Met een digitale tool als Qonto kun je snel de factuurlayout dupliceren en aanpassen naar Engels. Handig voor internationale klanten.

De termen facturatie en facturering worden vaak door elkaar gebruikt – maar is er eigenlijk een verschil?

• Facturatie wordt meestal gebruikt als zelfstandig naamwoord voor het hele proces (bijv. “Onze facturatie is geautomatiseerd.”)
• Facturering is vaker de handeling zelf (bijv. “We zijn bezig met de facturering van deze maand.”)

In de praktijk maakt het weinig uit welk woord je kiest – ze betekenen in essentie hetzelfde.

Een overzichtelijk facturatieproces is goud waard. Niet alleen omdat je dan sneller betaald wordt, maar ook omdat je minder tijd kwijt bent aan administratie en discussies met klanten voorkomt.

✅ Opeenvolgende factuurnummers

✅ Duidelijke omschrijving van je dienst

✅ Klantgegevens correct ingevoerd

Met tools zoals Qonto heb je deze onderdelen in één platform geregeld. Als zzp'er kan je zo makkelijk een factuur maken. Geen los programma voor je bank, een ander voor je boekhouding en nog eentje voor je facturen – maar gewoon één overzicht.

Een zakelijke rekening is de spil van je financiële administratie. Zeker bij facturatie helpt dit je op meerdere fronten:

• Je voorkomt verwarring tussen privé en zakelijk geld
• Je koppelt eenvoudig facturen aan betalingen
• Je behoudt grip op cashflow per project of klant
• Je automatiseert btw-tagging en uitgavenbeheer

💡 Qonto biedt daarnaast multi-rekeningen, waarmee je bijvoorbeeld per klant of campagne een aparte rekening kunt aanmaken.

Facturatie is meer dan “even een bonnetje sturen”. Het is een kernproces binnen je bedrijf dat direct invloed heeft op je cashflow, professionaliteit en klantrelatie. Door gebruik te maken van een slim facturatie programma en een goede zakelijke rekening maak je dit proces niet alleen eenvoudiger, maar ook winstgevender.

👉 Wil jij als zzp’er of mkb’er je facturatie stroomlijnen én direct koppelen aan je uitgaven en boekhouding? Bekijk dan de tools van Qonto en ontdek hoe je vandaag nog tijd én geld kunt besparen.