Reiskostenvergoeding: dit moet je weten

Reis je met de auto, fiets of het openbaar vervoer naar je werk of klanten? Dan heb je in veel gevallen recht op een reiskostenvergoeding. In 2025 is deze regeling opnieuw relevant, zeker nu mobiliteit duurder wordt en steeds meer werkgevers flexibiliteit bieden.

Maar wanneer heb je recht op een vergoeding? Hoe bereken je het bedrag per kilometer? En wat zijn de regels voor zzp’ers, werknemers en werkgevers?

In dit artikel leggen we alles uit over de reiskostenvergoeding in 2025, inclusief handige voorbeelden en slimme tools voor je administratie.

Een reiskostenvergoeding is een financiële tegemoetkoming voor de kosten die je maakt om je te verplaatsen voor werk. Denk aan woon-werkverkeer of zakelijke ritten naar klanten of vergaderingen.

De vergoeding kan worden gegeven:

• Per kilometer (bijvoorbeeld €0,23/km)
• Op basis van OV-kosten (volledige of gedeeltelijke vergoeding van tickets)
• Via een vast maandbedrag (bijvoorbeeld bij hybride werken)

Voor werkgevers is het een manier om medewerkers te compenseren voor hun kosten, en voor zelfstandigen zijn het zakelijke kosten die fiscaal aftrekbaar zijn.

In 2025 is het maximale belastingvrije bedrag voor reiskostenvergoeding verhoogd naar €0,23 per kilometer. Dit betekent dat een werkgever dit bedrag mag vergoeden zonder dat de werknemer daar belasting over hoeft te betalen.

Voorbeeldberekening:

Stel je reist 15 km enkele reis, 5 dagen per week.

15 km x 2 (heen en terug) = 30 km per dag

30 km x 5 dagen = 150 km per week

150 km x 52 weken = 7.800 km per jaar

7.800 km x €0,23 = €1.794 belastingvrije vergoeding per jaar

Let op: dit geldt alleen als je daadwerkelijk al die dagen reist. Bij hybride werken of thuiswerken wordt dit naar rato berekend.

De vraag “wanneer krijg je reiskostenvergoeding?” is niet altijd eenvoudig te beantwoorden. Er is namelijk geen wettelijke verplichting voor werkgevers om een vergoeding te geven, tenzij dit is vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst.

Je hebt mogelijk recht op een vergoeding als:

• Je meer dan 10 kilometer enkele reis aflegt voor werk
• Je geen volledige OV-vergoeding krijgt
• Je werkgever of opdrachtgever dit expliciet aanbiedt
• Je een zakelijke rit maakt in opdracht van een klant (bijvoorbeeld als zzp’er)

Bij onduidelijkheid is het raadzaam om je arbeidsvoorwaarden of cao erop na te slaan.

Er zijn verschillende manieren om je reiskostenvergoeding te berekenen:

Voor wie reist met eigen vervoer. Je vermenigvuldigt het aantal kilometers met het vastgestelde tarief.

Op basis van werkelijke kosten. Je werkgever vergoedt je treinkaartjes of OV-abonnement.

Bij een vaste werkweek (bijvoorbeeld 4 dagen op kantoor), kan een werkgever een forfaitair bedrag geven. Dit moet dan wel in verhouding staan tot de werkelijk gemaakte kilometers.

Slimme tip: met een tool als Qonto kostenbeheer kun je deze bedragen automatisch laten registreren en koppelen aan transacties.

Als zelfstandig ondernemer krijg je geen reiskostenvergoeding van een “werkgever”. Maar je kunt gemaakte reiskosten wel opvoeren als zakelijke kosten. Dit verlaagt je belastbare winst.

Welke kosten kun je aftrekken?

• Kilometers met eigen auto: €0,23/km
• Treinkaartjes en bustickets
• Parkeerkosten
• Tol en veerponten
• Deelvervoer (fiets, scooter, auto)

Let op: je mag alleen het zakelijke deel opvoeren. Combineer je een rit met privézaken? Dan mag je alleen de zakelijke kilometers boeken.

Als werkgever kun je medewerkers belastingvrij reiskosten vergoeden tot €0,23/km. Alles daarboven wordt gezien als loon, waarover je loonbelasting en premies moet afdragen.

Praktisch:

• Bied de vergoeding aan via de loonadministratie
• Leg afspraken vast in het arbeidscontract of personeelshandboek
• Werk met digitale declaratieformulieren of automatische tools (zoals Qonto)

Goed om te weten: in sommige cao’s is een hogere vergoeding toegestaan, mits je het meerdere verrekent via de werkkostenregeling (WKR).

In 2025 zijn de manieren waarop we reizen voor werk sterk veranderd. Veel medewerkers combineren thuiswerken met reizen naar kantoor, klantbezoeken of coworking spaces. Dit vraagt om flexibelere oplossingen voor reiskosten vergoeden.

Steeds meer werkgevers stappen daarom over op:

• Dagdelenvergoeding: een vaste vergoeding per dag op locatie
• Mobiliteitsbudgetten: waarbij de werknemer zelf bepaalt of hij reist met de auto, trein of deelscooter
• Vergoedingen op declaratiebasis, gekoppeld aan daadwerkelijk gemaakte kosten

Voor al deze scenario’s is een duidelijke, digitale administratie cruciaal. Als werkgever wil je niet eindeloos bonnetjes uitpluizen of e-mails handmatig verwerken. En als medewerker wil je snel en correct je kosten kunnen terugvragen.

Met Qonto verwerk je alle vormen van mobiliteitskosten eenvoudig in één platform:

• Medewerkers maken een foto van hun bon of vervoersbewijs
• De kosten worden automatisch gekoppeld aan het juiste project of team
• Je keurt uitgaven goed met één klik — overzichtelijk, veilig en compliant

Zo maak je het regelen van reiskostenvergoedingen in 2025 makkelijker, zowel voor jezelf als voor je team. En voorkom je frustratie én fouten in de administratie.

Sinds hybride werken de norm is geworden, zijn veel organisaties afgestapt van standaard vaste vergoedingen. 

In plaats daarvan:

• Wordt er gewerkt met een dagvergoeding voor dagen op kantoor
• Of moeten medewerkers hun reisdagen declareren

Zorg in elk geval voor transparantie: medewerkers moeten weten wanneer en hoeveel ze kunnen declareren. Met tools als Qonto kun je uitgaven en ritten per medewerker makkelijk volgen en goedkeuren.

Voor zowel zelfstandigen als werkgevers is het bijhouden van reiskosten vaak een administratief gedoe. Gelukkig zijn er oplossingen:

• Gebruik één zakelijke rekening voor alle mobiliteitskosten
• Werk met zakelijke kaarten voor medewerkers
• Koppel bonnen aan transacties met een app
• Kies voor automatische kostenrapporten, zoals via Qonto

Zo hou je niet alleen overzicht, maar voldoe je ook aan de eisen van de Belastingdienst.