Een factuur maken: zo doe je dat als zzp’er

Een factuur maken is voor elke ondernemer essentieel — of je nu net begint als zzp’er of al jaren je eigen bedrijf runt. Zonder correcte facturatie krijg je geen betaald, loop je risico op fouten en mis je het overzicht in je administratie.

In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe je een factuur maakt, welke gegevens verplicht zijn, hoe je een factuur gratis kunt maken, en welke tools je helpen om het sneller én professioneler aan te pakken. Of je nu wil weten hoe je een factuur maakt als zzp’er, of op zoek bent naar de beste manier om online facturen te maken: je zit hier goed.

Een factuur is niet zomaar een betalingsverzoek. Het is een officieel document dat voldoet aan wettelijke eisen. Als ondernemer ben je verplicht een correcte factuur op te stellen voor je diensten of producten. Een foutieve factuur kan leiden tot vertraging in de betaling, of zelfs problemen bij de belastingdienst.

Voor zzp’ers is dit extra belangrijk: je wilt overzicht, betrouwbaarheid en vooral: op tijd betaald worden. Met een duidelijke factuur vergroot je de kans op een snelle betaling aanzienlijk.

Een correcte factuur bevat altijd je bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer, samen met de naam en het adres van je klant. Daarnaast moet elk document een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben, evenals de factuurdatum. Vervolgens geef je een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, inclusief het bedrag exclusief btw. Ook het btw-percentage en het bijbehorende btw-bedrag moeten worden vermeld, net als het totaalbedrag inclusief btw. Vergeet daarbij niet je eigen btw-nummer op te nemen en de afgesproken betalingstermijn duidelijk te vermelden. Werk je voor klanten binnen de EU? Dan moet je ook je btw-verleggingsclausule of intracommunautaire levering vermelden als dat van toepassing is.

Een factuur maken als zzp’er werkt in de basis hetzelfde als voor grotere bedrijven, maar met een paar belangrijke nuances:

• Je hebt meestal geen personeelsnummer of afdelingen
• Je administratie houd je vaak zelf bij
• Betalingen verlopen meestal direct naar je zzp zakelijke rekening

Daarom kiezen veel zelfstandigen voor een slimme facturatie-oplossing waarin je gemakkelijk sjablonen maakt, automatische nummering toepast en snel verzendt.

Qonto biedt een geïntegreerde facturatietool voor zzp'ers waarmee je professioneel factureert en alles koppelt aan je betaalrekening.

De meeste beginnende ondernemers starten met facturen in Excel of Word. Je maakt dan een sjabloon aan en vult de gegevens handmatig in.

• Je kan gratis facturen maken
• Je hebt volledige controle
• Je kan ze snel bewerken

• Veel handwerk
• Geen automatische nummering of herinneringen
• Foutgevoelig

Wil je facturen maken als zzp’er zonder gedoe, dan is het verstandiger om over te stappen op een facturatieprogramma.

Een factuur gratis maken is tegenwoordig eenvoudiger dan ooit. Er zijn diverse tools waarmee je zonder kosten professionele facturen kunt versturen. 

Denk aan:

• Qonto: integreer facturatie met je zakelijke rekening
• MoneyMonk: gericht op dienstverlenende zzp’ers
• FactuurSturen.nl: gratis tot 3 klanten
• e-Boekhouden.nl: 15 maanden gratis voor starters
• Rompslomp: eenvoudig en gebruiksvriendelijk

Let op: gratis tools zijn vaak beperkt in functionaliteit. Je kunt bijvoorbeeld geen herinneringen sturen of btw automatisch berekenen.

Bij Qonto is de facturatietool inbegrepen bij je zakelijke pakket, zonder extra kosten.

Wil je liever geen losse bestanden beheren of facturen handmatig via Excel versturen? Dan is een online factuur maken een efficiënte en veilige oplossing. Je hebt altijd en overal toegang tot je documenten via de cloud, zonder het risico dat je iets kwijtraakt. Dankzij automatische back-ups hoef je je geen zorgen te maken over dataverlies. Bovendien versnellen ingebouwde betaallinks het betaalproces, terwijl je realtime inzicht krijgt in openstaande facturen. Tot slot verklein je de kans op fouten aanzienlijk, omdat veel gegevens automatisch worden ingevuld en verwerkt. Met de facturatie-oplossing van Qonto maak je in 3 klikken een factuur, stuur je ‘m per mail en volg je betalingen automatisch op.

Voor de zelfstandige ondernemer, hier een snelle checklist om een correcte zzp factuur te maken:

• Factuurnummer logisch en oplopend
• Eigen en klantgegevens correct ingevuld
• Heldere omschrijving van de dienst
• Bedragen en btw juist berekend
• Vaste betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen)
• IBAN en btw-nummer toegevoegd

Werk je met uurtarieven? Vermeld dan ook het aantal gewerkte uren en het tarief per uur.

Een professionele factuur is meer dan alleen een nette opmaak. Let op:

• Gebruik je eigen logo of branding
• Vermeld je contactgegevens duidelijk
• Voeg een beleefde boodschap toe (“Bedankt voor uw opdracht”)
• Voeg een iDEAL-betaallink of QR-code toe

Professioneel ogende facturen zorgen voor vertrouwen bij je klanten en vergroten de kans op een snelle betaling.

Bij Qonto maak je binnen één omgeving:

• Facturen
• Betaalverzoeken
• Realtime uitgavenrapporten

En dat alles gekoppeld aan je zakelijke rekening, zonder tussenkomst van andere software. Je kunt ook direct offertes of inkoopfacturen aanmaken, en je factuurstatus bijhouden (betaald / openstaand).

Een factuur maken lijkt eenvoudig, maar er komt veel bij kijken: van wettelijke vereisten tot professionele opmaak. Gelukkig zijn er steeds meer slimme oplossingen om je facturatieproces te versnellen.

Wil je professioneel factureren zonder extra kosten? Dan biedt Qonto je de ideale combinatie van zakelijke rekening, boekhoudkoppeling en gratis facturatie­software. Zo hou je alles op één plek — overzichtelijk, veilig en compliant.

👉 Ontdek de facturatietool van Qonto en maak vandaag nog je eerste professionele factuur.