Creëer en volg je offertes moeiteloos

Een offerte is een document dat dient om een verbintenis aan te geven voor het uitvoeren van een dienst of de aankoop van goederen tegen de overeengekomen prijs. Juridisch gezien is de ondertekening van een offerte vergelijkbaar met een contract tussen beide partijen.

Echter, een offerte is niet vergelijkbaar met een factuur en kan deze niet vervangen. De prijs op de uiteindelijke factuur kan in sommige gevallen hoger zijn dan die in de offerte:

1. hogere kosten voor arbeid of materialen dan in de oorspronkelijke offerte, deze uitzondering geldt vooral voor bouwbedrijven en bouwvakkers;
2. noodzaak om extra werkzaamheden uit te voeren die niet voorzien waren op het moment van het opstellen van de offerte.

Hoewel ze beide essentiële commerciële documenten zijn voor zelfstandigen, kleine en middelgrote ondernemingen, zijn offertes en facturen twee documenten die veel verschillen in vorm en inhoud. 

De timing

Het versturen van een offerte gebeurt aan het begin van een zakelijke relatie met een nieuwe klant. Dit document legt de voorwaarden voor de uitvoering van de dienst en de prijs vast. De factuur is een boekhoudkundig document dat het verkoopproces afsluit. Dit document wordt dus naar de klant gestuurd zodra de dienst is uitgevoerd of de goederen zijn geleverd.

De juridische waarde

Een offerte is gelijk aan een contract alleen als deze is ondertekend door uw klant. Dit is een van de verschillen met facturen, want een factuur is een wettig bewijs zodra deze is uitgegeven vanuit uw facturatiesoftware.

De verplichting om offertes en facturen op te stellen

In de meeste gevallen is het opstellen van een offerte niet verplicht voor zelfstandigen, kleine en middelgrote ondernemingen. 

Echter, sommige activiteiten vereisen het systematisch opstellen van een offerte:

1. werkzaamheden en reparaties;
2. diensten aan huis;
3. verhuisdiensten;
4. autoverhuurdiensten;
5. gezondheidsgerelateerde diensten.

Ook al staat je activiteit niet in de bovenstaande lijst, we raden aan om offertes door je klanten te laten ondertekenen om hun verbintenis en akkoord over de prijs en de uit te voeren dienst te formaliseren. Facturen daarentegen zijn verplichte documenten voor elke verkoop of dienstverrichting. De nummering van deze documenten

De nummering van facturen moet strikt chronologisch zijn, terwijl je volledig vrij bent in hoe je je offertes nummert.

Niets weerhoudt je ervan om handmatig een factuur te maken vanuit je factuurmodel na ondertekening van de offerte door je klant en de uitvoering van de dienst. Echter, je loopt een aanzienlijk risico op fouten.

Om tijd te besparen en handmatige invoer te vermijden, raden we aan om gebruik te maken van een facturatiesoftware waarmee je een offerte met één klik in een factuur kunt omzetten. 

Deze oplossing stelt je in staat om sneller je facturen te genereren en de betalingsvoorwaarden van je klanten te verkorten. Met andere woorden, een facturatiesoftware is een onmisbaar hulpmiddel voor een efficiënte commerciële administratie. 

Als je al een CRM gebruikt, kies dan voor een facturatiemodule die aan uw CRM kan worden gekoppeld. Dit type module vervult dezelfde functies als facturatiesoftware en stelt u in staat om je bedrijf vanuit één interface te beheren.

In deze optiek van productiviteitswinst en eenvoud om al je activiteiten te volgen, heeft Qonto een facturatiehulpmiddel ontwikkeld dat direct geïntegreerd is in je zakelijke account. 

Zo kan je :

1. offertes en facturen in enkele minuten genereren;
2. facturen in afwachting van betaling en offertes in afwachting van goedkeuring volgen;
3. herinneringen naar je klanten sturen in geval van onbetaalde facturen;
4. je facturen en banktransacties direct overzetten naar je boekhoudsoftware.

Met de komst van de elektronische factuur is het essentieel voor zelfstandigen, kleine en middelgrote ondernemingen om een facturatiesoftware aan te schaffen.

Hier zijn 3 facturatiesoftwarepakketten die elk essentiële functies bieden voor je commerciële en financiële beheer.

Henrri: de facturatiesoftware ontworpen voor kleine en middelgrote ondernemingen

Henrri is een online facturatiesoftware die gratis beschikbaar is sinds 2016. Het voldoet aan de wettelijke eisen, omdat deze software anti-fraude goedgekeurd is voor de btw.

Net als andere facturatiehulpmiddelen biedt Henrri ook functies voor:

1. het voorbereiden van je boekhouding;
2. het bestuderen van je commerciële prestaties;
3. het maken van rapportages om de best verkochte artikelen of grootste klanten te visualiseren.

Houd er echter rekening mee dat de meeste van deze functies betaald zijn. De gratis versie van de Henrri facturatiesoftware is beperkt tot het opstellen van offertes en facturen, het beheer van voorschotten en de boekhoudkundige export.

Tolteck: de offerte- en facturatiesoftware voor bouwvakkers

Tolteck is een facturatiesoftware die gespecialiseerd is voor bouwvakkers. Deze tool biedt namelijk functies die bijzonder geschikt zijn voor de bouwsector:

1. geïntegreerde bibliotheek van werken;
2. verbinding met je materiaal- en bouwleveranciers;
3. kostenraming van werkzaamheden met de Solu+ software.

Niet te vergeten de essentiële functies voor een effectieve facturatiesoftware:

1. personalisatie van commerciële documenten;
2. voorschotfactuur;
3. beheer van btw-tarieven;
4. dashboard voor het volgen van de activiteiten. De tarieven van Tolteck beginnen bij 19 €/maand exclusief btw als je een jaarabonnement afsluit en je kunt profiteren van een extra korting als je bedrijf minder dan 5 jaar oud is.

Qonto: de facturatietool geïntegreerd in je zakelijke rekening

Met de wens om je een complete beheersoplossing te bieden, heeft Qonto zijn eigen facturatiesoftware ontwikkeld waarmee je eenvoudig je offertes en facturen kunt opstellen.

Net als bij de belangrijkste tools op de markt, kan je je documenten personaliseren en je logo toevoegen om ze professioneler te maken.

Het echte voordeel van de facturatietool van Qonto is dat deze geïntegreerd is met je zakelijke rekening. Zo kan je je inkomsten en kasstromen vanuit één interface beheren.

Niet te vergeten de talrijke verbindingen met de belangrijkste tools die essentieel zijn voor het dagelijkse beheer van je bedrijf. Je kan bijvoorbeeld je boekhoudkundige en bancaire documenten exporteren naar meer dan 50 boekhoudsoftwarepakketten.