Onkostenvergoeding onbelast: hoe werkt dit?

Voor ondernemers en werkgevers is het slim inrichten van onkostenvergoedingen essentieel. Het voorkomt niet alleen verwarring bij werknemers, maar kan ook fiscaal voordelig zijn. Een veelgestelde vraag is: wat betekent onkostenvergoeding onbelast en hoe werkt dat volgens de Belastingdienst?

In dit artikel leggen we uit wat een onbelaste onkostenvergoeding is, hoe je dit toepast binnen de regels, en wat de maximale onkostenvergoeding onbelast is. Ook vertellen we hoe je dit eenvoudig kunt bijhouden en uitbetalen met moderne financiële tools zoals kostenbeheer.

Een onkostenvergoeding is een bedrag dat een werkgever of opdrachtgever uitkeert aan een werknemer of zzp’er voor gemaakte zakelijke kosten. Denk aan reiskosten, representatiekosten of kleine uitgaven zoals kantoorartikelen.

Het doel is om kosten die in opdracht van het bedrijf worden gemaakt, niet ten laste te laten komen van het privébudget van de werknemer. Een onkostenvergoeding kan bruto of netto zijn. In het laatste geval spreken we van een onkostenvergoeding onbelast.

Een onkostenvergoeding onbelast houdt in dat de werknemer geen loonbelasting betaalt over het vergoede bedrag. Dit is alleen mogelijk wanneer de vergoeding voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst.

Belangrijk is dat het gaat om werkelijke zakelijke kosten die aantoonbaar zijn. Een bonnetje of duidelijke administratie is hierbij essentieel.

Voorbeelden van onbelaste vergoedingen zijn:

• Zakelijke reiskosten met openbaar vervoer of privéauto.
• Kosten voor thuiswerken, zoals internet of koffie.
• Representatiekosten zoals lunches met klanten.

Ben je ondernemer of werkgever? Dan wil je dit goed regelen om problemen met de Belastingdienst onkostenvergoeding onbelast te voorkomen.

De Belastingdienst onkostenvergoeding onbelast stelt duidelijke regels voor het vergoeden van kosten. Deze regels zijn bedoeld om te voorkomen dat vergoedingen worden gebruikt als verkapt loon.

Binnen de werkkostenregeling (WKR) mag een werkgever bepaalde vergoedingen geven zonder dat deze belast worden. Dit betekent wel dat je moet kunnen aantonen dat het écht zakelijke uitgaven betreft. 

Zorg dus altijd voor:

• Bewijsstukken zoals facturen of bonnetjes.
• Een gestructureerde administratie.
• Een correcte koppeling van uitgaven aan werknemers of projecten.

Met een zakelijke rekening en digitale tools zoals kostenbeheer kun je dit eenvoudig automatiseren.

De regels rondom de onbelaste onkostenvergoeding blijven grotendeels hetzelfde als in voorgaande jaren, maar er zijn enkele nuances:

• De belastingvrije thuiswerkvergoeding blijft bestaan en kan per dag worden toegepast.
• Reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer kennen een vast maximum per kilometer.
• Andere vergoedingen, zoals voor werkgerelateerde kosten, vallen onder de bestaande WKR-regels.

Door slim gebruik te maken van deze mogelijkheden, kun je als werkgever kosten besparen en werknemers een aantrekkelijk pakket bieden.

Een vraag die vaak wordt gesteld, is: wat is de maximale onkostenvergoeding onbelast?

Het antwoord: dit hangt af van het type vergoeding. Zo geldt er geen vast maximum voor vergoedingen van werkelijke zakelijke kosten (zoals een hotelovernachting tijdens een zakenreis), zolang deze aantoonbaar zijn.

Voor standaardvergoedingen zoals thuiswerken of reiskosten zijn er wel maxima. Het is dus belangrijk om te kijken naar de actuele regels van de Belastingdienst en de WKR.

Sommige werkgevers kiezen voor een vaste, maandelijkse vergoeding in plaats van het declareren van losse bonnetjes. Dit kan handig zijn, maar mag alleen onbelast zijn als het bedrag redelijk is en past bij de verwachte kosten.

Voorbeeld: werk je drie dagen per week thuis, dan kun je een vaste thuiswerkvergoeding afspreken. Als dit echter ver boven de werkelijke kosten ligt, kan de Belastingdienst het zien als loon en alsnog belasten.

Voor zzp’ers en kleine ondernemers is het net zo belangrijk om een goed systeem en een goede rekening te hebben voor onkosten. Door uitgaven correct te registreren, kun je btw terugvragen en je winst verlagen voor de belastingaangifte.

Gebruik je facturatie of boekhoudsoftware? Dan kun je eenvoudig bonnetjes uploaden, koppelen aan uitgaven en je onkosten automatisch categoriseren. Dit scheelt tijd en maakt je administratie veel overzichtelijker.

1. Houd bonnetjes bij – digitaal of fysiek.
2. Maak gebruik van zakelijke betaalkaarten voor teamleden, zodat uitgaven automatisch aan de juiste medewerker worden gekoppeld.
3. Gebruik categorieën in je administratie – zo zie je in één oogopslag hoeveel je uitgeeft aan reiskosten, lunches of kantoorartikelen.
4. Controleer jaarlijks de regels van de Belastingdienst, zodat je altijd binnen de kaders blijft.

Een zakelijke rekening met geïntegreerd kostenbeheer maakt het regelen van onkosten een stuk makkelijker. 

Bij Qonto kun je bijvoorbeeld:

• Betaalkaarten toewijzen aan medewerkers met vooraf ingestelde limieten.
• Bonnetjes direct koppelen aan transacties via een foto.
• Rapportages maken om de onkosten per medewerker of project te bekijken.

Wil je meer weten over hoe een slimme zakelijke rekening kan helpen? Lees meer over zakelijke betaalkaarten.

Digitalisering maakt onkostenbeheer steeds makkelijker. Waar je vroeger stapels bonnetjes en Excel-lijsten nodig had, kun je nu alles in de cloud regelen. Onbelaste onkostenvergoedingen worden steeds beter geïntegreerd in financiële software, waardoor fouten en dubbele declaraties tot het verleden behoren.

Een onkostenvergoeding onbelast is niet alleen gunstig voor werknemers, maar ook voor werkgevers die slim met hun budget willen omgaan. Door gebruik te maken van de mogelijkheden binnen de WKR, actuele regels zoals in 2024, en slimme tools zoals Qonto, bespaar je tijd, geld en frustratie.

Wil je direct aan de slag met een eenvoudige en digitale oplossing voor jouw onkostenbeheer? Ontdek hoe Qonto je helpt met overzichtelijke betaalkaarten, realtime kostenrapportage en koppelingen met je boekhouding.