Boekhouden voor zzp: alles wat je moet weten in 2026

Als zzp'er ben je ondernemer, creatieveling, verkoper én administrateur in één. Dat laatste voelt vaak als een noodzakelijk kwaad. Toch is boekhouden voor zzp essentieel: het houdt je financiën op orde, voorkomt verrassingen bij de Belastingdienst en geeft je inzicht in de gezondheid van je onderneming.

Volgens cijfers van de Kamer van Koophandel waren er in 2024 ruim 1,3 miljoen zzp'ers actief in Nederland. Veel van hen worstelen met hun administratie: een onderzoek van ZZP Nederland toonde aan dat 42% van de zelfstandigen hun boekhouding als één van de meest tijdrovende taken ziet.

Gelukkig hoeft boekhouden voor zzp niet ingewikkeld te zijn. In dit artikel ontdek je hoe je slim je administratie regelt, welke tools je kunt gebruiken, wat een boekhouder voor zzp kost, en hoe een alles-in-één oplossing zoals Qonto je leven een stuk makkelijker maakt.

Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om je administratie bij te houden. De Belastingdienst wil precies weten hoeveel je verdient, wat je uitgeeft en hoeveel btw je moet afdragen. Zonder goede boekhouding loop je het risico op boetes, correcties of zelfs een fiscale controle.

Maar boekhouden voor zzp gaat verder dan alleen voldoen aan de wet. Het geeft je:

• Inzicht in je winst: zie direct of je onderneming gezond is
• Overzicht van je cashflow: weet wanneer je klanten moeten betalen
• Controle over je uitgaven: ontdek waar je kunt besparen
• Zekerheid bij belastingaangifte: geen stress meer in het voorjaar

Kortom: een goede boekhouding is de ruggengraat van je onderneming.

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan je administratie. Als zzp'er moet je minimaal het volgende bijhouden:

• Inkomsten: alle facturen die je verstuurt en betalingen die je ontvangt
• Uitgaven: zakelijke kosten zoals materialen, software, reiskosten en kantoorbenodigdheden
• Btw: zowel de btw die je in rekening brengt als de btw die je betaalt
• Bankafschriften: alle transacties op je zakelijke rekening
• Bonnetjes en bewijsstukken: bewaar alles digitaal of fysiek voor minimaal 7 jaar

Klinkt als veel werk? Dat hoeft niet. Met de juiste tools regel je dit grotendeels automatisch.

Veel zzp'ers vragen zich af: moet ik mijn boekhouding zelf doen of uitbesteden? Het antwoord hangt af van je situatie, budget en hoeveel tijd je wilt investeren.

Een boekhouder voor zzp rekent gemiddeld tussen de €50 en €150 per maand, afhankelijk van:

• Het aantal transacties dat je hebt
• Of je btw-plichtig bent
• Hoeveel begeleiding je nodig hebt
• Of je ook advies wilt over belastingoptimalisatie

Voor een eenmanszaak met weinig transacties betaal je vaak rond de €60 per maand. Heb je veel facturen of internationale klanten, dan kan dit oplopen tot €150 of meer.

Daarnaast rekenen veel boekhouders extra voor:

• Jaarafsluiting: €200 tot €500
• Belastingaangifte: €150 tot €400
• Adviesgesprekken: €75 tot €125 per uur

Ja, maar het kost tijd. Als je zelf je boekhouding doet, bespaar je maandelijkse kosten, maar je bent wel gemiddeld 3 tot 5 uur per maand bezig met administratie. Reken uit wat jouw uurtarief is: als je €50 per uur rekent, ben je al snel €150 tot €250 kwijt aan je eigen tijd.

Gelukkig zijn er tegenwoordig slimme tools die het werk flink verlichten.

Steeds meer zzp'ers kiezen voor online boekhouden. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en geeft je altijd en overal inzicht in je financiën. Hieronder de populairste tools in Nederland:

Al deze tools bieden basisfunctionaliteiten zoals facturen maken, uitgaven bijhouden en btw-aangifte voorbereiden. Maar ze missen vaak één ding: een directe koppeling met je zakelijke rekening.

Stel je voor: je hebt een zakelijke rekening, maar ook direct toegang tot slimme boekhoudtools. Geen gedoe meer met losse programma's, handmatige koppelingen of dubbel werk. Dat is precies wat Qonto biedt.

Qonto is meer dan alleen een zakelijke rekening. Het is een compleet platform voor zzp'ers en kleine ondernemers, met ingebouwde functionaliteiten die je administratie automatiseren:

• Automatische transactie-import: elke betaling wordt direct gekoppeld aan je boekhouding
• Bonnetjes scannen en matchen: maak een foto van je bon, en Qonto koppelt deze automatisch aan de juiste transactie
• Facturen maken en versturen: rechtstreeks vanuit je account, zonder extra software
• Integraties met boekhoudprogramma's: koppel Qonto aan Moneybird, Exact, Yuki of SnelStart
• Real-time inzicht: zie direct je cashflow, openstaande facturen en uitgaven

Volgens onderzoek van Qonto besparen gebruikers gemiddeld 70% van hun administratietijd door deze geïntegreerde aanpak. Dat betekent meer tijd voor je klanten, projecten en groei.

Qonto maakt boekhouden voor zzp zo simpel mogelijk. Zo werkt het:

1. Open een zakelijke rekening: binnen 10 minuten online geregeld
2. Gebruik je Qonto-kaart voor zakelijke uitgaven: elke transactie wordt automatisch geregistreerd
3. Scan je bonnetjes: direct via de app, en koppel ze aan de juiste uitgave
4. Maak en verstuur facturen: rechtstreeks vanuit je Qonto-omgeving
5. Koppel je boekhoudprogramma: alle data synchroniseert automatisch
6. Doe je btw-aangifte: met alle gegevens netjes op een rijtje

Geen gedoe, geen dubbel werk. Alles op één plek.

Ook als je de juiste tools hebt, is het slim om een paar gewoontes aan te leren die je administratie nóg soepeler laten verlopen:

Gebruik nooit je privérekening voor zakelijke uitgaven. Open een aparte zakelijke rekening en betaal alles via die rekening. Zo voorkom je verwarring en blijft je boekhouding helder.

Wacht niet tot het einde van de maand. Scan je bonnetjes direct na aankoop en match ze aan je transacties. Dit voorkomt dat je iets vergeet of kwijtraakt.

Reserveer bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag een uurtje voor je boekhouding. Zo blijf je bij en voorkom je een administratieve achterstand.

Zet automatische koppelingen op tussen je bank en boekhoudprogramma. Zo synchroniseren alle transacties vanzelf en hoef je niets handmatig over te typen.

Papieren bonnetjes raken makkelijk zoek. Scan alles en sla het op in de cloud. Zo heb je altijd en overal toegang tot je administratie.

Zelfs met de beste tools maken veel zzp'ers nog steeds fouten in hun boekhouding. Dit zijn de meest voorkomende:

• Privé en zakelijk door elkaar gebruiken: dit maakt je administratie rommelig en kan leiden tot problemen met de Belastingdienst
• Bonnetjes niet bewaren: zonder bewijs kun je kosten niet aftrekken
• Te laat beginnen met bijhouden: een achterstand van maanden inhalen is een nachtmerrie
• Geen back-ups maken: als je computer crasht, ben je alles kwijt
• Btw vergeten door te berekenen: dit kan je duur komen te staan bij controle

Met een geïntegreerde oplossing zoals Qonto voorkom je veel van deze fouten automatisch. Transacties worden direct geregistreerd, bonnetjes worden gekoppeld, en je hebt altijd een back-up in de cloud.