Btw-aangifte voor ondernemers: wat, wanneer en hoe?

Als ondernemer in Nederland kun je er niet omheen: de btw-aangifte doen is een vast onderdeel van je administratie. Of je nu net gestart bent als zzp’er of al jaren een mkb-bedrijf runt, de Belastingdienst verwacht op tijd en correct ingevulde aangiften.

Maar wat houdt die aangifte precies in? Wanneer moet je btw-aangifte doen? En hoe kun je dit zo makkelijk mogelijk regelen, zonder fouten of stress?

In dit artikel leggen we uit hoe de btw-aangifte voor ondernemers werkt, hoe vaak je dit moet doen, en wat de slimste manieren zijn om je btw-aangifte te automatiseren.

De btw-aangifte (omzetbelasting) is de manier waarop je aan de Belastingdienst doorgeeft hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je hebt betaald aan leveranciers. Het verschil tussen deze twee draag je af óf krijg je terug.

Als je diensten of producten levert die belast zijn met btw, ben je verplicht om hierover aangifte te doen. Dit geldt voor de meeste ondernemers, ook voor zzp’ers.

Zowel zzp btw-aangifte als die voor grotere ondernemingen verloopt via hetzelfde digitale portaal van de Belastingdienst of via een gekoppelde boekhoudtool.

De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Dit heet de kwartaal btw-aangifte en is het meest voorkomende ritme in Nederland.

Voor het derde kwartaal van 2025 (juli t/m september) geldt:

De btw-aangifte moet binnen zijn vóór 31 oktober 2025.

Andere aangifteperiodes:

• 1e kwartaal: januari t/m maart – vóór 30 april
• 2e kwartaal: april t/m juni – vóór 31 juli
• 4e kwartaal: oktober t/m december – vóór 31 januari

In sommige gevallen doe je maandelijks of jaarlijks aangifte, afhankelijk van je omzet. Twijfel je over jouw situatie? Controleer je indeling via het ondernemersportaal van de Belastingdienst.

Veel zelfstandigen zoeken op wanneer btw aangifte – en terecht. Te laat aangifte doen kan leiden tot boetes of rente. Een simpele kalenderherinnering of een boekhoudtool met automatische notificaties voorkomt dat probleem.

De btw-aangifte ondernemers begint met een overzicht van je inkomsten en uitgaven. Je hebt deze gegevens nodig:

• Je omzet, uitgesplitst per btw-tarief
• Het btw-bedrag dat je hebt ontvangen
• Het btw-bedrag dat je hebt betaald aan leveranciers (aftrekbare voorbelasting)
• Eventuele correcties of privégebruik

Je vult deze gegevens in via het online portaal van de Belastingdienst, of – veel sneller – via een gekoppeld boekhoudpakket. Steeds meer ondernemers kiezen voor automatisering om fouten te voorkomen en tijd te besparen. Een goede boekhouding begint met een goede facturatie. Wil je meer weten over efficiënte facturatie? Neem een kijkje op dit blog-artikel.

De btw-aangifte zzp werkt inhoudelijk hetzelfde als bij grotere ondernemingen, maar heeft wel wat aandachtspunten:

• Houd zakelijke en privé-uitgaven strikt gescheiden.
• Vergeet de kleineondernemersregeling (KOR) niet als je weinig omzet draait.
• Bewaar bonnetjes digitaal of via een app, zodat je ze niet kwijtraakt.

Als zzp’er kun je ook btw terugvragen over zakelijke kosten, zelfs als je die privé hebt voorgeschoten. Zorg dus voor een waterdichte administratie, liefst gekoppeld aan je zakelijke rekening.

Soms lukt het gewoon niet om op tijd te zijn. In dat geval kun je uitstel btw-aangifte aanvragen bij de Belastingdienst. Dit moet je wel tijdig doen en schriftelijk onderbouwen. Let op: uitstel betekent niet dat je automatisch ook uitstel krijgt voor de betaling. Rente of een boete kan alsnog volgen, dus probeer vertraging te vermijden. Leer hier hoe je de beste alles-in-één rekening vindt voor zzp'ers.

Na het indienen van je aangifte zie je direct hoeveel je moet betalen óf terugkrijgt. Het bedrag moet uiterlijk op dezelfde deadline op de rekening van de Belastingdienst staan – in het geval van het derde kwartaal 2025 dus op 31 oktober 2025.

Te laat betalen betekent in veel gevallen belastingrente. Automatiseer je betalingen waar mogelijk om dit te voorkomen.

Wil je nooit meer stress over je btw-aangifte? Steeds meer ondernemers kiezen voor slimme tools die facturen automatisch verwerken, btw-rapporten opstellen én integreren met je zakelijke rekening.

Bijvoorbeeld: je ontvangt een factuur, je maakt een foto met je app, en het systeem herkent het btw-bedrag en koppelt het aan je kwartaalrapport. Met één klik is je aangifte klaar.

Als je met Qonto werkt, kun je zelfs direct je facturen koppelen aan uitgaven en je administratie real-time up-to-date houden.

• Je voorkomt boetes en naheffingen.
• Je behoudt overzicht op je cashflow.
• Je administratie blijft up-to-date en controleerbaar.
• Je houdt meer tijd over voor je eigenlijke werk als ondernemer.

Of je nu per kwartaal, maand of jaar werkt: een geautomatiseerd systeem zorgt ervoor dat je altijd grip houdt op je btw-verplichtingen.

1. Zet de deadlines voor alle vier de kwartalen in je agenda.
2. Gebruik een zakelijke rekening om privé en zakelijk te scheiden.
3. Scan bonnen en facturen meteen in via een app.
4. Controleer voor verzending of je alles juist hebt ingevuld.
5. Laat een boekhouder meekijken als je twijfelt over iets.

De Belastingdienst digitaliseert steeds verder, en dat betekent dat fouten in aangiftes steeds sneller worden opgemerkt. Ook controles vinden vaker geautomatiseerd plaats.

Voor ondernemers is het dus zaak om hun administratie zo slim mogelijk in te richten. Tools die btw automatisch berekenen en koppelen aan betalingen, zullen de norm worden.

Ben je nog afhankelijk van Excel-sheets en handmatige overzichten? Dan is dit het moment om de overstap te maken.

De deadline voor de btw-aangifte Q3 2025 komt eraan: je moet vóór 31 oktober 2025 je aangifte indienen én betalen. Wacht niet tot het laatste moment, maar zorg voor een systeem dat je werk uit handen neemt.

Wil je het jezelf nog makkelijker maken? Met Qonto krijg je een zakelijke rekening mét geïntegreerde tools voor uitgavenbeheer en facturatie – ideaal om je btw-administratie moeiteloos bij te houden.

Open een zakelijke rekening bij Qonto en maak btw-aangifte simpeler dan ooit.