Reiskosten per km: wat is een eerlijke vergoeding in 2025?

Of je nu iedere dag onderweg bent naar klanten of slechts af en toe een rit maakt naar een externe vergadering: zakelijke reiskosten lopen al snel op. Voor ondernemers en zzp’ers is de vraag vaak: hoeveel reiskosten per km mag ik eigenlijk rekenen? En hoe verwerk ik dat correct in mijn administratie zonder gedoe of fouten?

In dit artikel lees je alles over de reiskostenvergoeding per km, hoe je deze berekent, wat de regels van de Belastingdienst zijn en hoe je met slimme tools je administratie een stuk eenvoudiger maakt.

Met reiskosten per km bedoelen we de vergoeding die je ontvangt of doorbelast voor zakelijke kilometers. Het gaat hierbij niet alleen om het rijden met de auto, maar ook om reizen met de fiets, scooter of zelfs te voet. In alle gevallen geldt een vast bedrag per kilometer dat je kunt declareren of vergoeden.

Voor ondernemers is dit een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Je wilt immers geen geld laten liggen, maar ook niet het risico lopen op een foutieve aangifte. Een sluitende administratie van je ritten en declaraties is daarom essentieel.

De overheid bepaalt jaarlijks hoeveel reiskostenvergoeding per km je belastingvrij mag ontvangen of uitkeren. Voor 2025 is dit bedrag vastgesteld op €0,23 per km.

Dit bedrag geldt voor alle vervoermiddelen. Of je nu met de auto rijdt, op de fiets stapt of de kilometers te voet aflegt: je mag tot dit maximum belastingvrij vergoeden of declareren.

Veel ondernemers zoeken specifiek naar hoeveel reiskosten per km of hoeveel cent per km reiskosten. Het antwoord is dus simpel: in 2025 is het 23 cent per kilometer.

Gebruik je je auto voor zakelijke ritten? Dan mag je per kilometer een vergoeding rekenen van €0,23. Dit bedrag is bedoeld als compensatie voor brandstof, onderhoud, verzekeringen en afschrijving.

In de praktijk liggen de werkelijke gemiddelde reiskosten per km voor een auto vaak hoger – soms wel €0,35 tot €0,50 per kilometer, afhankelijk van brandstofprijzen en onderhoud. Het officiële tarief dekt dus niet altijd alle kosten, maar biedt wel een eerlijke basis voor fiscale verwerking.

Als zzp’er kun je dit bedrag opvoeren in je administratie en zo je winst drukken, waardoor je minder belasting betaalt. Werk je met klanten? Dan kun je de vergoeding doorbelasten door het als aparte post op je factuur te vermelden. Leer hier meer over hoe je reiskosten kan declareren.

Het officiële tarief van €0,23 per km is een maximum belastingvrije vergoeding. Maar hoe verhoudt dit zich tot de realiteit?

Onderzoeken laten zien dat de gemiddelde reiskosten per km met de auto vaak hoger zijn. Brandstofprijzen variëren, onderhoudskosten lopen op en ook zaken als wegenbelasting en verzekering spelen een rol. Voor een zuinige auto kan het rond de €0,30 liggen, terwijl grotere of minder efficiënte auto’s richting €0,50 per km kunnen gaan.

Dat verschil betaal je als ondernemer vaak zelf, tenzij je met een opdrachtgever een hogere vergoeding afspreekt. Houd er dus rekening mee dat €0,23 een fiscaal tarief is, en niet per se je werkelijke kostprijs.

Als ondernemer of zzp’er mag je de gemaakte kilometers opvoeren als zakelijke kosten. Dat doe je door een duidelijke rittenadministratie bij te houden. 

Belangrijk:

• Noteer datum, begin- en eindpunt, bestemming en aantal kilometers.
• Sla bonnetjes van brandstof of parkeren op.
• Zorg dat je administratie sluitend en controleerbaar is.

Met een zakelijke rekening en geïntegreerd kostenbeheer wordt dit een stuk eenvoudiger. Je koppelt declaraties direct aan transacties en voorkomt dat je bonnetjes kwijtraakt.

Ben je werkgever? Dan mag je je medewerkers belastingvrij €0,23 per km vergoeden voor zakelijke reizen. Alles wat daarboven wordt betaald, ziet de Belastingdienst als belastbaar loon.

Ben je zelfstandig ondernemer? Dan declareer je de kilometers bij je eigen bedrijf. De vergoeding verlaagt je winst en dus je belastingdruk. Het is dus fiscaal slim om zakelijke ritten netjes bij te houden en te verwerken. Leer hier meer over reiskosten en btw.

Voor veel zzp’ers en freelancers is het gebruikelijk om reiskosten apart door te belasten aan klanten. Je kunt dat doen door een aparte regel op je factuur te zetten, bijvoorbeeld: “Reiskostenvergoeding 100 km x €0,23 = €23,00”.

Gebruik je een facturatietool zoals facturatie met Qonto? Dan kun je eenvoudig reiskosten toevoegen aan je factuur en wordt alles automatisch meegenomen in je administratie. Zo heb je geen losse berekeningen meer nodig en staat het meteen correct geboekt.

Handmatig kilometers noteren en bonnetjes verzamelen kost tijd en geeft ruimte voor fouten. Gelukkig zijn er slimme manieren om dit proces te automatiseren:

• Kilometerregistratie-apps die ritten automatisch bijhouden via GPS.
• Integraties met je zakelijke rekening om uitgaven direct te koppelen.
• Tools die reiskosten automatisch meenemen in je kwartaalrapportage.

Met Qonto kun je facturen en declaraties direct koppelen aan je betalingen. Zo wordt je administratie real-time bijgewerkt en heb je altijd inzicht in je zakelijke reiskosten.

Wil je je reiskostenvergoeding per km zonder gedoe regelen? Houd dan rekening met deze tips:

• Zet een vast tarief van €0,23 per km in je administratie.
• Houd een sluitende rittenadministratie bij.
• Spreek met opdrachtgevers duidelijk af of reiskosten wel of niet vergoed worden.
• Gebruik een zakelijke rekening om privé en zakelijk gescheiden te houden.
• Automatiseer je administratie zoveel mogelijk, zodat je geen tijd verliest.

De reiskostenvergoeding per km is voor ondernemers een belangrijke manier om zakelijke ritten correct te verwerken. Voor 2025 geldt een maximum belastingvrije vergoeding van €0,23 per kilometer. Houd er rekening mee dat je werkelijke kosten hoger kunnen liggen, maar dat dit bedrag fiscaal gezien de standaard is.

Door je reiskosten slim te registreren, te automatiseren en direct te koppelen aan je zakelijke administratie, bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Wil jij je reiskosten zonder gedoe verwerken en direct koppelen aan je facturatie en uitgaven? Open een zakelijke rekening bij Qonto en maak je administratie net zo efficiënt als je ritten.