Gestisci le note spese in modo chiaro ed efficiente

La nota spese aziendale è un documento che permette al dipendente o al lavoratore di avere un rimborso delle spese sostenute per fini aziendali. Si tratta di somme di denaro anticipate dal dipendente soggette a rimborso spese.

Il documento viene compilato dai dipendenti e consegnato al reparto amministrativo, affinché controlli le spese sostenute e i relativi giustificativi di spesa e successivamente proceda al rimborso di quanto dovuto.

Nel documento di nota spese aziendale compilato dal collaboratore vengono in particolare inseriti:

- data e luogo;

- natura o tipologia, come ad esempio: pranzo, cena, albergo, noleggio auto, tariffe telefoniche, ecc.;

- ammontare dell’importo;

- imposta di bollo ed eventuali annotazioni extra.

Affinché le note spese aziendali siano accettate deve ovviamente esserci un accordo preventivo tra le parti circa le modalità di gestione delle spese aziendali.

Le note spese, che possono anche essere in formato elettronico (anche dette note spese dematerializzate, riguardano principalmente i costi relativi a viaggi e trasporti, vitto e alloggio, noleggio auto collegati a trasferte aziendali, ma non solo.

Grazie alla dematerializzazione, gestire le note spese aziendali è divenuto molto più semplice ed efficiente. Il processo per una corretta gestione e conservazione delle note spese è il seguente:

1. Digitalizzazione del giustificativo: in questa prima fase avviene l’acquisizione del giustificativo. Il dipendente fotografa il documento con il suo smartphone, in modo che i dati al suo interno risultino chiari e leggibili. Il documento deve essere importato in un’applicazione idonea all’acquisizione, che lo renda, come previsto per legge, immodificabile. Una volta che l’immagine è stata acquisita con successo si può procedere alla compilazione del documento in ogni sua parte.

2. Creazione della nota spese: una volta importato il giustificativo nel software per la gestione delle note spese il dipendente può procedere a compilare i campi richiesti, spesso compilati in automatico dall’app, e dunque procedere all’invio al reparto amministrativo dell’azienda per i dovuti controlli.

3. Controllo e approvazione: l’ultimo passaggio consiste alla verifica dei dati riportati e, laddove vi sia riscontro positivo, all’emissione di una nota di pagamento a favore del dipendente. I file continueranno a essere conservati in modo idoneo dall’azienda per eventuali controlli.

Da un punto di vista economico le spese aziendali sostenute dai dipendenti incidono sul bilancio della società. La giusta contabilizzazione delle note spese consente il corretto calcolo dell’IVA da comunicare in sede di dichiarazione per poterla dedurre dal proprio imponibile.

Il piano dei conti aziendale deve essere redatto tenendo conto di queste spese, poiché riguardano anche salari e stipendi. Al fine di avere una rilevazione contabile ben strutturata anche per le spese di trasferta, è utile utilizzare una classificazione delle note spese che tenga conto delle spese deducibili da un punto di vista fiscale.

Le spese aziendali deducibili sono relative ad alloggio (hotel e strutture in generale), vitto (bar, ristoranti, ma non spese di rappresentanza), varie (telefono, lavanderia), rimborsi chilometrici (per l’utilizzo dell’auto privata del dipendente), biglietti di viaggio e trasporto (treni, aerei, bus, traghetti, taxi, mezzi urbani, parcheggi e pedaggi). Queste andrebbero organizzate seguendo una linea ben definita al fine di avere sempre chiare le uscite sostenute e soprattutto la modalità di rimborso selezionata e concordata con il dipendente.

Solitamente è il reparto contabile che si occupa della gestione. Tuttavia oggi gli strumenti per la gestione dematerializzata delle ricevute e delle note spese permettono di affidarsi anche a sistemi esterni all'azienda. In questo modo si snellisce e ottimizza il lavoro, alleggerendo anche l’impiego di risorse dedicate.

Utilizzare Qonto per semplificare la gestione delle note spese ha diversi vantaggi.

Archivi digitalmente e in tempo reale i giustificativi di spesa: i tuoi dipendenti possono caricare, subito dopo una spesa, il giustificativo di spesa (scontrino, ricevuta o fattura) direttamente nell’app Qonto. Basta una foto e i documenti vengono conservati a norma di legge e i dati automaticamente estrapolati grazie al nostro scanner in-app. Inoltre, a ogni spesa è possibile aggiungere una nota personale, visibile agli utenti che gestiscono le note spese dell’azienda.

Monitori le spese e effettui analisi entrate e uscite: l'app di Qonto ti permette di monitorare e tenere sotto controllo in tempo reale tutte le spese effettuate. Il risultato è lo snellimento delle procedure interne e del tempo necessario per la gestione contabile. L'auto-categorizzazione delle transazioni in entrata e in uscita aiuta a capire in uno sguardo l’andamento del flusso di cassa e i principali costi aziendali.

Risparmi tempo nella gestione dei pagamenti quotidiani mantenendo il massimo controllo sulle spese: con Qonto hai carte di debito Mastercard per le spese aziendali tue e dei tuoi collaboratori, adatte sia ai pagamenti nei negozi sia ai pagamenti online. Per ogni transazione puoi allegare la foto del giustificativo di spesa. Per ogni carta puoi impostare permessi e limiti di spesa e puoi monitorare in tempo reale ogni movimento.