Imposta di bollo nota spese dipendenti: di cosa si tratta?

Comunemente detta marca da bollo, l'imposta di bollo è nel nostro sistema fiscale un'imposta o una tassa indiretta applicata alla produzione di una serie di documenti, atti o registri. Per pagare l'imposta di bollo ci sono due modalità: tramite un intermediario convenzionato - come i rivenditori di valori bollati - oppure in modo virtuale direttamente tramite l'Agenzia delle Entrate o tramite versamento su conto corrente postale.

Per quanto riguarda la l'imposta di bollo su nota spese, si tratta di una minuzia o di una specificità in molti casi obbligatoria. È importante quindi conoscere tutti i dettagli per evitare errori o dimenticanze: la gestione delle note spese aziendali può infatti rivelarsi complicata e tediosa!

A livello legislativo, la normativa di riferimento prevede che nella nota spese sia applicata una marca da bollo da 1,81 euro. Questa imposta è però obbligatoria solo quando la somma degli importi rimborsati o da rimborsare supera i 77,64 euro. Occorre inoltre prestare attenzione anche alla data di emissione della marca da bollo.

Ma cos'è una nota spese e a cosa serve? La nota spese è un documento che giustifica i costi sostenute da un lavoratore dipendente affinché quest'ultimo possa richiedere e ottenere un rimborso: si tratta di una vera e propria dichiarazione fiscale. Un rimborso non può essere richiesto senza nota spese e giustificativi, a meno che non si tratti di un rimborso forfettario. Pur essendo un documento semplice, la sua compilazione richiede attenzione. Come già accennato, si tratta infatti di un vero e proprio documento fiscale per il quale è spesso indispensabile anche pagare l'imposta da bollo. L'azienda solitamente fornisce un modello di riferimento da compilare, valido per tutti i dipendenti dell'impresa o della società. Qualora non ci fosse modello unico aziendale, è possibile trovare online dei modelli a cui far riferimento: si tratta di documenti Excel o Word. All'interno della nota spese occorre inserire tutti i dettagli riguardanti le spese effettuate, gli importi, il luogo e la data. I rimborsi che un lavoratore può richiedere sono sintetizzabili in tre tipologie: rimborso analitico, rimborso forfettario e rimborso misto. La nota spese è indispensabile per tutti i rimborsi, tranne che per il forfettario. Quest'ultimo è infatti un vero e proprio rimborso spese non documentato: si tratta di una vera e propria indennità forfettaria, un importo stabilito a priori per il quale non è indispensabile conoscere l'importo effettivo speso. La nota spese è una particolare procedura importante ai fini fiscali.

La compilazione di una nota spese è una procedura che deve essere effettuata con accuratezza e precisione affinché si ottenga il rimborso delle spese sostenute. La sua compilazione non ha alcun costo, a patto che non sia necessario pagare l'imposta di bollo. Nella compilazione della nota spese, i dipendenti devono fare attenzione e far sì che siano presenti le informazioni opportune. Il documento deve contenere:

• data e luogo della spesa o della trasferta (in caso di spese legate ad un viaggio lavorativo)
• dati aziendali: ragione sociale
• elenco spese sostenute (come le spese di vitto e alloggio)
• allegati/documentazione (come una fattura, una ricevuta fiscale, ecc.)

Gli allegati sono tutti quei giustificativi di spesa necessari a dimostrare le spese che il lavoratore ha anticipato e di cui richiede di essere rimborsato. Tali giustificativi possono ad esempio essere fatture relative al noleggio di veicoli, ricevute fiscali di vitto, bollette, prenotazione di un alloggio e molte altre spese. Qualora invece il dipendente utilizzasse un veicolo personale, occorre far riferimento al rimborso chilometrico e alla relativa tabella ACI. Se viene meno una delle informazioni appena elencate, il datore di lavoro può scegliere di negare l'autorizzazione al rimborso.

I giustificativi (come, appunto, una ricevuta fiscale) sono anche importanti per l'azienda, la quale potrebbe essere chiamata da terzi a giustificare determinate transazioni. Proprio per questo, è sempre opportuno conservare le note spese e i giustificativi: si tratta di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere autentici, immodificabili ed integri al momento di un eventuale controllo. Inoltre, non bisogna dimenticare di aggiungere le imposte di bollo qualora fosse necessario (non è necessario per importi fino a 77,64 euro).

Con Qonto puoi dematerializzare le note spese ed evitare le richieste di rimborso grazie a carte di debito nominative e alla possibilità di allegare in tempo reale i giustificativi ad ogni transazione direttamente da app. Questo consente di risparmiare tempo prezioso e di tenere sotto controllo facilmente le spese effettuate dai dipendendenti. Qonto semplifica la quotidianità di PMI e professionisti, garantendo sempre flessibilità: il titolare del conto può infatti impostare i limiti di spesa di ogni dipendente. Inoltre, poiché è sempre importante conservare gli originali cartacei di ogni nota spesa e di ogni giustificativo, con Qonto hai la possibilità di non perdere i dati digitalizzando i giustificativi.

Come già accennato, la compilazione di una nota spesa è obbligatoria quando un dipendente vuole richiedere il rimborso di una somma di denaro anticipata per motivi di lavoro - ad esempio per una trasferta, per spese di vitto , alloggio, per il trasporto, ecc. con metodo analitico o con metodo misto. Il rimborso può essere sia di tipo analitico (ovverosia a piè di lista), oppure di tipo misto. Un rimborso spese può essere richiesto anche da un professionista titolare di partita IVA ad un committente, per ottenere la restituzioni di alcuni importi anticipati. Solitamente le imprese hanno dei moduli da compilare: qualora non fossero disponibili, è possibile creare un file Excel o Word e compilarlo interamente a mano. Online sono presenti numerosi modelli di note spese disponibili.

L'elenco dei rimborsi per i quali è necessario presentare una nota spese è il seguente:

• Rimborso spese analitico: anche detto a piè di lista, questo tipo di indennità comporta la restituzione totale dell'intera somma di denaro anticipata dal dipendente. Il lavoratore non riceve quindi un importo forfettario ma deve presentare giustificativi per ogni spesa sostenuta per poterne richiedere il rimborso. Il riferimento normativo spiega che questa tipologia di rimborsi spese può non concorrere a formare il reddito del dipendente.
• Rimborso spese misto: questo secondo tipo di rimborso è un'indennità che prevede in parte il rimborso analitico, cioè a piè di lista, delle spese lavorative insieme ad un rimborso forfettario. Il lavoratore riceve quindi una somma forfettaria stabilita a priori solitamente su base giornaliera, più un rimborso analitico delle spese che il lavoratore ha dovuto sostenere durante la trasferta. È quindi necessario che il lavoratore presenti i giustificativi di ogni spesa sostenuta nella nota spese.

Per capire se i rimborsi concorrono a formare i redditi dei dipendenti, se sono in capo al datore di lavoro o meno e avere certezze in merito alla deducibilità delle spese è opportuno consultare la relativa normativa.

Il rimborso spese forfettario (una tariffa scelta a priori) è l'unico rimborso spese non documentate: per ottenerlo, infatti, non bisogna presentare alcuna documentazione alle imprese ma viene dato direttamente dal datore di lavoro o all'amministratore! Il datore di lavoro decide a priori di dare una somma di denaro ai dipendenti che devono effettuare delle spese (come le spese di trasferta per incontrare un cliente, i costi di un pranzo con i clienti o l'acquisto di materiali). Si tratta di un importo stabilito in precedenza e che è valido per tutti quei soggetti ritenuti idonei. Questa indennità è solitamente valutata e calcolata tenendo conto delle spese di ogni giorno, spesso effettuando una vera e propria stima del costo giornaliero.

Tutte le spese lavorative e professionali possono essere rimborsate, a patto che ci sia un accordo tra datore di lavoro dell'impresa e dipendente. Solitamente un lavoratore si trova a dover anticipare gli acquisti di materiali, le spese di vitto o di alloggio o il noleggio di un veicolo. I rimborsi avvengono soprattutto quando un dipendente si trova a dover viaggiare molto per motivi di lavoro e a dover effettuare trasferte. La scelta del tipo di rimborso spese varia a seconda delle necessità aziendali e del tipo di attività svolta: la società dovrà anche scegliere se stabilire delle regole relative ai rimborsi.

Queste ultime non sono altro che l'allontanamento temporaneo dal comune dove si trova la sede di lavoro abituale per recarsi sia all'estero che in Italia (sia all'interno che fuori dal territorio comunale di riferimento): la trasferta è finalizzata allo svolgimento di una mansione lavorativa. Quando viene meno la temporaneità, si parla di trasferimento, ovvero: la trasferta non ha un limiti temporale, fondamentale è che però permanga un legame stabile tra il lavoratore e l'originaria sede lavorativa: che sia dunque prevista una data di rientro. La scelta del tipo di rimborso spese varia a seconda delle necessità aziendali e del tipo di attività svolta: la società dovrà anche scegliere se stabilire delle regole relative ai rimborsi.