La dematerializzazione delle note spese aziendali

La dematerializzazione delle note spese aziendali offre evidenti vantaggi per le imprese. La possibilità di gestire fatture e rimborsi in modo digitalizzato, soprattutto per ciò che concerne la registrazione in tempo reale dei giustificativi di spesa, permette in particolare di ottimizzare le tempistiche amministrative e contabili. Il digitale, infatti, consente di risparmiare tempo prezioso. 

Conservare una copia digitale dei giustificativi in un ambiente centralizzato e affidabile è ciò che serve per semplificare la gestione amministrativa della tua azienda.

La nota spese aziendale è un documento utilizzato dai dipendenti di un'impresa per chiedere il rimborso delle spese sostenute per motivi di lavoro.

Spesso il dipendente si trova ad anticipare le somme di denaro durante una trasferta di lavoro. Si tratta di un temporaneo cambio di sede aziendale, intendendo con ciò il luogo fisico abituale indicato nel proprio contratto di lavoro. Per completare una nota spesa, è spesso necessario pagare un'imposta di bollo.

Ogni comparto amministrativo definisce le regole per ottenere il rimborso delle spese aziendali, sia per quanto riguarda le modalità di redazione della nota spese che per quanto riguarda la metodologia di consegna.

Tutti i campi richiesti dovranno essere validati con cura ai fini del rimborso spese. Per ogni singola voce di spesa occorre inserire: tipologia della spesa, data e importo. Ogni azienda è poi libera di decidere se richiedere la compilazione di ulteriori e specifici campi, con il fine di ottenere informazioni aggiuntive ed effettuare controlli approfonditi.

A seconda della tipologia di nota spese aziendale, inoltre, può essere molto importante la corretta conservazione e consegna di tutti i giustificativi di spesa.

Eventuali errori nella compilazione potrebbero compromettere non solo il rimborso spese aziendale del dipendente, ma anche la validità del documento ai fini di eventuali controlli fiscali.

La dematerializzazione delle note spese consente in tal senso di ridurre sensibilmente il margine di errore grazie ad una gestione integrata, trasparente e snella dei giustificativi di spesa. L'agilità e l'efficienza di simili sistemi abilitano un notevole incremento di flessibilità sia per i dipendenti che per il comparto aziendale incaricato del controllo e della validazione di nota e rimborso spese dei dipendenti.

È la stessa Agenzia delle Entrate che con la risoluzione n 96/E/2017 consente e promuove una proficua gestione documentale delle note spese in modalità digitalizzata. Nello specifico, la digitalizzazione permette di risparmiare energie, tempo e denaro in quanto il lavoro di caricamento, archiviazione e conservazione digitale viene svolto attraverso appositi software.

Con Qonto la gestione delle note spese spese e dei rimborsi è facilitata! Qonto aiuta i tuoi dipendenti a registrare e gestire in modo rapido e intuitivo le note spese aziendali. Grazie alle carte Qonto pensate per te e per il tuo team, non dovrai più perdere tempo prezioso con la compilazione della nota spese. Lo stesso reparto di amministrazione aziendale potrà effettuare i propri controlli in modo più sicuro, snello ed efficiente.

La dematerializzazione delle note spese (anche delle note spese viaggio) proposta da Qonto consente all'azienda di avere tutte le informazioni digitalizzate e i dati caricati in un unico ambiente. In questo modo puoi controllare e custodire nel tempo le note spese, garantendone un tracciamento rapido, intuitivo e sicuro.

Un sistema di gestione delle note spese digitale, dematerializzato ed integrato permette non solo di incrementare il controllo sulle spese effettuate dai dipendenti, ma anche di risparmiare tempo e denaro. Non devi più effettuare la raccolta, l’elaborazione e il controllo di spese aziendali e dei relativi giustificativi.

Qonto inoltre propone a PMI e professionisti delle carte aziendali di debito che il titolare del conto può offrire ai propri dipendenti, con tipologie e tetti di spesa definiti a priori. In questo modo il dipendente non deve anticipare liquidità, ma limitarsi alle rendicontazione dematerializzata delle spese sostenute e dei relativi giustificativi di spesa, in modo rapido e intuitivo.

La dematerializzazione delle note spese segue un processo definito e lineare. Questi sono i passaggi redatti dall’Agenzia delle Entrate per l’elaborazione della documentazione:

In primo luogo il dipendente fotografa il documento di spesa (come ad esempio uno scontrino, una ricevuta fiscale, un biglietto aereo, un documento di viaggio, e così via). L’immagine può essere comodamente scattata con il proprio smartphone ma deve essere ovviamente leggibile e di buona qualità, affinché siano facilmente leggibili e tracciabili i dati utili per una corretta registrazione.

Il documento contenente i dati viene poi automaticamente acquisito attraverso un software che lo rende non modificabile e per questo valido. Con Qonto una volta effettuata una spesa, il collaboratore non dovrà far altro che cliccare sulla notifica ricevuta in tempo reale sul proprio smartphone ed allegare con un clic il relativo giustificativo di spesa, grazie allo scanner in-app.

Per dare vita al documento digitale, il dipendente deve accedere ad una piattaforma ad hoc con i propri dati personali, la password di accesso e l’ID fornitogli.

Con Qonto, tutte le spese e i relativi giustificativi sono automaticamente registrati in un ambiente unico, accessibile a tutti gli aventi diritto.

Il collaboratore completa la nota spese, provvedendo ad inoltrarla alla funzione aziendale preposta al trattamento e alla validazione della nota spese.

Anche in questo caso, con Qonto non hai bisogno di inviare alcuna richiesta di approvazione: grazie alla carta di debito aziendale a lui intestata, il collaboratore non dovrà anticipare liquidità, ma potrà effettuare le sue spese in libertà in funzione delle tipologie e tetti di spesa impostati.

Al termine della procedura, affinché possa essere emesso il rimborso spese ai dipendenti, l’azienda controlla attraverso un applicativo web tutti i documenti inviati ed effettua delle analisi. In questo modo, tutti i documenti che appaiono non pertinenti o non validi, possono essere esclusi o rigettati.

Una volta ultimate le verifiche, il sistema le può inserire nella lista dei pagamenti. Al termine della procedura, il documento viene archiviato e conservato come previsto dalla legge. Come visto per le precedenti voci, con Qonto il reparto di contabilità e amministrazione ha accesso diretto a tutte le spese effettuate dai collaboratori aziendali e ai relativi giustificativi di spesa di volta in volta allegati.

Oltre a non aver più bisogno di lunghi processi per la gestione delle note spese, la tua azienda potrà monitorare in tempo reale le spese aziendali.

Approvata ed ammessa al pagamento in favore del collaboratore, la nota spese viene poi registrata sui sistemi contabili aziendali ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica. Quest'ultimo può essere interno all'azienda o esterno (un fornitore qualificato).

Si tratta di un sistema a norma volto alla conservazione documentale secondo quanto previsto dall’articolo 3, commi 3, 4 lett. d) e 5 del D.P.C.M. 13 novembre 2014.

Su Qonto questa registrazione digitale è automatica: estratto conto e relativi allegati vengono registrati in modo automatico e resi disponibili per un periodo di tempo illimitato. È comunque necessario conservare sempre una copia fisica di ricevute e scontrini in caso di controlli.

Il dipendente potrà disfarsi dei giustificativi soltanto quando sarà stato ultimato il procedimento descritto e la nota messa in pagamento. Egli è dunque obbligato a conservare i giustificativi di spesa finché la relativa nota spese non sia stata correttamente registrata nel sistema di conservazione documentale.

Niente comunque vieta all'azienda, se necessario, di richiedere ai propri dipendenti di consegnare anche una copia cartacea dei giustificativi di spesa al reparto di amministrazione.

Attenzione: è comunque necessario conservare copia analogica (cartacea) dei giustificativi di spesa come ricevute e scontrini fiscali fisici in caso di controllo fiscale.

L'azienda, indipendentemente dal sistema di conservazione documentale scelto, dovrà obbligatoriamente disporre di un sistema di esibizione in modalità telematica dei giustificativi di spesa correttamente conservati.

Con Qonto semplifichi dunque il processo di note spese con un significativo risparmio di tempo per te, per i tuoi dipendenti in trasferta e per il tuo reparto di amministrazione e contabilità, aumentando al tempo stesso il controllo sulle spese aziendali.

La normativa sulla dematerializzazione delle note spese è espressa dall'Agenzia delle Entrate nella Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi – D.M. 17 giugno 2014 Risoluzione n. 96/E.

Nella suddetta si precisa che i documenti possono essere conservati solo elettronicamente e in questo formato devono essere presentati alle autorità. Questi hanno validità se si tratta di documenti analogici per l’utilizzo della procedura informativa, se si tratta di documenti originali unici anche con un pubblico ufficiale.

L’Agenzia infatti chiarisce che i documenti non unici valgono come giustificativi di spesa per l’azienda e quindi sono utili ai fini contabili ma, in caso di controlli, è sempre necessario esibire i documenti originali.

Tutto il processo può essere effettuato dal dipendente attraverso il portale del lavoro, è necessario comunque che i documenti siano:

• Integri, non modificabili e autentici;
• I documenti fiscali devono essere sempre conservati in modo tale da poter consentire di risalire al contenuto.

Per quanto riguarda invece i giustificativi emessi da soggetti al di fuori dei paesi UE, la normativa prevede che non esiste una reciproca assistenza fiscale.

Il rimborso spese senza giustificativo può essere effettuato secondo le modalità previste dalla legge vigente in materia. In primo luogo, è sempre opportuno cercare di risalire alla documentazione attestante le spese.

Se si è acquistato un biglietto aereo ha valore ad esempio anche la mail di convalida del pagamento. Se si è smarrito un biglietto del treno è possibile comunque fare riferimento all'esercente. Se si è smarrito lo scontrino che attesti un pagamento effettuato al pedaggio autostradale è possibile rivolgersi alla compagnia per farsi emettere un duplicato.

Qualora non vi siano soluzioni, è possibile ricorrere all'autocertificazione degli importi spesi e delle relative dichiarazioni. La possibilità di accettare o meno la documentazione dipende dall'azienda stessa, sia che si tratti di ciò che concerne i pagamenti avvenuti e riscontrabili che quanto dichiarato mediante autocertificazione.

La gestione del processo di dematerializzazione delle note spese può essere gestita in modo adeguato solo grazie all’adozione di sistemi validi di natura digitale per il caricamento e la conservazione dei documenti.

I servizi offerti da Qonto danno ad aziende ed imprenditori la possibilità di avere un conto corrente business multi-utente e multi-carta, con carte di debito aziendali nominative per ogni collaboratore ed un apposito scanner in-app in grado - attraverso l'App per smartphone Qonto - di fotografare il giustificativo di spesa, dematerializzarlo, renderlo digitale e allegarlo alla relativa spesa.

I tuoi collaboratori non perderanno più del tempo prezioso per compilare le note spese aziendali, il reparto di amministrazione e contabilità potrà effettuare i propri controlli in tempo reale ed in modo modo più sicuro, snello ed efficiente.

Basta un clic sulla notifica ricevuta sul proprio smartphone ogni volta che una spesa viene effettuata per allegare il relativo giustificativo di spesa, con una semplice foto. Tutte le spese e i relativi giustificativi vengono dunque registrati in modo automatico ed in un unico ambiente accessibile, con permessi di tipo dedicato.

Grazie al nostro customer service, puoi beneficiare di un supporto di alto livello e ricevere risposte in soli 15 minuti. In questo modo Qonto, garantendo costi trasparenti, permette ad aziende ed imprenditori di aprire un conto corrente business in pochi minuti e 100% online e di gestirlo completamente in rete.

Puoi inoltre monitorare tutti gli aspetti contabili legati alle spese dei tuoi collaboratori in tempo reale e in maniera intuitiva, eliminando aspetti solitamente estremamente complessi e dispendiosi in termini di tempo.