Conservazione digitale

La conservazione digitale è un processo che prima veniva chiamato “conservazione sostitutiva”. Ma di cosa si tratta?

Per una corretta conservazione digitale, sono necessari due strumenti:

• la firma digitale, che ha lo stesso valore legale della firma autografa sui documenti cartacei;
• la marca temporale, ossia una serie di caratteri che indicano la data e a volte l’ora in cui il documento è stato redatto.

Con archiviazione digitale si intende il semplice salvataggio di un documento in formato digitale, mentre la conservazione digitale ha valenza legale e sostituisce la conservazione cartacea.

Secondo la legge italiana, se hai un’impresa o una Partita IVA devi conservare le scritture contabili e i documenti relativi alla tua attività per 10 anni.

Grazie alla conservazione digitale, puoi liberarti dell’originale cartaceo e avere un archivio online con tutta la documentazione necessaria.

In caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate, i tuoi documenti digitali saranno considerati giuridicamente validi.

La conservazione digitale ti offre molti vantaggi rispetto all'archiviazione dei documenti cartacei:

• Autenticità: la firma digitale e la marca temporale ti garantiscono l’origine del documento;
• Integrità: grazie a questi meccanismi di controllo, il sistema si assicura che il tuo documento non sia stato modificato;
• Affidabilità: la piattaforma controlla che il tuo documento resti valido nel tempo;
• Leggibilità: il tuo documento deve essere sempre accessibile online se tu o i tuoi collaboratori volete consultarlo;
• Reperibilità: puoi cercare e avere accesso ai documenti in poco tempo;
• Risparmio di spazio: ti consente di liberarti dei faldoni di documenti e degli altri spazi di archiviazione cartacei, riducendo anche i costi di gestione;
• Sicurezza: i tuoi documenti digitali sono protetti da accessi non autorizzati attraverso sistemi di autenticazione e crittografia;
• Conformità normativa: la conservazione digitale garantisce ai tuoi documenti la conformità alle normative vigenti, senza avere un archivio cartaceo.

Per assicurare tutti questi vantaggi, devi scegliere un servizio di conservazione digitale a norma, che ha richiesto l’accredito come Conservatore all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Nei sistemi di conservazione digitale, sono coinvolte tre figure:

• il produttore;
• il responsabile della conservazione;
• l’utente.

Questo è il processo che si segue per conservare un documento digitale in modo conforme alla normativa vigente:

1. il produttore: genera il documento digitale e lo trasforma in un pacchetto di versamento (PdV);
2. il responsabile della conservazione: appone la firma digitale e la marca temporale sul PdV e converte il file in un pacchetto di conservazione;
3. l’utente: quando richiede di accedere al documento, riceve il file sotto forma di pacchetto di distribuzione, che contiene tutte le informazioni utili per consultarlo.

I documenti digitali sono considerati a norma di legge se hanno seguito il processo di conservazione e sono archiviati nei seguenti formati:

• TXT;
• PDF – PDF/A;
• XML;
• TIFF;
• JPG;
• Open Document Format;
• Office Open XML (OOXML);
• RFC 2822/MIME (il formato base per salvare le email).

Ci sono tre normative principali che disciplinano i sistemi di conservazione digitale:

• regolamento eiDAS: fornisce linee guida per le interazioni elettroniche sicure tra i membri dell’Unione Europea, tra cui la conservazione dei documenti;
• Linee guida AgID: stabiliscono i metodi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
• CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale): un testo che regola la corretta gestione delle informazioni digitali tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

Nello specifico, si parla di conservazione digitale all’articolo 44 del CAD:

Puoi conservare digitalmente i registri contabili e gli altri documenti relativi alla tua attività, tra cui:

• registri contabili: libro giornale, libro degli inventari, registro dei beni ammortizzabili registri ai fini IVA (acquisti, corrispettivi, fatture emesse) libro paga e libro matricola;
• documenti amministrativi: documenti di Trasporto, ordini di Acquisto/Vendita, note spese, fatture di acquisto, contratti, raccomandate, certificati;
• bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, rendiconto finanziario;
• dichiarazioni fiscali (730, Redditi persone fisiche, ecc.);
• modelli di pagamento (F23 e F24);
• fatture attive e passive, anche sotto forma di nota, parcella, ecc.;
• ricevute e scontrini fiscali;
• nel settore doganale, documenti relativi alle accise e alle imposte di consumo;
• contratti;
• registro giornaliero di protocollo;
• libri sociali;
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili;
• deliberazione di giunta e di consiglio;
• determinazione dirigenziale.