Scritture contabili

In base all’articolo 2214 del Codice civile, le imprese sono obbligate a redigere e conservare le scritture contabili. Vediamo di cosa si tratta.

Secondo la normativa italiana, le principali scritture contabili sono:

Le informazioni contenute nelle scritture contabili confluiscono a fine anno nella redazione del bilancio d’esercizio. Facciamo alcuni esempi:

• I beni presenti nel libro degli inventari e registro dei beni ammortizzabili finiscono nello stato patrimoniale
• Tutte le operazioni registrate nel libro giornale e libro mastro si riportano nel conto economico

Le scritture contabili obbligatorie dipendono dalla forma giuridica e dal regime contabile.

Secondo l’articolo 13 del decreto 600/73, è previsto l’obbligo di redigere le scritture per:

• Società commerciali, di persone e di capitali
• Società cooperative
• Persone fisiche, società o associazioni che esercitano arti e professioni
• Enti pubblici, associazioni e fondazioni che esercitano attività commerciali

Ci sono alcuni registri contabili obbligatori per quasi tutte le forme giuridiche: libro giornale, libro mastro e fascicolo della corrispondenza commerciale.

Oltre a questi documenti contabili, le società a responsabilità limitata (SRL) devono tenere:

• Libro delle decisioni dei soci
• Libro delle decisioni degli amministratori

Invece le società per azioni (SPA) sono tenute a conservare anche:

• Libro dei soci
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
• Libro delle obbligazioni

Esistono obblighi diversi anche in base al regime contabile dell’attività.

Nel regime forfettario, l’unico obbligo contabile è di numerare e conservare le fatture.

Invece nel regime semplificato bisogna tenere anche i registri IVA.

Infine chi è nel regime ordinario deve tenere tutte le scritture contabili obbligatorie:

• Libro giornale
• Libro degli inventari
• Libro mastro
• Registri IVA (Registro delle fatture emesse, Registro dei corrispettivi e Registro degli acquisti)
• Mastri di conto
• Scritture ausiliarie (conti di mastro e scritture di magazzino)
• Registro dei beni ammortizzabili
• Libri sociali previsti dalla legge (per le SRL e SPA)

Le scritture contabili devono essere tenute secondo le norme di ordinata contabilità:

• Le pagine devono essere numerate progressivamente
• Vanno eliminati spazi in bianco, interlinee e trasporti al margine
• Si possono cancellare parole solo se restano leggibili

Le registrazioni sono riportate seguendo il principio della partita doppia, che si basa su due colonne:

• Dare: rappresenta un'uscita, un debito o un costo per l'azienda
• Avere: indica un'entrata, un credito o un guadagno.

In ogni transazione contabile, l'importo del Dare deve essere uguale all'importo dell'Avere, garantendo così un equilibrio tra le partite contabili.

Ad esempio, se l’azienda vende un prodotto a un cliente del valore di 4.500€ inserirà:

• Nella categoria Crediti verso clienti: 4.500€ nella colonna Dare
• Nella categoria Merci conto vendite: 4.500€ nella colonna Avere

Questo perché la vendita è considerata prima un’uscita dal patrimonio dell’azienda e poi un ricavo.

Le società di capitali devono versare ogni anno una tassa di concessione governativa per la numerazione e bollatura dei registri contabili entro il 16 marzo. Il costo è pari a 309,87€ o € 516,46 per imprese con capitale sociale superiore a € 516.456,90.

Inoltre, si paga l’imposta di bollo per la gestione del libro giornale e libro degli inventari:

• Le società di capitali pagano 16€ per ogni 100 pagine o frazione di esse
• Le società di persone pagano 32€ per ogni 100 pagine o frazione di esse

Il luogo dove sono tenuti i registri contabili va segnalato nella dichiarazione di inizio attività da presentare all'Agenzia delle Entrate.

Le scritture contabili possono essere conservate anche presso un soggetto terzo, chiamato depositario. Quando l’impresa sceglie di incaricare un depositario, è tenuta a redigere un atto che nomina formalmente il soggetto.

In caso di cessazione dell’incarico, l’azienda deve compilare un apposito modello dell’Agenzia delle Entrate, che contiene:

• Dati anagrafici del depositario
• Partita IVA del depositante (l’impresa)
• Data della cessazione dell’incarico
• Modalità con cui il depositante è stato informato della cessazione dell’incarico, insieme all’indirizzo di recapito e alla data di invio della comunicazione
• Data di sottoscrizione
• Firma

La variazione del depositario spetta all’impresa contribuente, che deve comunicare la modifica entro 30 giorni.

In caso l’azienda non comunichi la variazione, il depositario ha 60 giorni di tempo per:

1. Avvisare l’impresa mediante PEC o raccomandata che comunicherà la cessazione
2. Effettuare la comunicazione con l’apposito modello