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La tenuta delle scritture contabili è un’operazione svolta periodicamente dalle imprese. In questa pagina, ti spieghiamo cosa sono le scritture contabili, come conservarle e quali le tipologie principali.
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In base all’articolo 2214 del Codice civile, le imprese sono obbligate a redigere e conservare le scritture contabili. Vediamo di cosa si tratta.
Cosa si intende per scritture contabili?
Le scritture contabili sono l'insieme dei documenti che descrivono la situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’impresa durante l’esercizio dell’attività.
Secondo la normativa italiana, le principali scritture contabili sono:
Scritture contabili | Spiegazione |
---|---|
Libro giornale | registra giorno per giorno tutti i movimenti contabili dell'impresa in ordine cronologico |
Libro mastro | elenca le registrazioni del libro giornale, raggruppandole per conti |
Libro degli inventari | espone la situazione patrimoniale dell’impresa riportandone i beni |
Registro dei beni ammortizzabili | annota le movimentazioni dei beni durevoli, con i dati sull’anno di acquisizione, il costo e l’ammortamento |
Registri IVA | sono tre (Registro delle fatture emesse, Registro dei corrispettivi e Registro degli acquisti) e presentano tutti i dati utili ai fini IVA |
Le informazioni contenute nelle scritture contabili confluiscono a fine anno nella redazione del bilancio d’esercizio. Facciamo alcuni esempi:
Come si possono classificare le scritture contabili?
Le scritture contabili si possono classificare in: scritture di gestione (redatte alla costituzione o durante l’esercizio), scritture di apertura (eseguite all’inizio di ogni esercizio) e scritture di chiusura (redatte alla fine di ogni esercizio).
Le scritture contabili obbligatorie dipendono dalla forma giuridica e dal regime contabile.
Secondo l’articolo 13 del decreto 600/73, è previsto l’obbligo di redigere le scritture per:
Ci sono alcuni registri contabili obbligatori per quasi tutte le forme giuridiche: libro giornale, libro mastro e fascicolo della corrispondenza commerciale.
Oltre a questi documenti contabili, le società a responsabilità limitata (SRL) devono tenere:
Invece le società per azioni (SPA) sono tenute a conservare anche:
Esistono obblighi diversi anche in base al regime contabile dell’attività.
Nel regime forfettario, l’unico obbligo contabile è di numerare e conservare le fatture.
Invece nel regime semplificato bisogna tenere anche i registri IVA.
Infine chi è nel regime ordinario deve tenere tutte le scritture contabili obbligatorie:
Le scritture contabili devono essere tenute secondo le norme di ordinata contabilità:
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Le registrazioni sono riportate seguendo il principio della partita doppia, che si basa su due colonne:
In ogni transazione contabile, l'importo del Dare deve essere uguale all'importo dell'Avere, garantendo così un equilibrio tra le partite contabili.
Ad esempio, se l’azienda vende un prodotto a un cliente del valore di 4.500€ inserirà:
Questo perché la vendita è considerata prima un’uscita dal patrimonio dell’azienda e poi un ricavo.
Per quanto tempo vanno conservate le scritture contabili?
Dal punto di vista fiscale, i registri contabili vanno conservati per 5 anni dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi. A livello giuridico, si conservano invece per 10 anni.
Le società di capitali devono versare ogni anno una tassa di concessione governativa per la numerazione e bollatura dei registri contabili entro il 16 marzo. Il costo è pari a 309,87€ o € 516,46 per imprese con capitale sociale superiore a € 516.456,90.
Inoltre, si paga l’imposta di bollo per la gestione del libro giornale e libro degli inventari:
Il luogo dove sono tenuti i registri contabili va segnalato nella dichiarazione di inizio attività da presentare all'Agenzia delle Entrate.
Le scritture contabili possono essere conservate anche presso un soggetto terzo, chiamato depositario. Quando l’impresa sceglie di incaricare un depositario, è tenuta a redigere un atto che nomina formalmente il soggetto.
In caso di cessazione dell’incarico, l’azienda deve compilare un apposito modello dell’Agenzia delle Entrate, che contiene:
Chi può essere depositario delle scritture contabili?
Solitamente, il depositario delle registrazioni contabili è il commercialista dell’azienda, che si occupa anche di redigere le dichiarazioni fiscali.
La variazione del depositario spetta all’impresa contribuente, che deve comunicare la modifica entro 30 giorni.
In caso l’azienda non comunichi la variazione, il depositario ha 60 giorni di tempo per: