Che cos'è la prima nota in contabilità?
Che cos'è la prima nota in contabilità?
Prima nota
Tenere la prima nota non è obbligatorio, ma è consigliato per le imprese in regime di contabilità ordinaria. In questa pagina, ti spieghiamo cos’è la prima nota, a cosa serve e come si fa.
Sommario
La prima nota è un documento che fa parte della contabilità generale di un’azienda. Vediamo di cosa si tratta.
Definizione di prima nota
La prima nota è un documento contabile in cui si annotano i movimenti in entrata e in uscita di un’impresa in ordine cronologico.
Questi movimenti vengono inseriti in contabilità secondo il principio di cassa, ovvero in base alla data in cui il denaro è stato incassato o pagato.
All’interno della prima nota, si registrano le seguenti operazioni:
- incassi di fatture e corrispettivi;
- pagamenti di fatture di acquisto, retribuzioni e tasse;
- erogazioni e accreditamenti di finanziamenti;
- versamenti e prelievi di contante.
Tipologie di prima nota: cassa e banca
Alcune aziende non hanno una prima nota contabile, ma due.
In particolare, le grandi aziende che hanno un numero elevato di operazioni da registrare spesso preferiscono redigere due documenti diversi: la prima nota cassa e la prima nota banca.
| Tipologia | Descrizione |
|---|---|
Prima nota cassa |
per registrare le movimentazioni di denaro contante |
Prima nota banca |
in cui si annotano le operazioni documentate da cambiali, assegni, ecc. per cui non si è verificata ancora una movimentazione di denaro contante |
A cosa serve la prima nota contabile
Anche se non è un documento obbligatorio, la prima nota è essenziale per tracciare i costi e i ricavi delle aziende in regime ordinario.
L’obiettivo di questo documento infatti è duplice:
- porre le fondamenta della contabilità aziendale, perché i movimenti della prima nota vengono riportati anche nel libro giornale;
- agevolare il lavoro del commercialista nel calcolo delle imposte da pagare.
Gestione contabile e prima nota
Gestione contabile e prima nota
Come influisce la prima nota sulla contabilità? La registrazione dei movimenti nella prima nota può facilitare la redazione del libro giornale, in cui gli stessi movimenti sono riportati in maniera dettagliata e con valenza fiscale.
Il libro giornale rientra nelle scritture contabili che le aziende in regime di contabilità ordinaria sono obbligate a tenere, come:
- libro mastro;
- libro degli inventari;
- libro cespiti, ecc.
Come si fa la prima nota?
Anche se non esiste un modello predefinito di prima nota, le operazioni registrate devono contenere le seguenti informazioni:
- data di incasso o di pagamento;
- conto a cui è associata la somma incassata o pagata;
- descrizione del movimento (ad esempio, acquisto di un veicolo);
- riferimento alla ricevuta o fattura associata all’operazione;
- importo registrato secondo il metodo della partita doppia: nella colonna “Avere” se è un’entrata e nella colonna “Dare” se è un’uscita;
- eventuali note;
- saldo progressivo.
Come si registrano i corrispettivi in prima nota?
Nella prima nota contabile, bisogna annotare:
- la data di incasso;
- il totale dei corrispettivi giornalieri, distinti per aliquota IVA;
- il saldo progressivo.
Queste indicazioni valgono per artigiani e commercianti al dettaglio, che devono registrare i corrispettivi quotidianamente in contabilità.
Per rendere questo processo più veloce, è possibile automatizzare la scrittura della prima nota importando nel proprio software di contabilità i dati presenti sul portale Fatture e corrispettivi.
Dal 1° gennaio 2020, artigiani e commercianti al dettaglio sono tenuti a emettere lo scontrino elettronico con un registratore di cassa telematico (detto RT). Questo registratore a fine giornata si collega automaticamente con l’Agenzia delle Entrate e invia il file XML dei corrispettivi giornalieri.
Quando è obbligatoria la prima nota?
La prima nota è un documento facoltativo, consigliato per monitorare le entrate e le uscite aziendali.
C’è solo un caso in cui la prima nota diventa obbligatoria.
Secondo l’articolo 24 del decreto n. 633/1972, quando i commercianti al dettaglio tengono il registro dei corrispettivi in un luogo diverso rispetto a quello in cui vendono i loro prodotti sono obbligati a tenere la prima nota nel luogo in cui esercitano l’attività di vendita.
Programmi per prima nota: excel e software
Programmi per prima nota: excel e software
Di solito, le imprese scelgono di tenere la prima nota in due modi:
| Metodo | Descrizione |
|---|---|
Foglio di calcolo Excel |
un metodo manuale, che richiede una certa padronanza dello strumento per evitare errori e discrepanze |
semplici e veloci, permettono di annotare le operazioni anche a chi non conosce bene la contabilità |
I programmi di contabilità sono sempre più utilizzati dalle imprese perché consentono di inserire i dati in maniera rapida, associarli automaticamente a fatture o ricevute e automatizzare la redazione della prima nota.
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- consenti l’accesso al commercialista.
Da ricordare
- Nella prima nota si registrano i movimenti in entrata e uscita in ordine cronologico.
- La prima nota è il primo documento da redigere per tenere correttamente la contabilità aziendale.
- Esistono due tipologie di questo documento: la prima nota cassa e la prima nota banca.
- Nella prima nota bisogna registrare le operazioni annotando la data di incasso o di pagamento, il conto associato alla transazione, il riferimento al documento fiscale, la descrizione, l’importo incassato o pagato e il saldo progressivo.
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