Programmi di contabilità aziendale: consigli e soluzioni

La contabilità è alla base di qualsiasi attività privata, familiare o commerciale. Se sei titolare di un’impresa hai bisogno di sapere quanto l’azienda ha fatturato e incassato, quante spese ci sono state, a quanto ammonta il monte stipendi e quante tasse, imposte, tributi e contributi devi versare.

Tenere i conti in ordine rappresenta in questo caso l’unico modo per farlo e per capire chiaramente qual è lo stato di salute della tua impresa e l’utile generato.

Per farlo non puoi prescindere dall’utilizzo di programmi di contabilità aziendale che semplificano la gestione contabile, appunto, e finanziaria.

Avere controllo sulla tenuta contabile è relativamente semplice avvalendoti dei giusti strumenti. D’altronde l’aspetto principale riguarda la rendicontazione delle entrate e le uscite: ogni transazione rilevante ai fini fiscali deve essere correttamente riportata e dichiarata. Gli strumenti fondamentali per rendere la tua contabilità organizzata e più fluida possibile sono:

• un conto business dove ricevi ed effettui pagamenti, che ti garantisca funzionalità utili a semplificare la raccolta di tutti i movimenti fiscalmente rilevanti.
  
  
• un calendario fiscale che ti aiuti a conoscere e ricordare le scadenze fiscali dell’anno in corso, così da non rischiare di effettuare i pagamenti di tasse, imposte (inclusa l’IVA), tributi e contributi in ritardo all’Agenzia delle Entrate.
  
  
• un software di fatturazione elettronica collegato al SdI, in quanto la tua azienda ha l’obbligo di emettere fatture in formato elettronico conformi alla normativa vigente.
  
  
• un software contabile che ti consenta di gestire in modo semplice le riconciliazioni, in modo da stabilire con certezza i dati da riportare nelle tue dichiarazioni dei redditi.
  
  

Quanto appena elencato rappresenta lo stretto necessario per soddisfare le esigenze di base di ogni azienda di piccole o medie dimensioni. Per eventuali necessità specifiche potresti aver bisogno di programmi contabili con maggiori funzionalità.

Ciononostante, una volta dotata la tua azienda di questi strumenti e programmi non ti resta che affidarti a un buon commercialista o esperto contabile o, in alternativa, assumerne uno.

Qonto è molto più di un semplice conto per ricevere e inviare pagamenti. Grazie alle numerose funzionalità pensate per le esigenze di partite IVA e imprese, Qonto non soltanto semplifica la tenuta contabile ma può addirittura rappresentare la soluzione ideale per la gestione contabile delle aziende di piccole e medie dimensioni e un’ottima integrazione per le grandi imprese.

Diamo un’occhiata alle funzionalità di Qonto più rilevanti in questo senso:

• Categorizzazione delle spese: semplifica la distinzione e il calcolo delle spese attribuendo a etichettando ogni transazione uno dei tag delle numerose tipologie di spesa disponibili.
• Digitalizzazione delle ricevute: scatta una foto allo scontrino fiscale e allegala alla transazione, la conservazione digitale delle ricevute di spesa di Qonto è a norma di legge.
• Esportazione con un clic: basta un clic per esportare le transazioni dal tuo conto e importarle nel tuo software contabile.
• Accesso dedicato per l’esperto contabile: crea un accesso dedicato in sola lettura per il tuo commercialista, interno o esterno all’azienda.
• Dashboard: ricevi utili informazioni sul flusso di cassa e sulle spese suddivise per categoria.
• Carte e utenti: affida carte fisiche, virtuali e usa e getta sicure e personalizzabili ai tuoi collaboratori e di’ addio alle note spese.
• Conti multipli: usa i sottoconti per allocare budget per team e dipendenti o per accantonare importi già previsti per spese future (ad esempio le tasse).
• Fatturazione elettronica centralizzata: gestisci tutte le fatture in entrata e in uscita direttamente dal tuo conto.
• F24 inclusi: compila, invia e paga gli F24 gratuitamente direttamente dal tuo conto aziendale, sia a debito sia a credito.

Le funzionalità innovative incluse nel conto Qonto risultano ancora più valorizzate se combinate con i programmi e i servizi di contabilità aziendale dei partner di Qonto. Qui di seguito ti illustriamo brevemente le integrazioni di cui puoi beneficiare come cliente Qonto.

Un servizio SaaS (software as a service) dedicato alle PMI. Questo servizio aiuta a risparmiare tempo centralizzando i diversi conti aziendali, gli strumenti e le previsioni, così da rendere più affidabile la gestione di cassa.

È uno strumento di fatturazione online che consente di creare preventivi e fatture e inviarli direttamente ai tuoi clienti.

Un servizio di contabilità online con consulente fiscale dedicato. Con Fiscozen gestisci tutte le scadenze fiscali, invii le dichiarazioni dei redditi, crei e invii fatture, monitori le tasse da pagare per l’anno in corso e quello successivo.

Con Zoho Books gestisci la contabilità in modo centralizzato e monitori tutte le transazioni. Ideale per le piccole e medie imprese, ti consente di tracciare le fatture, riconciliare le transazioni e tenere d’occhio il flusso di cassa.

PINV è un programma di contabilità aziendale innovativo in quanto serve a prevedere i flussi di cassa, anticipando così eventuali carenze di liquidità e aiutandoti a valutare varie soluzioni di finanziamento. Inoltre, semplifica la riconciliazione delle fatture con i movimenti di cassa e consente di recuperarle nel cassetto fiscale.

Serve ad aggregare le transazioni di Qonto con quelle di altri conti bancari, aggiornate in automatico. Ti aiuta ad analizzare entrate e uscite e pianificare al meglio la liquidità aziendale.

Programma che semplifica la contabilità di piccole e medie imprese e la riconciliazione di tutte le transazioni effettuate dai tuoi conti Qonto. Software basato su cloud che offre feed bancari automatici, fatturazione, note spese, ammortamento delle immobilizzazioni, ordini ai fornitori, report aziendali e gestionali.

Le esigenze delle imprese possono essere estremamente diverse tra loro e in quanto tali il software adatto a una può non fare al caso di un’altra. Per stabilire quale programma di contabilità aziendale fa al caso tuo e della tua impresa ti consigliamo di tenere conto di alcuni fattori e caratteristiche che un buon software dovrebbe avere.

Partiamo dal costo anche se non rappresenta necessariamente il fattore più importante. Infatti, l’importanza di un buon programma contabile è tale da motivare l’investimento nella maggior parte dei casi. Più che puntare al risparmio, dovresti assicurarti di scegliere un software che soddisfi le tue esigenze e che ti aiuti ad automatizzare e semplificare le operazioni contabili dell’azienda. Oggigiorno è però possibile trovare ottimi software a prezzi contenuti.

Per poter ottimizzare il lavoro risulta oramai fondamentale automatizzare i processi più laboriosi e che hanno meno a che fare con il core business della tua azienda. Uno di questi è proprio la tenuta contabile. Semplificare, velocizzare e automatizzare le numerose attività di scrittura contabile giornaliere riduce il rischio di errori e fa risparmiare tempo e risorse. In altre parole scegliere un software che consente di ottimizzare il flusso di lavoro amministrativo offre vantaggi economici tutt’altro che trascurabili.

Per automatizzazione intendiamo la possibilità di svolgere una singola operazione con un semplice clic, invece di dover eseguire numerosi passaggi manualmente.

La velocità e la semplicità di un software di lavoro sono due fattori imprescindibili. La velocità determina l’effettivo tempo necessario per svolgere una singola operazione, semplice o complicata che sia. Se quella stessa operazione deve essere ripetuta decine o centinaia di volte nell’arco di una giornata di lavoro, il tempo impiegato dal software diventa un aspetto decisivo, in grado di influire positivamente o negativamente sulla produttività tua o dei tuoi collaboratori che si occupano della gestione contabile.

Discorso simile è quello legato alla facilità d’uso del programma contabile. Un software macchinoso e poco intuitivo richiede tempo per essere padroneggiato e aumenta il rischio di errori. Essendo che un errore di tenuta contabile può facilmente trasformarsi in sanzioni pecuniarie, è meglio scegliere un programma contabile facile da usare.

Se con automatizzazione intendiamo il rendere le operazioni immediate, con interconnettività ci riferiamo alla capacità di far interagire i diversi programmi aziendali tra loro. Ad esempio, se il programma contabile di cui ti avvali non può essere integrato con il tuo conto aziendale, significa che per ogni pagamento che devi effettuare devi trascrivere i riferimenti dell’ordine, digitare l’importo, riportare l’IBAN, ecc. Ovviamente, questo appesantisce il flusso di lavoro, ti fa perdere tempo utile e aumenta i rischi di commettere errori. Lo stesso discorso vale per altri programmi, come possono essere le app per la gestione delle note spese, del magazzino o del personale.

Un aspetto sempre più rilevante, anche se minore rispetto agli altri appena descritti, è quello della possibilità di usare il cloud come spazio di memoria. Infatti, rispetto all’archiviazione tradizionale su dischi rigidi fisici, il cloud offre la possibilità di accedere ai dati da qualsiasi dispositivo, ovunque ti trovi. Inoltre, sempre in ottica di ottimizzare i processi e accorciare i tempi di lavoro per le singole operazioni, archiviando sul cloud non appesantisci la memoria dei dispositivi e diminuisci il rischio di perdita dei dati.

Molti fornitori di programmi di contabilità offrono diverse soluzioni di pagamento. Alcuni software possono essere comprati (pagamento una tantum), mentre altri vengono forniti in abbonamento, solitamente con opzioni di pagamento mensile o annuale. Questo, assieme a molti altri fattori, rende impossibile stabilire il prezzo corretto di un programma di contabilità aziendale.

Per quanto riguarda i servizi in abbonamento dedicati alle piccole e medie imprese, in media il costo si aggira attorno alle poche decine di euro al mese. Solitamente scegliendo di pagare annualmente (qualora questa opzione sia disponibile) puoi risparmiare una o due mensilità.

Nonostante esistano dei programmi di contabilità gratis, ci sentiamo di sconsigliare il loro impiego per la gestione contabile della tua azienda. Gli strumenti gratuiti possono andare bene per la gestione delle finanze e della contabilità privata, tuttavia risultano spesso poco adatti per quella aziendale.

Se sei poco convinto dell’utilità di investire le tue finanze aziendali in un buon software di contabilità ti consigliamo di scegliere un servizio che prevede la possibilità di testare gratuitamente il programma. In questo modo avrai modo di valutare:

• se hai veramente bisogno di un programma professionale;
• se i vantaggi derivanti giustificano l’investimento su lungo termine;
• inoltre, avrai un metro di paragone per confrontare il programma scelto con altri servizi.

Quando si parla di strumenti e software da integrare nei processi operativi di un’azienda la percezione può variare molto da un imprenditore a un altro, da un’impresa a un’altra. Cerchiamo ora di spiegare una sottile ma importante differenza. Quella tra un programma gestionale e uno contabile.

Un gestionale aziendale, comunemente denominato ERP (Enterprise Resource Planning) è un software all’interno del quale vengono integrate numerose altre applicazioni, in modo tale da avere tutte le risorse aziendali all’interno di un unico programma. A fare ricorso ai gestionali sono solitamente le imprese di grandi dimensioni che hanno bisogno di una gestione centralizzata dei numerosi processi (produzione, magazzino, contabilità, vendite, acquisti, ecc.) e di pianificare al meglio le proprie risorse.

Nel caso delle imprese di piccole e medie dimensioni tutto ciò non serve. Servono però dei programmi su misura che aiutino a ottimizzare la gestione dei vari processi, ad esempio la contabilità. Per la maggior parte delle micro, piccole e medie imprese un buon programma contabile è sufficiente ad amministrare correttamente le varie attività della propria azienda.