Spese generali, una guida per PMI e professionisti

Se sei un titolare di un'impresa, un professionista o fai parte del team di contabilità di un'azienda hai sicuramente sentito parlare delle spese generali. Ti stai chiedendo se hanno a che fare con le spese di rappresentanza? Scopriamolo insieme!

Per spese generali si intende l'insieme dei costi utili alla gestione e alla crescita di un'attività commerciale.

Solitamente, quando si parla di spese generali, si fa una distinzione tra i cosiddetti "costi generali degli oggetti di costo" e le "spese generali dei centri di costo".

• Spese generali relative ad oggetti costo: si fa solitamente riferimento al costo dell'affitto, alle spese di formazione, agli stipendi, alle spese di marketing o alle bollette (telefono, internet, energia, ecc.).
• Spese generali relativi a centri di costo: ci si riferisce di solito a filiali aziendali, attività di uno stesso business o reparti aziendali.

Come anticipato, le spese generali di un business sono composte da diversi costi che variano in relazione al tipo di business e che solitamente escludono le materie prime e la manodopera diretta. Le più comuni sono:

• Spese generali amministrative: acquisto di materiale per l'ufficio, spese legate alla gestione della contabilità o delle finanze, spese legate alle varie coperture assicurative.
• Spese generali di vendita: possono rientrare in questa categoria il pagamento dei fornitori, il controllo merci.
• Spese generali di produzione: affitto del magazzino o dell'edificio di produzione, costi dei materiali, ecc.
• Spese di pubblicità: spese legate al marketing, alle varie campagne pubblicitarie.
• Spese legate al personale: pagamento degli stipendi dei dipendenti, spese per la formazione dei propri dipendenti, ecc.

Le spese generali hanno un ruolo fondamentale nel bilancio aziendale. Per poter gestire al meglio le finanze del proprio business è quindi importante monitorarle accuratamente.

Quando si parla di spese generali spesso si sente parlare anche di rappresentanza: ma cosa sono?

Il cosiddetto "1 D.M. 19/10/2008", nel quale si che afferma che questa tipologia di spesa è sostenuta e documentata "per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Se le spese generali hanno al loro interno un insieme di spese realizzate con obiettivi diversi, le spese di rappresentanza sono tutti quei costi sostenuti con fini di pubbliche relazioni o con scopi promozionali. Solitamente non è previsto dunque un profitto diretto legato all'attività stessa.

Quali le spese di rappresentanza più comuni?

• Spese per eventi e feste, con lo scopo di celebrare ricorrenze o festività particolari;
• Spese per eventi di intrattenimento o di celebrazioni di nuovi uffici o sedi lavorative;
• Spese per viaggi di lavoro con scopo di piacere, programmati per incentivare la coesione nel team o per invitare clienti presso la sede;
• Spese per eventi dedicati alla divulgazione di un nuovo prodotto, di un nuovo servizio offerto dall'impresa o per eventi simili;
• Spese per gadget, beni o servizi offerti gratuitamente con lo scopo di promuovere il brand;
• Spese di sponsorizzazione o per la partecipazione a fiere.

Le attività di rappresentanza non portano entrate dirette ma comportano un costo: qual è il loro obiettivo? Le spese di rappresentanza servono per alimentare e aumentare il prestigio, la notorietà dell'impresa, la sintonia del team e incentivare altri nuovi clienti.

La gestione delle spese aziendali richiede tempo e cura. Per questo esistono strumenti in grado di supportare la gestione quotidiana delle spese del tuo business.

Il conto aziendale ricopre un ruolo fondamentale. Quest'ultimo può essere un conto corrente tradizionale offerto da un istituto di credito tradizionale o un conto business, come Qonto.

Qonto è un istituto di pagamento nato per supportare la nascita e la crescita del business di una PMI o di un professionista.

Qonto offre un conto business 100% online gestibile tramite un'app intuitiva (via mobile o via web). Con Qonto è possibile offrire accessi dedicati al conto per i collaboratori, per i dipendenti o accessi in sola lettura per il proprio esperto contabile.

In questo modo l'Admin del conto può mantenere il controllo sul conto, definire limiti di pagamento e prelievo - garantendo autonomia al proprio team e semplificando il lavoro del commercialista.

Inoltre, per gestire al meglio la contabilità della tua impresa, Qonto ti consente di eliminare i documenti cartacei e le note spese: devi solo fotografare gli scontrini (qualsiasi esse siano, come vitto e alloggio, le spese di viaggio o le spese legate ai ristoranti) in un clic. L'app rileva automaticamente l'aliquota IVA e l'importo speso e allega la foto alla relativa transazione sul tuo conto.

Il manager potrà così visualizzarli in qualsiasi momento e ogni membro del team potrà risparmiare tempo prezioso da dedicare alle proprie attività.