Indennità di trasferta o rimborso spese

L'indennità di trasferta (detta anche "diaria giornaliera") è una forma di compenso che va a favore del dipendente: si tratta di un contributo economico aggiuntivo che ricompensa i pagamenti effettuati per lo svolgimento di un'attività lavorativa esercitata al di fuori della sede contrattuale. Si tratta di un tipo di indennità diversa rispetto al rimborso spese anche se - a ben guardare - l'indennità di trasferta comprende gli omonimi concetti di indennità, ovverosia un contributo economico, e di trasferta, ovverosia uno spostamento fisico temporaneo.

Quando spetta la trasferta e con essa il rimborso spese? È importante sottolineare come alla base dell'indennità di trasferta ci sia sempre il carattere temporaneo dello spostamento: le trasferte di lavoro sono infatti dei cambi di sede lavorativa temporanei, ovverosia che avvengono nell'arco di un periodo temporale limitato.

La trasferta lavorativa, quindi, si differenzia dal concetto di trasferimento. Quest'ultimo spostamento, infatti, non ha carattere temporaneo e prevede uno spostamento definitivo o per periodi lunghi.

Hanno diritto a questo tipo di indennità tutti i lavoratori dipendenti o i professionisti che necessitano di essere risarciti per il disagio causato da una trasferta lavorativa e le relative spese di viaggio. L'importo dell'indennità deve coprire necessariamente tutte le giornate implicate durante il viaggio e il pernottamento, nonché il vitto e l'alloggio. L'indennità di trasferta, quindi, comprende tutte le spese anticipate dal dipendente durante la trasferta di lavoro. Naturalmente è possibile ricevere questa forma di contributo spese di viaggio anche se si è un dirigente o un amministratore.

La trasferta è diventata è sempre più comune: non si tratta infatti di una semplice eccezione. Per questo è molto importante capire quando spetta l'indennità di trasferta e quali sono le situazioni in cui invece si dovrà ricevere un rimborso spese.

Affinché esista l'indennità di trasferta, come già detto, è necessario che si svolga la mansione lavorativa in posto diverso rispetto a quello abituale. È il caso, ad esempio, delle trasferte di lavoro in un altro impianto per dei controlli, oppure di un incontro con un cliente distante dalla sede aziendale o dei diversi sopralluoghi. Il parametro principale che da tenere sempre presente è la temporaneità dello spostamento.

Non si fa riferimento ad alcuna indennità di trasferta nel caso di spese di viaggio sostenute per raggiungere il posto di lavoro abituale (come il biglietto di uno o più mezzi pubblici, l'abbonamento, il gasolio o i pedaggi autostradali). In tutti questi casi la spesa è direttamente a carico tuo, dato che l'indennità si applica solo all'ambito lavorativo, ovvero a tutte quelle attività e azioni che devi svolgere mentre esegui il tuo lavoro e che implicano un allontanamento dalla sede aziendale.

Inoltre il rimborso spese per il disagio provocato da una trasferta lavorativa non si ottiene se - in qualità di dipendente - lavori in maniera permanente in un ufficio diverso da quello che originariamente ti era stato assegnato: è questo il caso di un trasferimento.

Quindi è importante tenere presente sempre questi parametri per ottenere l'indennità di trasferta:

• presenza di un CCNL;

• temporaneità della trasferta;

• trasferta compiuta nello svolgimento delle proprie attività;

• ritorno sul posto di lavoro principale.

Una volta che hai compreso quando hai diritto a ricevere l'indennità di trasferta, è fondamentale verificare che questa sia attribuita nel modo giusto e che la somma sia adeguata a quanto ti spetta. Ma come fare a conoscere l'ammontare della tua indennità di trasferta? In aiuto ti viene il CCNL, il contratto collettivo di lavoro (ad esempio il CCNL commercio). È importante considerare che, in base alla tipologia di contratto che hai sottoscritto, l'indennità può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge.

Quindi ogni settore ha le sue specificità: il settore commercio (trasferta CCNL commercio) è ad esempio diverso da quello dell'edilizia o dei metalmeccanici (dall'indennità di trasferta metalmeccanici), così come gli autotrasportatori (trasferte autotrasportatori 2020) prevedono un contributo che si differenzia da quello del turismo. L'ammontare viene calcolato in base a una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per tutto l'arco dell'attività di trasferta.

• Indennità di trasferta forfettaria: il rimborso spese viene effettuato in base a un parametro fisso previsto all'interno del contratto e che non è influenzato dalle tipologie di attività che svolgi. Ciò significa che se nel tuo CCNL è presente questa tipologia di calcolo dell'indennità di trasferta, riceverai la somma indicata senza alcuna modifica. Per esempio nel settore dell'Industria Metalmeccanica, si applicherà una quota di 42,85€ per la trasferta intera, 11,73€ per il pasto di pranzo e serale e 19,39 € in caso di necessità di pernottamento.

• Rimborso spese di trasferta a piè di lista: per sostituire l'indennità di trasferta, l'azienda può ricorrere a un rimborso spese a piè di lista. Questo tipo di rimborso spese è possibile solo se il dipendente lo richiedere comprovando tutte le spese lavorative sostenute: sono necessarie note spese e giustificativi dei pagamenti effettuati.

• Rimborso spese misto: in alcuni contratti è prevista una combinazione dei due precedenti elementi. Viene infatti stabilita un'indennità forfettaria, mentre si aggiungono anche il rimborso di alcune spese separate, come le spese di viaggio, di vitto e di alloggio. Ciò significa che al contributo economico che dovresti ricevere in base al contratto, si aggiunge una somma in più che deve però essere documentata.

In base alla nuova normativa, ogni pagamento deve essere tracciabile. Grazie ai conti correnti online, come Qonto, questi procedimenti possono diventare semplici e rapidi.

In base al tipo di compenso stabilito e al luogo della trasferta, si applicherà anche un regime fiscale differente sia per il lavoratore che per il datore. Viene posta una distinzione tra trasferta in Italia, quella all'estero e spostamenti che avvengono nel comune della sede di lavoro. In questo ultimo caso si applicheranno sia i contributi INPS che la tassazione fiscale.

Nel caso in cui invece il lavoro preveda una trasferta fuori dai confini nazioni, si parlerà di trasferta all'estero (e di relativa "indennità di trasferta estero"). Sia nel primo caso che nel secondo, si applicano una serie di limiti inerenti alla tassazione:

• Trasferta Italia o all'estero con indennità forfettaria: se il contributo è al di sotto dei 46,68€ giornalieri, per le trasferte di lavoro nazionali e di 77,46€ per quelle estere, non si applica nessun contributo INPS o Irpef. Se invece la somma supera tale limite, si avrà una tassazione solo per l'importo che eccede la soglia stabilita. Il grosso vantaggio è che non dovrai conservare gli scontrini o le ricevute delle singole spese, come ristorazione e alloggio. Inoltre queste somme non vengono considerate come reddito e quindi non dovrai introdurle nel Modello Unico o nel 730.

• Trasferta Italia o all'estero rimborsi misti: se invece nel CCNL è presente un rimborso misto, per la parte forfettaria non si applicano tasse se il contributo trasferta Italia non supera le 30,99€ al giorno e quello estero 51,65€ (comprensive sia di vitto che di alloggio).

Quando si parla di indennità, si confonde spesso questo compenso con il rimborso spese. In realtà è importante precisare che l'indennità è una forma specifica di rimborso spese e che avviene in modo forfettario. Infatti un'azienda potrà stabilire di riconoscere le spese che un lavoratore ha effettuato per una trasferta o in base all'indennità di trasferta forfettaria o attraverso la ricezione di una nota spese.