Calcolo indennità di trasferta: dettagli e suggerimenti

Capita spesso che un amministratore, un dipendente o un professionista (anche titolare di Partita IVA) debba svolgere un compito lontano dal suo ufficio abituale o dalla sede lavorativa stabilita da contratto. Questo spostamento comporta necessariamente delle spese e dei pagamenti aggiuntivi che possono essere anticipati dall’azienda in caso di rimborso spese forfettario, o devono essere risarciti in seguito alla compilazione di note spese. In ogni caso, quando si anticipano delle spese per svolgere un viaggio lavorativo, è opportuno concordare con il proprio cliente o con il proprio datore di lavoro un’idonea indennità di trasferta (ciò significa quindi concordare un dettaglio fondamentale: il calcolo spese viaggio).

L'indennità di trasferta è una forma di compenso che può o meno concorrere a formare il reddito: corrisponde quindi a una somma di denaro calcolata in base a una serie di parametri stabiliti dal contratto di lavoro. Gli aspetti determinanti che caratterizzano l'indennità di trasferta sono lo spostamento fisico dalla postazione abituale di lavoro e la temporaneità dell’allontanamento.

Ciò significa che bisogna recarsi per un periodo di tempo limitato in un altro luogo, per poi dover tornare presso la sede originaria dell'azienda, come previsto da contratto. Comprendere quando e quanto ricevere un rimborso spese può essere molto importante al fine di calcolare le spese di viaggio e l'indennità di trasferta nel modo giusto.

Si parla spesso di indennità per viaggio lavorativo e rimborso spese come se fossero sinonimi, generando confusione. Per chiarezza, è importante sottolineare che l'indennità di trasferta è una forma di rimborso spese, la quale prevede tre tipologie differenti di compensazioni per il disagio causato da uno spostamento per motivi di lavoro.

• Indennità di trasferta forfettaria: il pagamento del disagio viene stabilito in base al CCNL, al momento della sottoscrizione, e prevede un pagamento che sia fisso senza considerare altre tipologie di spese. Ciò significa che per ogni trasferimento ti verrà riconosciuta, in base al tuo contratto, una spesa fissa giornaliera e un rimborso per il vitto e per l'alloggio. Questo tipo di risarcimento è anche detto rimborso spese non documentate, proprio perché non è richiesta una nota spese.
• Rimborso spese a piè di lista: in questo caso si riconoscono tutte le spese effettuate durante l'attività. Le spese a piè di lista implicano l'obbligo di dover rendicontare ogni singolo movimento di denaro, con ricevute e fatture.
• Rimborso spese misto: alcune tipologie di contratti prevedono la combinazione di rimborso spese forfettario e indennità analitica. Ciò significa che è stabilita una quota di base fissa per la trasferta e una analitica per i costi di viaggio, vitto e alloggio. In questo caso, grazie a conti correnti online come Qonto, sarà possibile registrare in tempo reale ogni costo senza rischiare di perdere le ricevute.

Italia trasferta busta paga? Come si calcola in Italia l'indennità di trasferta che devi ricevere in busta paga? L'ammontare è determinato in base ad una percentuale che viene applicata direttamente sulla retribuzione giornaliera. Quindi, in rapporto alla tipologia di contratto, si riceve un importo in più per il disagio e per le spese affrontate.

La somma di denaro deve comprendere tutto l'arco temporale della trasferta, compresi i fine settimana, in caso in cui sono all'interno del periodo, e i giorni di malattia giustificata.

Bisogna anche considerare se il rimborso avviene per uno spostamento all'interno del territorio comunale in cui ha sede l'azienda, al di fuori o all’estero.

L'aspetto principale che permette di calcolare l'indennità di trasferta è il concetto di temporaneità dell'attività di lavoro che viene svolta al di fuori della sede lavorativa prevista dal contratto. In quanto dipendente, dovrai quindi recarti in un luogo diverso da quello abituale, come un'altra sede industriale, un cantiere.

Anche un professionista può avere diritto all'indennità di trasferta quando deve recarsi temporaneamente in un’altra sede per raggiungere un cliente. Il fattore temporale che caratterizza il concetto di trasferta è, infatti, determinate.

Di seguito elenchiamo i casi in cui non è previsto il rimborso spese (in questo caso l'indennità di trasferta):

• spostamenti personali per giungere a lavoro: l'indennità di trasferta si applica solo per le trasferte che avvengono durante la tua attività lavorativa.

• trasferimento: si tratta di un concetto diverso da quello di trasferta perché viene meno la temporalità della prestazione. Infatti, con il trasferimento, un dipendente rimane in un altro luogo di lavoro per un lungo periodo stabilito in anticipo.

Ma quanto viene pagata la trasferta? Indennità trasferta metalmeccanici: quali dettagli? L'ammontare forfettario (quello per cui non previste spese documentate) è citato all'interno del tuo CCNL, ma varia in base alle categorie di appartenenza. Ciò vuol dire che per esempio se hai un contratto nel settore turismo, riceverai un rimborso differente rispetto ai metalmeccanici oppure a ai lavoratori appartenenti al settore edile. Di seguito ti riportiamo alcuni degli esempi del calcolo di indennità di trasferta:

• indennità trasferta metalmeccanici: nel settore industria e metalmeccanici l'indennità di trasferta dal 1° giugno 2017 prevede un contributo di 42,85€ per l'intera trasferta, di 11,73 € per il pasto principale o serale e 19,39€ per l'eventuale pernottamento.

• Calcolo indennità di trasferta edilizia: viene applicata un'indennità nel caso in cui un operaio o un tecnico debba svolgere la sua attività in un cantiere diverso da quello previsto nel contratto. Per effettuare il calcolo si applicherà il 10% sul valore della retribuzione giornaliera.
• Indennità settore commercio: l'indennità viene calcolata con un rapporto doppio rispetto alla quota giornaliera di retribuzione e viene ridotta di un terzo nell'eventualità in cui non vi è il pernottamento. Nel caso di attività di trasferta superiori al mese si applica una diaria ridotta del 10%.
• Indennità di trasferta settore trasporto e merci: il valore corrisposto per le trasferte nazionali è in base alla durata dello spostamento con un minimo di 20,60€, nelle attività tra le 6 e le 12 ore e un massimo di 39,96€ nel caso di quelle tra le 18 e le 24 ore.
• Indennità di trasferta studi professionali: in base alle ore di trasferta si avrà un'indennità di trasferta di 15€ per le attività che durano dalle 8 alle 24 ore, mentre viene raddoppiata a 30€ per le missioni superiori alle 24 ore.
• Calcolo indennità industria settore chimica e farmaceutica: il calcolo della retribuzione viene effettuata in base alle ore di lavoro, con una percentuale pari a 50% delle retribuzione giornaliera per le trasferte entro le 24 ore. Se le trasferte sono frequenti, si avrà invece una riduzione del 20%.

Se svolgi la tua missione in un ambito territoriale differente dal comune in cui ha sede la tua azienda, si parlerà di “trasferta Italia”, mentre se la tua attività deve essere effettuata al di fuori dei confini nazionali verrà definita “trasferta all'estero”. Ai fini fiscali, è prevista un'esenzione delle tasse e dei contributi INPS sia nel sistema forfettario che in quello misto.

Nel primo caso, si applicano imposte se l'importo non supera i 46,48€ per la trasferta Italia e 77,47€ per quella all'estero. Se, invece, è stato concordato un indennizzo misto, allora per le spese fisse previste dal forfettario non si verranno considerati i contributi fino alla somma di 30,99€ per la trasferta Italia, e di 51,65€ per quella all'estero. Per il contributo con rimborso spese invece, il limite da non superare è la somma di 15,45€ per lo spostamento in Italia e 25,82 € per quella all'estero.

Il rimborso spese di vitto e alloggio è previsto quando si concorda un risarcimento misto o a piè di lista. Per ottenerlo è indispensabile dimostrare i pagamenti effettuati tramite appositi giustificativi. Per questo sarà necessario ottenere dagli esercenti le ricevute per la spesa del mangiare e per quella dell'alloggio. ˜

In alcuni casi sarà possibile anche prevedere spese aggiuntive come il parcheggio, qualora non sia previsto nel rimborso delle spese di alloggio. Le singole ricevute dei pagamenti dovranno essere consegnate all'amministrazione e in maniera cartacea o digitale, ma è sempre importante ai fini fiscali mantenere gli originali.