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Se vuoi gestire le spese di trasferta in azienda nel modo migliore, devi trovare l'equilibrio perfetto tra il controllo dei costi e la semplicità operativa. Il rimborso spese misto rappresenta una buona soluzione per le imprese che vogliono ridurre la complessità dell’amministrazione, pur mantenendo il controllo sulle spese. In questo articolo trovi informazioni precise su come funziona, degli esempi concreti, quali sono i limiti, e scopri come usare Qonto per semplificare la gestione delle spese di trasferta.
Il rimborso spese misto è un sistema di indennizzo delle trasferte lavorative al di fuori dal territorio comunale, che combina due approcci: una quota forfettaria e una quota analitica. Rappresenta una soluzione intermedia tra il rimborso forfettario e quello analitico.
Nel regime misto, il dipendente riceve:
L’indennità forfettaria è proporzionale alle spese rimborsate analiticamente. Ma vediamo più nel dettaglio come funziona.
Quadro normativo
Il rimborso spese misto è previsto dall'articolo 51, comma 5 del TUIR.
Il regime misto unisce due approcci. Più spese documenti con scontrini e fatture, meno ricevi come indennità fissa giornaliera. È un sistema flessibile che si adatta alle diverse esigenze di trasferta. Vediamo come funziona nel dettaglio.
Il meccanismo chiave è la riduzione proporzionale delle franchigie:
La riduzione si intende rispetto all’indennizzo previsto per il rimborso forfettario.
La scelta del regime va fatta per l'intera trasferta. Non puoi alternare sistemi diversi per la stessa trasferta.
Marco, commerciale della tua azienda, parte per una trasferta di 2 giorni in un’altra città italiana. Prenota l'hotel (120€ a notte) e per i pasti usa la diaria prevista dal sistema di rimborso misto.
Calcolo del rimborso:
Marco deve conservare solo le fatture dell'hotel. Per i pasti, taxi e piccole spese quotidiane ricorre alla diaria di 30,99€ al giorno senza bisogno di presentare giustificativi in amministrazione.
Sara, tecnica specializzata, trascorre 3 giorni in trasferta per l'installazione di un macchinario. Documenta sia l'hotel (80€ a notte) che i pranzi di lavoro (20€ al giorno).
Calcolo del rimborso:
Sara deve conservare le fatture dell'hotel e gli scontrini dei pranzi. Con la diaria residua di 15,49€ al giorno può coprire taxi, colazioni e altre piccole spese, senza aver bisogno di documentarle.
Il regime misto ti offre maggiore flessibilità, combinando il controllo analitico per le spese più importanti con la praticità del rimborso forfettario per quelle quotidiane. Tuttavia, richiede una gestione più complessa, e rischia di generare confusione nei dipendenti.
Vediamo i vantaggi e gli svantaggi a confronto nella seguente tabella:
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Meno documentazione delle spese | Gestione amministrativa più complessa |
| Buon controllo sui costi | Meno controllo rispetto all’analitico |
| Semplicità per spese minori | Rischio di errori nel calcolo |
| Maggiore coperture delle spese rispetto al forfettario | Necessità di formazione del personale |
Il rimborso misto delle spese di trasferta è ideale per aziende che vogliono controllare le spese principali e tenere sotto controllo i costi accessori.
Quando organizzi trasferte aziendali, puoi scegliere tra tre sistemi di rimborso previsti dalla normativa fiscale. Ogni approccio ha vantaggi specifici a seconda delle tue esigenze operative e del livello di controllo che desideri avere sui costi.
| Caratteristica | Forfettario | Analitico | Misto |
|---|---|---|---|
| Documentazione | Nessuna | Completa per tutte le spese | Parziale (solo spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto) |
| Diaria giornaliera | Fino a 46,48€ (Italia), 77,47€ (estero) | Nessuna diaria, solo rimborsi documentati | Ridotta a 30,99€ o 15,49€ in Italia a seconda delle spese coperte, e a 51,65€ o a 25,82€ per l’estero |
| Copertura spese | Qualunque spesa nei limiti della diaria | Qualunque spesa se rilevante | Spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentate, qualsiasi altra spesa con la diaria |
| Flessibilità | Massima per il dipendente | Controllo totale per l'azienda | Equilibrata tra gli altri due sistemi di rimborso |
| Ideale per | Trasferte brevi e standardizzate | Trasferte con spese elevate o variabili | Trasferte con spese contenute |
Per implementare efficacemente il rimborso spese misto nella tua azienda, segui questa checklist operativa:
Questo processo è utile per gestire le spese di trasferta in azienda, indipendentemente dal regime di rimborso che scegli di adottare.
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In entrambi i casi, i tuoi collaboratori non devono fare altro che fotografare le ricevute dall'app. I giustificativi di spesa vengono associati automaticamente alla transazione e conservati digitalmente a norma di legge.
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