Il rimborso spese misto: tutto ciò che devi sapere!

Il rimborso spese misto è una tipologia di rimborso intermediaria tra il rimborso a piè di lista e quello forfettario, con la quale si risarciscono le spese lavorative sia in modo analitico(come le spese di vitto e alloggio) che in modo forfettario (come le spese di viaggio, ovverosia la trasferta lavorativa). Con l'indennità mista possono inoltre essere rimborsate anche altre spese aziendali, come l'acquisto di materiale lavorativo o il pagamento di cene aziendali.

Le tipologie di rimborso che i lavoratori di un'azienda, gli amministratori o i professionisti possono richiedere sono molteplici. Il rimborso spese è un'indennità che viene richiesta da colui che anticipa una spesa lavorativa o che svolge una trasferta lavorativa, utilizzando parte del proprio stipendio o un proprio veicolo. Il datore di lavoro o il cliente è quindi tenuto ad indennizzare i dipendenti o i professionisti, restituendo loro la somma anticipata. Solitamente le spese in questione sono le spese di viaggio, le spese di vitto e alloggio, il pagamento del carburante o l'affitto di un veicolo per scopi lavorativi.

I diversi criteri di scelta del rimborso, la documentazione da presentare e le eventuali normative fiscali cambiano a seconda della tipologia di spesa e di indennità concordata. I rimborsi spese tra i quali è possibile scegliere in base alle proprie esigenze sono tre:

• Rimborso spese analitico (o rimborso a piè di lista).
• Rimborso spese forfettario.
• Rimborso spese misto.

In generale, ai fini dell'ottenimento di un rimborso spese misto o analitico, è necessario che le relative spese siano sempre interamente documentate attraverso fatture, scontrini o - ad esempio - attraverso giustificativi di spesa. Inoltre, tutti i documenti originali allegati ad ogni singola richiesta di rimborso devono essere conservati per evitare sanzioni. Infatti, in caso di controlli fiscali, vengono richiesti tutti i dati e i documenti originali in versione cartacea. Oltre ad evitare sanzioni, in questo modo si ha la possibilità di verificare accuratamente tutte le spese aziendali effettuate dai dipendenti di un'azienda.

Il rimborso chilometrico è una peculiare tipologia di indennità che non costituisce parte del reddito (soggetta ad esenzione) ma che è utilizzata per risarcire l'utilizzo da parte di un dipendente di un mezzo di trasporto personale per svolgere un viaggio di lavoro, ovverosia delle trasferte. Il rimborso chilometrico copre, quindi, le spese di trasporto solo nel caso in cui il veicolo in questione non appartiene all'azienda. La gestione del rimborso chilometrico tiene necessariamente conto delle tabelle ACI (consultabili sul relativo sito), ovverosia di tabelle all'interno delle quali è possibile visualizzare le spese di viaggio in relazione al numero dei km e al tipo di veicolo utilizzato.

Il rimborso spese misto è un risarcimento che prevede in parte la modalità forfettaria e in parte quella analitica, ovverosia a piè di lista. Di conseguenza - concordando un rimborso spese misto - un dipendente di un'azienda o un professionista ha diritto ad un'indennità forfettaria, in aggiunta al rimborso analitico (ovverosia puntuale) delle spese sostenute. Ciò vale anche per il rimborso spese amministratore: il rimborso spese forfettario può in alcuni casi coinvolgere anche un amministratore aziendale.

Per poter comprendere il funzionamento del rimborso spese misto, è indispensabile chiarire tutte le caratteristiche riguardanti il rimborso spese forfettario e quello analitico. È altrettanto importante per un dipendente, per un professionista e per un datore di lavoro avere una visione chiara della propria attività: ciò consente di scegliere e concordare il rimborso più adatto ad ogni tipologia di attività e di spesa.

I rimborsi spese (sia di tipo forfettario che analitico) possono essere richiesti da un dipendente o da un professionista (anche titolare di partita IVA) quando si anticipano le spese di vitto e alloggio o le spese di viaggio. Queste ultime, in particolare, riguardano le trasferte lavorative. Spesso, infatti, i rimborsi servono per indennizzare gli anticipi di denaro effettuati durante viaggi di lavoro. Le trasferte di lavoro possono essere molto frequenti ed è importante, in materia di rimborsi, chiarirne il significato.

La trasferta lavorativa identifica un cambiamento di luogo occasionale e temporaneo che si rivela indispensabile per portare a termine una mansione o un'attività lavorativa. Si tratta di uno spostamento limitato da un punto di vista temporale, senza il quale il dipendente potrebbe non essere in grado di portare a termine un determinato obiettivo lavorativo. Quando viene meno la temporaneità, un lavoratore realizza un vero e proprio trasferimento. Da un punto di vista normativo, non esiste un limite temporale per le trasferte.

Affinché si scelga la tipologia di rimborso spese più adatto alle spese di viaggio e alla trasferta da svolgere, è importante sottolineare se la trasferta si realizza entro i confini del comune nel quale si trova la sede di lavoro o al di fuori. Inoltre - anche in caso di trasferta - può essere indispensabile compilare una nota spese, ricordando che le indennità di trasferta sono per lo più calcolate in base al CNNL. 

Come già accennato, il rimborso misto comprende caratteristiche dell'indennità forfettaria e sfumature di quella analitica. L'eventuale tassazione presente sui rimborsi spese misti dipende dalle caratteristiche stesse dell'indennità: ovverosia, occorre capire se gli importi concorrono a formare il reddito del dipendente (reddito imponibile) e la busta paga o se sono soggetti ad esenzione.

In caso di rimborso analitico, detto anche a piè di lista, avviene la restituzione dell'intera somma di denaro anticipata dal dipendente o dal professionista per motivi di lavoro. Questa tipologia di rimborsi si concretizza solo quando il beneficiario richiede il risarcimento, giustificandolo con gli appositi documenti che dimostrano i pagamenti effettuati - ovverosia con giustificativi di spesa, fatture, ricevute fiscali e note spese. È fondamentale, dunque, che tutte le spese siano documentate. Questa tipologia di indennità è solitamente utilizzata per risarcire le spese effettuate durante una trasferta lavorativa, nonché per il pagamento di vitto e alloggio. Da un punto di vista normativo, un lavoratore in regime analitico può spendere circa 15,49€ al giorno per trasferte nazionali e 25,82€ per viaggi di lavoro internazionali.

Si tratta di un rimborso delle spese concordato a priori, ovverosia di una somma fissa stabilita con anticipo e calcolata facendo una stima delle spese giornaliere. Per questo, essendo un rimborso stabilito ex-ante, il rimborso forfettario non prevede la richiesta di giustificativi o scontrini per testimoniare le spese effettuate. Solitamente il dipendente e il datore di lavoro, così come il professionista e il cliente, concordano una cifra su base giornaliera: qualora quest'ultima non dovesse coincidere con la reale spesa, la differenza rimane a carico o a beneficio del dipendente. L'importo del rimborso forfettario è pari a 46.48€ per le spese sostenute durante trasferte in Italia e 77.47€ nel caso di trasferte all'estero.

Avendo quindi peculiarità di tutti e due i rimborsi spese, il rimborso spese misto prevede la restituzione di una somma forfettaria stabilita a priori su base giornaliera e il rimborso analitico delle spese sostenute. È indispensabile che i lavoratori, dunque, presentino giustificativi di spesa e note spese: il richiedente deve fornire il necessario per rendere documentate le spese effettuate.

Non esiste, però, un apposito modulo rimborso spese misto. Inoltre, poiché è presente una parte di indennità in regime analitico, in questo caso l'ammontare dell'importo forfettario misto è inferiore rispetto al regime pienamente forfettario. La somma non può superare i 30.99€ per i pagamenti in Italia (sia in territorio comunale che nazionale) e 51.65€ per le spese estere (fuori dal territorio nazionale).

Il rimborso spese misto può essere utilizzato per rimborsare i costi di vitto, alloggio e spese di viaggio sostenute sia all'estero che in Italia (nel territorio comunale di riferimento o al di fuori di quest'ultimo).

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