Spese non imponibili: cosa si intende?

In qualità di titolare di un'azienda o di dipendente avrai sicuramente sentito parlare di spese non imponibili: ma di cosa si tratta? È un titolo attribuito a quali spese? Le spese di trasferta che ruolo hanno? Come devono essere gestite e qual è il loro trattamento? Sono assimilabili alle spese di rappresentanza?

Abbiamo pensato di scrivere una breve guida per fare chiarezza su un tema che spesso rischia di essere poco chiaro o difficile.

Quando si parla di spese non imponibili nell'ambito di attività professionali e aziendali si fa solitamente riferimento a spese anticipate a nome del cliente.

Trattandosi di importi che l'azienda anticipa, sono escluse dalla base imponibile IVA e possono essere rimborsati dal cliente purché siano documentati correttamente.

Non è raro che per questioni di comodità o per accordo, l'azienda anticipi delle spese che dovrebbero essere a carico del cliente: al contrario, le anticipazioni delle spese sono piuttosto frequenti.

Alcuni esempi di spese che solitamente vengono anticipate e quindi anche documentate (ai fini del rimborso e della restituzione delle somme dovute) nell'ambito di prestazioni o beni sono le marche da bollo, i diritti di segreteria, imposte o altre spese legate all'operazione stesse o alla sua realizzazione.

Tali spese sostenute dall'azienda per conto del cliente devono essere segnate dall'azienda stessa nella fattura, come evidenzia il relativo art.15 del DPR 633/72.

Le cosiddette operazioni IVA possono essere classificate in 3 tipologie, a seconda della loro natura:

• Imponibili;
• Non imponibili;
• Escluse.

Per imprese e professionisti è molto importante conoscere la differenza tra le operazioni imponibili IVA e quelle non imponibili.

Le operazioni imponibili di IVA sono le cessioni di beni e/o di servizi realizzate nell'esercizio di impresa, arte o professione nel territorio nazionale.

Tutte le operazioni imponibili di IVA rispondono a tre diverse caratteristiche definite dalla normativa di riferimento:

• Presupposto oggettivo (operazione definibile come cessione di bene o servizio)
• Presupposto soggettivo (operazione realizzata nell'esercizio di impresa, professione o arte)
• Presupposto territoriale (operazione realizzata in Italia).

L'imponibilità o meno di un'operazione deve essere definita proprio in base alla presenza o all'assenza di queste tre caratteristiche determinanti.

Come abbiamo accennato, la non imponibilità delle spese anticipate è necessariamente legata alla presenza di documentazione intestata al cliente che la dimostra.

È quindi importante che qualsiasi spesa anticipata dall'azienda per conto del cliente (definito anche controparte) e il relativo importo siano documentati in maniera opportuna, con tutti i dati necessari.

Per un'azienda o per un professionista non è semplice gestire le fatture, ogni nota spese, le spese aziendali, sia che siano imponibili che non imponibili.

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