Guida alla deduzione di spese di formazione per aziende e professionisti

In un mercato che cambia alla velocità della luce, chi investe in formazione resta al passo, ma spesso anticipa le tendenze e si mette in condizione di conquistare nuove opportunità. Se la tua impresa ha ambizioni, le spese di formazione devono essere una voce che non può mancare nel bilancio. Soprattutto perché a incentivare gli investimenti in formazione sono i vantaggi fiscali che ne conseguono.

In questo articolo ti spieghiamo cosa e quali sono le spese di formazione, come possono essere portate in deduzione, e come Qonto può aiutarti a gestire le spese professionali o aziendali.

Le spese di formazione rappresentano quegli investimenti strategici che aziende e professionisti sostengono per mantenere e sviluppare le competenze professionali, proprie o del proprio team.

Per molti ordini professionali, la formazione rappresenta un obbligo necessario per mantenere l'abilitazione.

La normativa italiana è piuttosto generosa nel riconoscere la deducibilità di una vasta gamma di attività formative, purché siano effettivamente attinenti all'attività lavorativa.

Di seguito abbiamo stilato una lista delle spese di formazioni più comuni:

• iscrizione a corsi di formazione
• iscrizione a master e specializzazioni
• partecipazione a convegni e congressi
• acquisto materiale didattico
• consulenze di formatori/esperti
• workshop e seminari
• formazione obbligatoria
• e-learning e corsi online
• spese di viaggio, vitto e alloggio
• servizi di certificazione competenze

Se decidi di investire nella formazione dei tuoi dipendenti, compi una scelta strategica, poiché investi nel capitale umano e migliori la posizione della tua azienda.

Oltre ai classici corsi di aggiornamento professionale, rientrano in questa categoria la formazione obbligatoria sulla sicurezza sul lavoro (fondamentale per proteggere i lavoratori ed evitare sanzioni), i percorsi di specializzazione tecnica, i master post-laurea per quadri e dirigenti, e i corsi che aiutano ad acquisire competenze trasversali, utili a migliorare l’interazione tra lavoratori.

Possono rientrare nelle spese di formazione tanti tipi di competenze:

• comunicazione efficace
• leadership
• gestione del tempo
• nuove tecnologie
• sicurezza sul lavoro
• normative ambientali
• aggiornamenti normativi

Nelle spese di formazione rientrano anche alcune spese accessorie ai corsi, come le spese per materiali didattici, e persino le spese di trasferta per eventi formativi fuori sede.

Per un professionista o un lavoratore autonomo, la formazione può fare notevole differenza su opportunità, guadagno e qualità del lavoro. Una singola certificazione può portare nuovi clienti, così come ti consente di aumentare il tuo tariffario. Allo stesso modo, apprendere a usare un nuovo software ti può aiutare a lavorare meglio, a ridurre il tempo impiegato per una singola attività, e così via.

Le possibilità formative per i professionisti sono sconfinate. Dai corsi di aggiornamento obbligatori per chi è iscritto a un ordine professionale (avvocati, commercialisti, architetti, ingegneri, ecc.), a master universitari che aprono nuove specializzazioni. Ma ancora: convegni di settore per il networking, seminari e workshop specialistici, che forniscono competenze immediatamente applicabili.

Rispetto alle aziende, che hanno budget maggiori e interesse a organizzare occasioni di formazione in presenza, se sei un professionista puoi valutare la formazione online:

• webinar
• corsi e-learning
• certificazioni digitali

La modalità remota e asincrona consente a professionisti che hanno a disposizione poco tempo, di investire sulla formazione continua, beneficiando della massima flessibilità.

Anche per i professionali rientrano tra le spese di formazione i vari costi accessori: trasporto, vitto e alloggio.

Per manager, dirigenti e titolari d'azienda, le spese di formazione seguono le stesse regole fiscali degli altri dipendenti.

Sono completamente deducibili i corsi di executive MBA, programmi di leadership, formazione in digital transformation, coaching esecutivo, seminari su governance aziendale e corsi specifici di settore.

L'azienda può dedurre integralmente queste spese senza limiti fissi, purché siano documentate, pagate con strumenti tracciabili e chiaramente collegate agli obiettivi aziendali.

Per gli imprenditori individuali (le ditte individuali) che investono nella propria formazione manageriale, si applicano i limiti standard dei professionisti.

La deducibilità delle spese di formazione è completa. Questo significa che le spese di formazione sono deducibili al 100%.

Per poter dedurre le spese di formazione (ma anche gli altri tipi di spese), le recenti riforme hanno stabilito dei requisiti specifici che devi rispettare per beneficiare dei vantaggi fiscali. Sia che tu sia titolare di un’azienda, sia che tu sia un professionista a Partita IVA, i requisiti principali riguardano:

• la tracciabilità del pagamento
• la corretta documentazione delle spese
• la rilevanza della formazione con l’attività imprenditoriale/professionale

Di seguito riportiamo una tabella utile a fornirti una panoramica di spese, limiti e requisiti:

Il panorama normativo delle spese di formazione ha subito degli aggiornamenti con l'entrata in vigore del Decreto Legislativo 192/2024 e del DL 84/2025.

Entrambe le riforme hanno l'obiettivo di semplificare le procedure, aumentare la trasparenza e contrastare fenomeni di elusione fiscale.

La tracciabilità dei pagamenti è diventata il requisito fondamentale per accedere alla deduzione delle spese di formazione.

Tracciabilità significa che tutte le spese di formazione devono essere pagate con strumenti tracciabili, come carte di credito o debito, bonifici, o altri sistemi di pagamento elettronici.

La tracciabilità è sempre obbligatoria per le spese sostenute in territorio italiano. Per quelle sostenute all'estero, i requisiti sono più flessibili.

Comprendere i limiti annui per la deducibilità delle spese di formazione ti serve per pianificare al meglio i tuoi investimenti formativi e ottenere il massimo vantaggio fiscale.

Per i professionisti e lavoratori autonomi:

• €10.000 annui per spese di formazione generale (corsi, master, convegni, congressi)
• €5.000 annui per servizi di certificazione delle competenze
• Nessun limite specifico per le spese accessorie (viaggi, vitto, alloggio), purché proporzionate e documentate

Per le aziende:

• Nessun limite fisso per le spese di formazione dei dipendenti

I limiti appena riportati corrispondono alla soglia massima delle spese deducibili. Questo significa che puoi investire quanto vuoi in formazione, per te o per i tuoi dipendenti, ma gli importi oltre i limiti non possono essere dedotti, e non portano quindi un vantaggio fiscale.

Gestire correttamente le spese professionali e aziendali richiede organizzazione, precisione e strumenti adeguati. Con Qonto ogni pagamento è tracciato e facile da documentare. Grazie alla funzionalità integrata di categorizzazione delle spese e alla possibilità di allegare ricevute direttamente dall'app, caricando un file o una foto. Inoltre, puoi inviare e pagare gli F24 online gratuitamente.

Scopri come Qonto ti aiuta a gestire le spese della tua attività e a ottenere il massimo vantaggio fiscale, grazie alla corretta documentazione.

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