Spese di trasferta: tutti i dettagli

Molte aziende, molti team e molti professionisti si trovano quotidianamente alle prese con le trasferte di lavoro, con le spese di rappresentanza, con le spese non imponibili, con le entrate e le uscite mensili, con i rimborsi o con la scelta della giusta carta aziendali capace di sostituire i rimborsi.

Abbiamo pensato di scrivere questa breve guida per aiutarti ad avere le idee più chiare. Scopriamo insieme tutte le informazioni aggiornate e tutti i suggerimenti a proposito di spese di trasferta.

La trasferta di lavoro è un temporaneo cambio di sede di lavoro. Il dipendente o il professionista in questione possono spostarsi ed andare in trasferta sia all'estero che in Italia.

La trasferta di lavoro è un cambio di luogo che non ha una durata prestabilita: la trasferta può durare da un giorno fino a diverse settimane e comporta una serie di spese, le cosiddette spese di trasferta.

Ciò che caratterizza la trasferta di lavoro non è la sua durata, bensì la sua natura occasionale e temporanea. Qualora la trasferta non fosse più temporanea o occasionale, verrebbe meno la trasferta stessa.

Quando infatti lo spostamento in un luogo di lavoro diverso da quello abituale non è temporaneo ma definitivo, si parla di trasferimento.

Rispetto al trasferimento, quindi, la trasferta prevede dei costi quotidiani legati al viaggio stesso: le spese legate al vitto e all'alloggio, all'acquisto di biglietti o al taxi, all'affitto di una macchina, ecc.

Prima di parlare delle spese di trasferta, può essere utile citare anche i trasfertisti. Chi appartiene a questa categoria? I trasfertisti sono coloro che da contratto di lavoro devono svolgere la loro mansione e attività lavorativa in diverse sedi.

Chiaramente lo stipendio del trasfertista è calibrato sulle modalità lavorative itineranti che caratterizzano il suo lavoro e la sua mansione.

Se nel caso del trasferimento manca il carattere della temporaneità proprio della trasferta, nel caso di un lavoratore trasfertista viene meno l'eccezionalità tipica delle trasferte di lavoro.

Per poter capire e conoscere le diverse modalità di rimborso legate alle spese di trasferta è opportuno conoscere prima le diverse tipologie di trasferte di lavoro:

• Trasferta di lavoro all'interno dello stesso comune nel quale si trova la sede lavorativa indicata sul contratto;
• Trasferta di lavoro al di fuori del comune dove si trova la sede lavorativa. In tal caso si può trattare anche di una sede estera.

La tipologia di trasferta interagisce anche con la modalità stessa di erogazione dell'indennità.

Quando un membro di un team effettua una trasferta di lavoro e la sua impresa non mette a disposizione delle carte aziendali legate al conto aziendale (come quelle offerte da Qonto), spesso si trova a dover anticipare le spese di trasferta e richiedere successivamente i rispettivi rimborsi.

Le spese di trasferta possono corrispondere a spese di vitto e alloggio, spese legate all'acquisto di strumenti di lavoro, spese legate a fiere, spese legate ai costi di biglietti o ai costi dell'affitto di un mezzo di trasporto.

Le tipologie di rimborso disponibili che si possono scegliere a seconda dei casi sono:

• Rimborso forfettario
• Rimborso misto
• Rimborso analitico.

Le spese aziendali legate ai rimborsi di trasferte non sono necessariamente anche spese di rappresentanza.

Il rimborso forfettario è caratterizzato da una somma stabilita a priori che viene data al dipendente per le spese sostenute e anticipate durante la trasferta.

A seconda del luogo nel quale è prevista la trasferta varia anche l'importo. Esistono limiti che stabiliscono gli importi dei rimborsi.

Solitamente sono:

• 77,46 euro al giorno per le trasferte internazionali
• 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia.

Al contrario del rimborso forfettario, il rimborso analitico è caratterizzato dalla restituzione analitica, esatta e puntuale della spesa sostenuta dal dipendente durante la trasferta di lavoro. Affinché avvenga questo tipo di rimborso è necessaria la rendicontazione analitica di tutte le spese.

Il collaboratore o il dipendente che si trova ad anticipare denaro per effettuare la trasferta lavorativa deve obbligatoriamente redigere una nota spesa per ottenere il rimborso.

La nota spese è un documento nel quale vengono riportate tutte le informazioni necessarie per richiedere il rimborso come l'importo speso, il luogo, la data, la tipologia di spesa.

Solitamente alla nota spesa deve essere allegato anche il relativo giustificativo di spesa come le ricevute, gli scontrini fiscali. Si tratta di tutti quei documenti che testimoniano e provano la spesa.

Come suggerito dal nome stesso, il rimborso misto è a metà tra il rimborso analitico e quello forfettario.

Con il rimborso spese misto è prevista sia un'indennità analitica (rimborso analitico, detto anche a piè di lista) che una parte di indennità forfettaria.

La gestione dei rimborsi per le spese di trasferta anticipate dal dipendente e il trattamento delle note spese spesso richiede molto tempo e non è sempre facile. Per questo molte aziende scelgono degli strumenti innovativi e capaci di ottimizzare la gestione del lavoro e delle spese come Qonto.

In generale, un'impresa può scegliere di fornire delle carte aziendale ai propri collaboratori o dipendenti in modo tale da non dover avere a che fare con i rimborsi.

Ad esempio Qonto, il conto business online che nasce per semplificare e ottimizzare la gestione contabile e finanziaria di imprese e professionisti, fornisce ai propri utente delle carte di debito Mastercard nominative (fisiche o virtuali) adatte sia per i titolari del conto che per il team.

Qonto ti dà l'opportunità di beneficiare di tante funzionalità studiate proprio per semplificare la gestione delle finanze, della contabilità del tuo business e per ottimizzare il lavoro del commercialista della tua azienda - grazie ad un accesso al conto in sola lettura.

Qonto ti consente di eliminare le note spese e l'indennità di trasferta grazie alle carte di debito Mastercard nominative per te e per i membri del tuo team e i tuoi dipendenti.

In questo modo i tuoi collaboratori non si trovano a dover anticipare i rimborsi, ma possono utilizzare le proprie carte per tutte le spese lavorative. Al datore di lavoro registrato come Admin del conto spetta il compito di impostare i limiti di spesa e prelievo.

Inoltre il servizio e le funzionalità offerte da Qonto ti consentono di eliminare tutti i documenti cartacei: per giustificare le spese basta fotografare gli scontrini e allegarli alle relative transazioni con un clic. Ogni manager ha così visibilità su tutte le spese e ogni dipendente può risparmiare tempo prezioso.