Rimborso spese a piè di lista: cos’è e come funziona

Se un dipendente (o una professionista) effettua una trasferta per motivi aziendali, solitamente ha il diritto di richiedere all'impresa il rimborso di eventuali costi aggiuntivi sostenuti per l’incarico, ad esempio per le spese di vitto e alloggio o per i biglietti dei mezzi di trasporto.

Una trasferta è, per definizione, temporanea, e ai fini del rimborso la sua durata è irrilevante: che duri un giorno o una settimana, il collaboratore aziendale può ricevere un rimborso analitico se i costi sostenuti sono opportunamente documentati e inseriti nella nota spese.

Il rimborso spese analitico, in effetti, è una delle modalità preferite dai lavoratori, in quanto rappresenta una fonte di sicurezza e garantisce un rimborso totale di ogni esborso sostenuto.

Se vuoi scoprire di più su questa tipologia di rimborso, nell’articolo ti sveliamo i dettagli e gli obblighi fiscali del rimborso spese a piè di lista.

Nella normativa italiana sono previste tre modalità di rimborso, ciascuna con specifiche caratteristiche. Il lavoratore e l’azienda possono quindi stabilire la tipologia più adatta alle proprie esigenze, garantendo a entrambe le parti una soluzione soddisfacente.

Nello specifico, i costi aggiuntivi di trasferta possono essere rimborsati nei seguenti modi:

• Rimborso forfettario: prevede che la somma da risarcire sia concordata a priori indipendentemente dall’entità effettiva delle spese sostenute. Il limite viene di solito imposto dall’azienda.
• Rimborso a piè di lista o analitico: con questa modalità, invece, viene restituita l’intera somma di denaro anticipata dal dipendente, a patto che lui (o lei) presenti ricevute e fatture delle spese sostenute.
• Rimborso misto: infine, la modalità mista prevede l’erogazione di un rimborso analitico per parte dei costi e di una cifra forfettaria a copertura delle altre spese.

Come abbiamo detto, per ricevere un rimborso analitico è indispensabile che il lavoratore documenti le spese sostenute e presenti all’azienda una nota spese, un documento di cui parleremo nel dettaglio nei prossimi paragrafi.

Molte aziende scelgono di optare per il rimborso a piè di lista, considerato l’alternativa più favorevole per entrambe le parti: per l’azienda, che non rischia così di rimborsare al dipendente più di quanto abbia effettivamente speso, e per il dipendente, che ha la certezza di vedersi rimborsate tutte le spese, a patto che siano rendicontate correttamente e rispettino i limiti di budget concessi dall’azienda.

Con la modalità forfettaria, infatti, l’azienda stanzia infatti una somma ben precisa per affrontare le spese, ed eventuali costi aggiuntivi non vengono rimborsati in nessun caso al lavoratore.

I rimborsi a piè di lista vengono solitamente erogati ai dipendenti che devono affrontare una trasferta fuori dal comune abituale di lavoro, ma anche a chi viaggia all’interno del territorio comunale. I due casi, tuttavia, presentano differenze di deducibilità fiscale per entrambe le parti, che analizzeremo nei paragrafi successivi.

In generale, quindi, un lavoratore che si sposti temporaneamente dalla sede abituale di lavoro può sempre avere diritto a un rimborso dei costi sostenuti.

Alla fine di ogni trasferta, per ricapitolare e confermare all’azienda i costi sostenuti, il dipendente che richiede il rimborso analitico deve inviare una nota spese con i dettagli degli esborsi. Solitamente è l’azienda a fornire un modello preimpostato da compilare con gli appositi dati. In altri casi, invece, la compilazione viene delegata completamente al lavoratore.

La nota spese dovrebbe riportare:

• I dati anagrafici del dipendente.
• I dati dell’azienda.
• La data della trasferta e della compilazione della nota spese.
• Le singole categorie di spesa con i relativi importi.
• L’importo totale di cui si richiede il rimborso.

Come abbiamo detto, alla nota spese vanno sempre allegate ricevute, fatture e scontrini corrispondenti. Senza gli appositi giustificativi, infatti, l’azienda non potrà verificare le spese sostenute e procedere al rimborso.

La nota deve essere compilata anche se il dipendente effettua un acquisto con la carta aziendale, in modo da rendicontare la spesa all'impresa.

Infine, un aspetto importante del rimborso analitico riguarda la deducibilità fiscale per il dipendente e per l’azienda. Gli importi, infatti, possono essere soggetti a diversi limiti di imponibilità per entrambe le parti.

Per quanto riguarda i dipendenti:

• In caso di trasferte fuori dal comune di lavoro, i rimborsi ricevuti con modalità a piè di lista non concorrono alla formazione del reddito per le spese di vitto, alloggio e trasporti. Il rimborso di eventuali spese aggiuntive (non documentate), laddove l’azienda decidesse di erogare un importo per rimborsare anche queste, è invece esente fino a 15,49 € per le trasferte in Italia e 25,82 € per le trasferte all’estero.
• Per le trasferte all’interno del comune di residenza, invece, sono esclusi dall’imponibile fiscale i soli rimborsi per le spese di viaggio (ad esempio biglietti di autobus e metropolitane o corse in taxi) opportunamente documentate. Tutti gli altri rimborsi erogati (ad esempio per i pasti) concorrono alla formazione del reddito del dipendente.

L’azienda, dal canto suo, può dedurre i rimborsi analitici erogati a determinate condizioni:

• Fino a 180,76 € al giorno per le trasferte extracomunali in Italia e 258,23 € per i viaggi all’estero per le spese di vitto e alloggio. All’interno del territorio comunale, i rimborsi per queste voci di spesa sono deducibili per il 75% del loro ammontare.
• Per quanto riguarda invece le spese di trasporto, queste sono sempre completamente deducibili dall’azienda, sia per le trasferte comunali che per quelle in Italia o all’estero.

Se fatta senza i giusti strumenti, la gestione dei rimborsi spese analitici rischia di creare confusione, errori e frizioni con i dipendenti. Per questo motivo risulta molto conveniente dotarsi di una soluzione facile da usare per risparmiare tempo ed energia con la contabilità delle spese aziendali.

Qonto è un conto business che, oltre alle classiche operazioni bancarie quotidiane, offre funzionalità apposite per la gestione delle spese e dei rimborsi ai dipendenti.

Qonto semplifica la gestione delle note spese sia per i dipendenti che per le aziende:

• ll dipendente crea una nota spese dall’app Qonto sul suo smartphone, fotografa la ricevuta o la fattura, la carica con un clic e compila i campi richiesti.
• L’azienda gestisce tutte le note spese in pochi e semplici clic dalla stessa app: verifica la conformità delle note spese, richiede documenti o informazioni mancanti, convalida e rimborsa le spese sostenute.

Grazie alla digitalizzazione dei giustificativi, Qonto consente di ridurre al minimo il rischio di note spese non documentate: potrai dire addio agli scontrini cartacei che si smarriscono facilmente. I documenti in formato digitale, inoltre, vengono conservati a norma di legge.

Per separare le voci di spesa legate alla tua attività puoi creare conti multipli in cui mettere da parte importi per specifici obiettivi, come ad esempio i rimborsi a piè di lista per i dipendenti.

Ogni conto è dotato di IBAN italiano e include una o più carte di debito Mastercard. In questo modo hai tutti gli strumenti necessari per dare ai tuoi collaboratori la capacità di spesa necessaria per effettuare acquisti aziendali, secondo il budget aziendale loro assegnato.

Se i tuoi dipendenti devono effettuare pagamenti online per una trasferta aziendale, puoi assegnare loro una carta virtuale usa e getta per acquistare con la massima sicurezza. Per ogni carta puoi impostare un importo massimo spendibile e stabilire il periodo di validità. In questo modo il dipendente evita di anticipare somme senza sapere se e quando gli saranno rimborsate, mentre l’azienda non deve emettere rimborsi e riduce il rischio di superare i budget stabiliti.

Una volta ricevuti i giustificativi di spesa, con il conto business di Qonto puoi inviare rimborsi istantanei ai tuoi dipendenti in pochi clic. Ti basta semplicemente approvare la richiesta del collaboratore e inviare il pagamento all’IBAN fornito. Semplice e veloce, senza scartoffie e senza distrazioni.