Rimborso spese a piè di lista: come funziona?

Quando un lavoratore dipendente o un professionista effettua una trasferta per motivi aziendali, ha il diritto di richiedere all'impresa o al cliente il rimborso degli importi anticipati per motivi lavorativi. Il rimborso spese è quindi una restituzione che deve essere effettuata da parte dell’azienda o del cliente nei confronti di un lavoratore quando quest’ultimo affronta delle spese di vitto, alloggio, mezzi, autovetture per svolgere la propria mansione in un territorio comunale diverso da quello aziendale.

Sebbene la trasferta sia temporanea, ai fini del rimborso non è importante che si tratti di un giorno oppure di una settimana: in entrambi i casi, infatti, il dipendente ha tutti i diritti di essere rimborsato in modo analitico, purché i costi sostenuti da parte dello stesso lavoratore vengano inseriti e documentati nelle note spese. Il rimborso avviene generalmente con l'accredito in busta paga del denaro anticipato dal dipendente ed è segnalato attraverso una voce che indica la presenza di una somma di denaro che si aggiunge al reddito. Il rimborso spese analitico o a piè di lista rappresenta una fonte di sicurezza per tutti i lavoratori che spesso effettuano trasferte. In questo modo un dipendente può anticipare i pagamenti e viaggiare per motivi aziendali senza alcuna preoccupazione. Il denaro investito viene, infatti, rimborsato totalmente.

Le tipologie di rimborso sono tre ed ognuna è caratterizzata da specificità che consentono all'impresa e al dipendente di scegliere la modalità più adatta. In questo modo anche il lavoratore ha la possibilità di gestire adeguatamente tutte le diverse tipologie di spese e di pagamenti che devono essere sostenute durante la sua trasferta lavorativa.

Le diverse tipologie di rimborsi sono:

• rimborso forfettario: prevede che la somma da risarcire sia concordata a priori. Questo tipo di risarcimento è caratterizzato da determinati limiti imposti dall’azienda.
• Rimborso a piè di lista o analitico: prevede la restituzione esatta dell’intera somma di denaro anticipata dal dipendente.
• Rimborso misto: un risarcimento che prevede in parte sia la modalità analitica che quella mista.

A seconda delle esigenze lavorative ed economica, un’azienda sceglie ilodo più adatto alle sue esigenze. Per quanto riguarda il rimborso analitico, è chiaro che le spese sostenute dal lavoratore dipendente devono essere documentate e inserite nelle note spese.

La tipologia di rimborso spese utilizzata da molte imprese è quella piè di lista, detta anche rimborso analitico. Se scegliendo il rimborso forfettario l’azienda stanzia un budget ben preciso per affrontare le spese, con il rimborso a piè di lista occorre rispettare le direttive determinate dalla legge: quest’ultima mette in luce i diversi limiti relativi al risarcimenti da dare al lavoratore dipendente.

Il dipendente si trova, infatti, a dover gestire una somma di denaro fissa (lo stipendio) e un risarcimento variabile che gli permettono effettivamente di affrontare nel migliore dei modi tutta la durata della trasferta. É fondamentale prendere in considerazione questi aspetti nel momento in cui si parla di rimborso a piè di lista. Quest’ultimo deve essere calcolato ed effettuato con grande cura per evitare che il dipendente si trovi in svantaggio.

Questa tipologia di rimborso spetta a tutti i dipendenti che devono affrontare una trasferta fuori dai confini della città dove lavorano abitualmente. Alcune aziende, specie quelle che devono trovare nuovi clienti e fare in modo che questi ultimi firmino un contratto, inviano i loro dipendenti in altre città, sia in Italia che all’estero. Queste trasferte in Italia o all’estero servono affinché l’incontro tra lavoratore dipendente e potenziale cliente si tramuti nella firma di un nuovo contratto o nel rinnovo di uno già esistente.

Il rimborso spese a piè di lista spetta al lavoratore nel momento in cui lo stesso inizia a essere operativo in un territorio diverso da quello comunale stabilito dal contratto, ovvero sin dal primo momento in cui il dipendente inizia a spendere del denaro per raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati. Pertanto il dipendente deve essere rimborsato anche per le prime spese, come quelle relative all’acquisto per il primo biglietto, ai costi di carburante per il proprio o all’utilizzo del proprio mezzo di trasporto.

Ovviamente tutti i dati e tutti i giustificativi di spesa devono essere inseriti all'interno delle note spese, affinché sia possibile documentare appunto i costi che vengono sostenuti da parte dello stesso lavoratore ed evitare che si possano venire a palesare delle potenziali situazioni che vanno a danneggiare lo stesso dipendente e l'impresa.

Spesso è difficile quali siano le spese che possono essere rimborsate. Per quanto concerne i limiti, occorre sottolineare che esistono due tipologie di spese lavorative che rientrano in questo rimborso: i costi di vitto, alloggio e trasferta. Vitto e alloggio sono infatti essenziali affinché il lavoratore sosti in un luogo diverso rispetto a quello in cui si trova la sede aziendale. Per questo motivo non esistono limiti, sebbene le spese di vitto e alloggio debbano essere accuratamente documentate. Il rimborso avviene, infatti, solo ed esclusivamente se il lavoratore conserva scontrini fiscali e fatture intestate all'azienda affinché l'impresa possa detrarre l'IVA.

Stesso discorso vale per le spese di trasporto: sia che si tratti di un biglietto del bus che del pagamento di un taxi, è importante che queste siano nominative. Per quanto concerne tutte le altre spese, le quali devono essere necessariamente correlate all'ambito lavorativo, è necessario tenere bene a mente quali siano i limiti imposti dalla legge. Nel caso in cui la trasferta sia in Italia, il lavoratore può spendere circa 15,49€ al giorno.

Se, per esempio, la sede lavorativa abituale è Torino ma il dipendente deve incontrare un cliente a Roma, il rimborso delle spese quotidiane extra non supera i 15,49€. Qualora la trasferta dovesse essere fuori dai confini italiani, il costo delle spese giornaliere extra che possono essere affrontate da parte del lavoratore è pari a 25,82€. In entrambi i casi il dipendente che intende svolgere il viaggio di lavoro per conto dell'azienda e intende spendere del denaro in piccoli acquisti utili per il raggiungimento dell'obiettivo aziendale, deve necessariamente documentare ogni singola spesa che viene affrontata.˙Questo per evitare che il rimborso possa essere in qualche modo negato e che si creino fraintendimenti all’interno dell’azienda.

Un’altra tipologia di rimborso che può essere adottata da parte delle aziende è quella mista: il rimborso misto deve necessariamente essere concordato affinché sia garantita al dipendente la chiarezza necessaria. Questo rimborso è composto da un importo analitico (o a piè di lista) e da una somma di denaro forfettaria. Quest’ultima non è altro che un budget quotidiano scelto dall’azienda per affrontare alcune spese.