Note spese dipendenti: come gestirle in azienda?

La gestione delle note spese è un tasto dolente per molte imprese, che si trovano a fare i conti con ritardi nei rimborsi ai dipendenti e con lo smarrimento di ricevute e giustificativi.

In questo articolo, ti spieghiamo cosa sono le note spese dipendenti, come compilarle e l’iter completo di rimborso.

Le note spese sono documenti con cui i dipendenti possono chiedere il rimborso delle spese sostenute per conto dell’azienda.

Si tratta di strumenti chiave per la gestione delle spese aziendali perché offrono diversi vantaggi:

• essendo documenti rilevanti ai fini fiscali, consentono all'azienda di dedurre i costi;
• forniscono una panoramica delle spese di trasferta, per ottimizzare l’uso delle risorse;
• sono conformi *alle *normative vigenti, se compilate correttamente e conservate per 10 anni (secondo quanto stabilito dall’Art. 2220 del Codice Civile).

Gestire le note spese non deve portare via troppo tempo.

Infatti, la richiesta di rimborso deve avvenire entro qualche giorno per agevolare il lavoro del reparto contabile e liquidare il rimborso nella successiva busta paga.

Ecco come un dipendente presenta la richiesta di rimborso spese:

1. compila la nota spese: inserisce le informazioni necessarie, come i dati personali, la data e il luogo della trasferta e gli importi spesi;
2. allega i giustificativi di spesa: ossia i documenti che attestano ogni spesa sostenuta per conto dell’azienda (fatture, ricevute, titoli di viaggio, ecc.);
3. invia la nota spese: tramite i metodi e gli strumenti scelti dall’azienda (foglio Excel, software apposito, ecc.).

Non esiste un modulo obbligatorio di nota spese aziendale. Tuttavia, i dipendenti devono fornire alcune informazioni per poter ottenere il rimborso:

La gestione di una nota spese non si ferma alla presentazione della richiesta da parte del dipendente.

Questi sono tutti i passaggi da seguire, dalla compilazione all’effettivo rimborso:

1. il dipendente compila la nota spese, allegando la documentazione fiscale;
2. l’amministrazione verifica che sia stata compilata correttamente e, in caso contrario, richiede informazioni aggiuntive;
3. l’amministrazione approva la richiesta e rimborsa il dipendente;
4. l’amministrazione archivia la nota spese in contabilità, online o fisicamente.

Le aziende in regime di contabilità ordinaria sono tenute a registrare la nota spese in contabilità.

Una volta approvata la richiesta ed erogato il rimborso, la nota spese va registrata in due documenti contabili:

• il libro giornale (ed eventualmente la prima nota);
• il conto economico.

Nella prima nota e nel libro giornale le aziende riportano le entrate e le uscite monetarie, in ordine cronologico. I rimborsi spese quindi vanno inseriti fra le uscite, insieme alla data di pagamento.

Al termine dell’esercizio, tutti i movimenti bancari devono essere riportati nel conto economico:

• i rimborsi a piè di lista alla voce B7 (costi per servizi);
• i rimborsi forfettari e quelli delle spese non documentate alla voce B9 (costi per il personale).

Ci sono varie situazioni in cui i dipendenti sostengono spese per conto dell’azienda.

Il caso più comune è quando effettuano una trasferta di lavoro. In quel caso, vitto, alloggio e tutte le altre spese di viaggio vengono anticipate dai dipendenti e poi rimborsate dall’azienda.

Oppure, quando una persona viene assunta per lavorare da remoto, alcune policy aziendali prevedono il rimborso delle spese affrontate per creare una postazione di lavoro in casa.

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