Dai ai tuoi dipendenti un modello di nota spese chilometriche conforme alla normativa e semplifica il monitoraggio delle spese di trasporto nella tua azienda. Il file è in formato Excel.
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I vantaggi del modello di nota spese chilometriche
Scarica il nostro modello di nota spese chilometriche, senza spendere un centesimo.
Facile da usare
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Inserisci tutte le tue informazioni, il calcolo dell'importo da rimborsare è automatico.
Completo
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Il nostro modello di nota spese chilometriche include i riferimenti alle tabella ACI da consultare.
Gratuito
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Cos'è una nota spese chilometrica
Come funziona il rimborso chilometrico?
La nota spese chilometrica è un documento che consente ai dipendenti di ottenere un rimborso chilometrico quando usano il proprio veicolo personale per una trasferta di lavoro.
Il rimborso delle spese chilometriche da parte del datore di lavoro è possibile quando le spese anticipate sono:
nell'interesse dell'azienda
ragionevoli e proporzionate
giustificate da idonea documentazione
Per compensare le spese sostenute per l'uso del veicolo, l'azienda può riconoscere un'indennità ai dipendenti. L'importo viene calcolato valutando diversi elementi, come:
le spese di manutenzione e riparazione del veicolo
le spese legate alla sua usura generale
Per beneficiare di questa indennità chilometrica, è necessario giustificare il proprio spostamento professionale fornendo una nota spese chilometrica al datore di lavoro, accompagnata da idonea documentazione per ogni spesa sostenuta. Il datore di lavoro esamina quindi la nota spese per verificarne la correttezza e procedere al rimborso del dipendente.
Attenzione: l'indennità chilometrica non può essere riconosciuta per i tragitti effettuati tra il domicilio del dipendente e la sede abituale di lavoro. Si considerano spese di trasferta soltanto le spese in comuni diversi da quello della sede di lavoro.
Cosa rientra tra le spese chilometriche
Il calcolo delle indennità chilometriche copre molto più che il semplice consumo di carburante. Include i costi legati all'usura generale del veicolo, le spese di manutenzione e riparazione (pneumatici, cambi d'olio, riparazioni), nonché l'assicurazione.
Per essere valida e dare diritto a un'indennità chilometrica, la nota spese chilometrica deve specificare:
il motivo e il luogo dello spostamento
il numero esatto di chilometri percorsi
la potenza fiscale del veicolo, indicata sul libretto di circolazione
Come compilare il modello gratuito di nota spese chilometrica in formato Excel
La legge non impone un contenuto specifico obbligatorio per redigere una nota spese chilometrica.
Le informazioni da inserire
Usando il modello di Qonto il dipendente deve inserire le seguenti informazioni:
la sua identità (nome, cognome, indirizzo)
la data dello spostamento, il motivo della trasferta, il numero di chilometri percorsi e la potenza fiscale del veicolo impiegato
l'importo della spesa e lo strumento di pagamento usato (dal 1° luglio 2025 è obbligatorio l'uso di strumenti tracciabili, come le carte di pagamento)
Quali giustificativi fornire?
Il dipendente deve allegare i seguenti documenti alla nota spese chilometrica:
i giustificativi di spese relativi all’acquisto di carburante o altri giustificativi che dimostrino il tragitto effettuato, ad esempio i pedaggi autostradali
una copia del libretto di circolazione del veicolo usato per dimostrarne la potenza
Calcolo delle indennità: comprendere il calcolo chilometrico
Il rimborso delle spese sostenute dai dipendenti è stabilito sulla base di un calcolo chilometrico definito dalle tabelle ACI.
Questo calcolo tiene conto di due criteri principali:
la distanza percorsa
il numero di cavalli fiscali del veicolo
Consiglio
Gestisci facilmente le tue note spese
Hai fornito un modello di nota spese ai tuoi dipendenti, ma non lo compilano correttamente? Semplifica la gestione delle note spese con Qonto.
Hai un gran numero di note spese da gestire? Il rimborso delle spese aziendali e la loro gestione contabile sono compiti noiosi e che richiedono tempo. Per risparmiare tempo prezioso, usa Qonto.
Con l’app Qonto, i tuoi collaboratori possono creare le loro note spese e tu gestisci le richieste di rimborso più rapidamente. Ti basta convalidare le note spese presentate e il rimborso avviene istantaneamente. In questo modo i tuoi collaboratori non hanno più bisogno di aspettare la fine del mese per essere rimborsati.
Inoltre, con Qonto limiti il rischio di dimenticanze o di errori durante l’inserimento. Allo stesso modo, i giustificativi sono conservati a norma di legge in caso di accertamenti fiscali.
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Domande frequenti sui modelli di rimborso chilometrici
L'uso di un modello consente di evitare errori. Usato dai collaboratori dell'azienda, facilita gli scambi e semplifica la creazione delle note spese e la loro registrazione contabile.
Non esiste un modello standard da seguire, ma puoi scaricare gratuitamente diverse versioni disponibili su Internet in formato Excel, PDF o Word.
I modelli Excel, come quello proposto da Qonto, sono tuttavia più semplici da usare. Sono precompilati e le formule di calcolo sono integrate per risparmiare tempo. In altre parole, non resta che verificare che il tariffario sia quello corretto, quindi inserire le distanze percorse e la potenza fiscale del veicolo.
In base alla propria organizzazione, l'azienda può richiedere ai propri dipendenti di produrre note spese quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o trimestralmente. L'ideale è che siano redatte regolarmente per evitare errori e semplificare la gestione delle note spese.
