Gestire le finanze aziendali: dalle basi agli strumenti migliori

In Italia, le imprese sono in forte stress. Nel 2025 hanno registrato un aumento delle crisi del 29% rispetto l'anno precedente. Tra le cause c'è la gestione finanziaria inadeguata. Secondo i dati Cerved, oltre il 60% delle crisi aziendali nasce da problemi di liquidità mal gestiti. Molti imprenditori scoprono troppo tardi che i conti non tornano.

Gestire le finanze aziendali significa tenere la contabilità in ordine ma anche quanto denaro hai davvero, prevedere i flussi futuri e prendere decisioni basate su dati concreti. In questa guida scopri i principi fondamentali, gli strumenti pratici e gli indicatori chiave per tenere sotto controllo la salute finanziaria della tua azienda.

Non si tratta solo di registrare entrate e uscite, ma di garantire che l'impresa abbia sempre la liquidità necessaria per operare e crescere.

In pratica, significa rispondere a tre domande fondamentali: quanto denaro entra, quanto esce e quanto resta disponibile. Sembra semplice, ma richiede metodo e strumenti adeguati.

La gestione finanziaria aziendale copre diverse aree operative. Vediamo quali sono:

• Gestione della liquidità: monitorare il denaro disponibile giorno per giorno
• Pianificazione dei flussi di cassa: prevedere entrate e uscite future
• Controllo dei costi: identificare e ridurre le spese non necessarie
• Gestione dei crediti: assicurarsi che i clienti paghino nei tempi concordati
• Analisi degli investimenti: valutare dove allocare le risorse per crescere
• Rapporti con banche e fornitori: negoziare condizioni favorevoli

Ogni area richiede attenzione costante. Trascurarne anche solo una può compromettere l'equilibrio finanziario dell'intera azienda.

Gestire le finanze aziendali nella pratica quotidiana significa

1. Controllare regolarmente il saldo del conto aziendale e verificare che corrisponda alle previsioni. Se hai emesso fatture per 10.000€ ma ne incassi solo 6.000, devi capire subito perché e agire di conseguenza.
2. Pianificare le uscite in base alle entrate previste. Se sai che a fine mese devi pagare 5.000€ di fornitori ma prevedi di incassare solo 3.000€, hai un problema da risolvere nell'immediato, non tra settimane.
3. Registrare ogni movimento in modo accurato e immediato. Una spesa dimenticata o un incasso non registrato distorcono la visione reale della tua situazione finanziaria.
4. Analizzare i dati in maniera sistematica per individuare tendenze, sprechi e opportunità. Se noti che le spese di un fornitore sono aumentate del 30% in sei mesi, è il momento di rinegoziare il contratto o cambiare fornitore.

Esistono alcuni principi fondamentali che come imprenditore devi seguire per mantenere la salute finanziaria della tua azienda.

• Separare finanze personali e aziendali: se sei un professionista o hai una ditta individuale, usa conti distinti per le spese personali e quelle dell'azienda. Mescolare i due ambiti rende impossibile capire la reale situazione finanziaria del business. Per le società l'uso di conti business è un obbligo di legge.
• Mantenere sempre una riserva di liquidità: accantona almeno 3-6 mesi di spese operative come cuscinetto di sicurezza. Questa riserva ti protegge da imprevisti come ritardi nei pagamenti o cali improvvisi del fatturato.
• Monitorare il flusso di cassa, non solo il fatturato: puoi fatturare tante, ma se ne incassi solo una parte e ne spendi di più ogni mese, hai un problema di liquidità. Il denaro che entra ed esce conta più del fatturato.
• Pianificare prima di spendere: ogni spesa importante deve essere valutata in base al suo impatto sul flusso di cassa. Prima di acquistare un nuovo macchinario o assumere personale, verifica di poter sostenere il costo nei mesi successivi.
• Negoziare termini di pagamento favorevoli: cerca di incassare dai clienti il prima possibile e di pagare i fornitori con tempistiche per te convenienti. Così facendo migliori il flusso di cassa.
• Automatizzare dove possibile: usa strumenti digitali per ridurre errori umani e risparmiare tempo. La riconciliazione manuale delle spese o la gestione dei solleciti sono attività che puoi delegare alla tecnologia.

Il controllo di gestione finanziaria è il processo sistematico che ti permette di verificare se stai raggiungendo gli obiettivi economici che hai prefissato. Non è un'attività da fare una volta all'anno quando chiudi il bilancio, ma un processo continuo che ti aiuta a navigare con consapevolezza.

Oltre a registrare i dati, devi analizzarli, interpretarli e agire di conseguenza. Il controllo di gestione prevede le seguenti attività:

• Definire obiettivi misurabili: gli obiettivi vaghi non si possono controllare, quelli precisi sì
• Monitorare gli scostamenti: confronta regolarmente i risultati effettivi con quelli previsti
• Analizzare le cause: quando i numeri non tornano, cerca di capire cosa è successo
• Prendere decisioni correttive: i dati servono solo se li usi per agire. Se scopri che un prodotto non è redditizio, devi decidere se modificarlo, riposizionarlo o eliminarlo

L'importanza del controllo di gestione come pratica continua merita di essere ribadita. Se aspetti la chiusura del bilancio annuale per analizzare i dati, potresti accorgerti di una crisi di liquidità quando non hai più margine di manovra.

Qonto è un conto business online progettato per semplificare la gestione finanziaria quotidiana delle PMI e dei professionisti. Diversamente dai conti tradizionali, Qonto integra strumenti di controllo, automazione e reportistica che migliorano l'amministrazione della tua azienda a 360 gradi.

Con Qonto puoi:

• Monitorare le spese in tempo reale: ogni transazione è visibile immediatamente sull'app. Puoi categorizzare le spese automaticamente e vedere dove vanno i tuoi soldi, senza aspettare l'estratto conto.
• Gestire le carte aziendali: richiedi carte fisiche o virtuali per i tuoi collaboratori con un clic, imposta limiti di spesa personalizzati e monitora ogni movimento. Se un dipendente supera il budget, ricevi una notifica istantanea.
• Automatizzare la contabilità: Qonto si integra con i principali software contabili italiani. I dati delle transazioni vengono trasferiti automaticamente, riducendo il lavoro manuale e il rischio di errori. Ma soprattutto la riconciliazione contabile avviene già in automatico nel conto.
• Allegare ricevute digitali: tu e i tuoi collaboratori potete fotografare gli scontrini direttamente dall'app e associarli alle transazioni. Dimentica i cassetti pieni di ricevute cartacee e le ore spese a cercare documenti.
• Creare report personalizzati: genera report dettagliati per categoria di spesa, fornitore o progetto. Puoi esportarli in pochi clic e condividerli con il tuo commercialista.
• Fatturazione integrata nel conto: grazie alla fatturazione elettronica a norma di legge integrata nel conto business, puoi inviare preventivi e fatture in pochi clic, pagare le fatture dei fornitori, monitorare e gestire le fatture ancora da incassare.

Qonto non sostituisce il tuo commercialista, ma semplifica il lavoro di entrambi. Tra l'altro Qonto ti permette anche di dare accesso in sola lettura al tuo commercialista, per migliorare la collaborazione e far risparmiare tempo a entrambi. Tu hai una visione chiara e immediata della tua situazione finanziaria, il tuo commercialista scarica i dati che gli servono.

Calcolare la gestione finanziaria significa quantificare i flussi di denaro che attraversano l'azienda. Il punto di partenza è il rendiconto finanziario, che mostra come si è modificata la liquidità in un determinato periodo.

Per avere una visione completa, devi sommare tre diversi flussi:

Questo numero ti dice se stai generando o consumando liquidità. Un cash flow positivo significa che l'azienda sta accumulando denaro. Un cash flow negativo indica che stai bruciando liquidità e devi capire se è sostenibile.

Per capire cosa si intende per cash flow (o flusso di cassa) e come si differenziano i vari tipi, consulta questa pagina del glossario.

Analizzare la gestione finanziaria significa andare oltre i numeri e capire cosa ti stanno dicendo. Non basta sapere che hai un cash flow positivo. Devi capire se è sufficiente, sostenibile e in linea con gli obiettivi.

Un'analisi finanziaria efficace parte dal confronto temporale. Osserva l'andamento dei dati negli ultimi dodici mesi per capire se la liquidità sta migliorando o deteriorandosi nel tempo. Questo confronto storico ti permette di individuare trend preoccupanti prima che diventino critici.

Altrettanto importante è confrontare i risultati reali con le previsioni di budget. Se i dati si discostano significativamente dalle aspettative, devi trovare le cause. Potresti aver sovrastimato i ricavi, sottostimato i costi operativi o non aver considerato le variabili stagionali.

Un'altra analisi che devi fare è relativa al capitale circolante, che rivela molto sulla salute finanziaria. L'aumento eccessivo dei crediti verso clienti segnala che stai vendendo senza incassare, mentre una riduzione rapida dei debiti verso fornitori indica che stai pagando più velocemente rispetto a quanto incassi. È quindi fondamentale identificare dove il denaro si blocca. Nei crediti non riscossi? Nelle scorte invendute? O nei ritardi sistematici dei clienti? Come spesso accade, individuare il problema è il primo passo verso la sua risoluzione.

Infine, valuta sempre la sostenibilità nel medio periodo. Un cash flow negativo occasionale può essere fisiologico, ovvero non costituire un problema di per sé. Ma se il problema si protrae per più mesi consecutivi, allora devi intervenire subito e verificare se hai riserve sufficienti per coprire il deficit o se devi ridurre le uscite e accelerare gli incassi.

Ricapitolando:

• Confronta i dati con il passato
• Confronta i dati con il budget
• Analizza le variazioni del capitale circolante
• Identifica i colli di bottiglia
• Valuta la sostenibilità sul medio periodo

Per una PMI, questi sono i KPI essenziali da tenere sotto controllo sono:

La frequenza dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'azienda. Una regola generale che puoi fare tua è:

• Saldo di cassa e scadenze imminenti: misurazione settimanale
• Cash flow, DSO, DPO e margine operativo: misurazione mensile
• Liquidità corrente, burn rate e analisi degli scostamenti dal budget: misurazione trimestrale

Per aziende con flussi di cassa molto variabili, come la vendita al dettaglio o la ristorazione, il monitoraggio settimanale di tutti i KPI consente una gestione finanziaria ottimale.

I principali strumenti che ti possono aiutare a gestire le finanze aziendali in maniera ottimale sono i seguenti:

• Conto business
• Software di contabilità
• Software di business intelligence
• Strumenti di gestione crediti

Parti dalle tue necessità reali. Se sei un professionista o una micro impresa, un conto business online con integrazione contabile può bastare. Se hai più dipendenti e progetti complessi, aggiungi un software di contabilità e strumenti di reportistica avanzata.

Tuttavia, se hai già un conto business che ti consente di tenere traccia di tutti i movimenti, in entrata e in uscita, e ti fornisce dati aggiornati e puntuali, prima di adottare un nuovo strumento, chiediti se stai facendo quanto spiegato finora. Se hai Qonto potrebbe non servirti alcun software aggiuntivo. 

Il rischio è quello di accumulare software costosi che poi non userai, aumentando ulteriormente i costi.