Il sollecito di pagamento è una comunicazione formale con cui un creditore richiede al debitore di saldare una fattura non ancora riscossa. In parole semplici: è il messaggio che invii a un cliente per ricordargli che deve pagarti una fattura rimasta aperta.

Il sollecito svolge una funzione pratica: spesso i ritardi nei pagamenti dipendono da semplici dimenticanze o problemi organizzativi del cliente. Un promemoria cortese può essere sufficiente per ottenere il saldo della fattura.

Dal punto di vista giuridico, il sollecito rappresenta una messa in mora del debitore. Ovvero dimostra che hai richiesto formalmente il pagamento e che il cliente era a conoscenza del proprio debito. Dunque, costituisce una prova documentale importante nel caso di un’azione legale.

Prima di inviare un sollecito di pagamento, accertati della situazione:

• Verifica che la fattura sia effettivamente scaduta e che il pagamento non sia stato effettuato. Controlla il tuo estratto conto per escludere che il bonifico sia in arrivo ma non ancora accreditato.
• Raccogli i dati necessari, come numero fattura, data di emissione, data di scadenza, importo dovuto, dati del cliente. Assicurati che le informazioni siano corrette per evitare contestazioni.
• Decidi il tipo di sollecito da inviare. Il primo sollecito è generalmente bonario e cortese. Se anche il primo sollecito non ha successo, puoi adottare un tono più formale e menzionare possibili azioni legali.

Evita errori comuni che ti si possono ritorcere contro:

• non inviare solleciti troppo presto, aspetta almeno qualche giorno dalla scadenza
• non essere aggressivo nel primo contatto
• non minacciare azioni legali se non sei disposto a intraprenderle davvero
• conservare una copia di ogni sollecito che invii

Non esiste un limite legale al numero di solleciti che puoi inviare, ma nella pratica è consigliabile seguire una strategia graduale in tre fasi. Un primo sollecito dopo 7-15 giorni dalla scadenza della fattura. Un semplice promemoria cortese che spesso risolve il problema. Molti clienti pagano subito dopo questo primo contatto.

Un secondo sollecito con tono più formale lo puoi inviare se non ricevi risposta entro 15-20 giorni dal primo. Indica chiaramente una nuova scadenza per il pagamento e richiedi conferma della ricezione.

Infine, un terzo sollecito quando è il momento di inviare una comunicazione più severa, possibilmente tramite raccomandata A/R o PEC. Indica esplicitamente che in mancanza di pagamento procederai con azioni legali. Dopo quanta attesa inviare il sollecito di diffida, dipende da vari fattori, come il rapporto con il cliente e l’importo della cifra da riscuotere. Come indicazione: dopo un mese o un mese e mezzo dalla scadenza riportata in fattura.

Oltre i tre solleciti ha poco senso insistere: se il cliente non ti ha pagato nemmeno dopo l'ultimo avviso, difficilmente lo farà in seguito. Inoltre, rischi di perdere di credibilità.

La scrittura del sollecito dipende dalla fase del rapporto con il cliente e dalla gravità del ritardo. Esistono tre modalità principali, ciascuna adatta a situazioni diverse.

Sollecito cortese: è il primo contatto dopo la scadenza. Il tono è amichevole e disponibile. Puoi proporre di offrire assistenza per eventuali problemi, dato che non conosci la situazione del cliente. Questo approccio funziona quando il ritardo è breve e il rapporto con il cliente è consolidato.

Sollecito formale: lo si usa quando il primo sollecito non ha avuto esito. Il linguaggio diventa più distaccato e professionale. Sottolinei le scadenze, ricordi gli obblighi contrattuali e indichi una nuova data entro cui ricevere il pagamento. Cerca di comunicare serietà senza aggressività.

Sollecito di diffida: si tratta dell'ultimo avviso prima di rivolgerti a un legale. Il tono è deciso e include riferimenti espliciti alle possibili conseguenze legali indotte dal mancato pagamento. Menziona la possibilità di intraprendere azioni di recupero crediti o rivolgerti a un avvocato. Se ti trovi in questa situazione, ti conviene farlo redigere direttamente da un professionista.

Il linguaggio cambia significativamente tra queste modalità. L'importante è che ogni sollecito sia sempre chiaro, documentato e inviato attraverso canali tracciabili.

Il canale di invio del sollecito è importante quanto il contenuto. Puoi ricorrere a diverse modalità, ognuna con vantaggi e limiti specifici:

• Email ordinaria: è il metodo più veloce e economico. Ti permette di tracciare l'invio e allegare copia della fattura. Dal punto di vista legale, ha valore ridotto, in quanto il destinatario può sostenere di non aver mai ricevuto la tua comunicazione. Risulta ideale per il primo sollecito.
• Raccomandata A/R: ha pieno valore legale perché certifica la data di invio e la ricezione da parte del destinatario. È più costosa e può richiedere qualche giorno, ma risulta fondamentale per i solleciti formali o per la diffida. Conserva la ricevuta di ritorno.
• PEC: la Posta Elettronica Certificata combina la velocità dell'email con il valore legale della raccomandata. La ricevuta di consegna e di accettazione hanno valore probatorio. È la soluzione ideale per comunicazioni formali, a patto che il cliente abbia un indirizzo PEC attivo e valido.
• Servizi di messaggistica come WhatsApp o SMS: li puoi usare solo per solleciti informali o come integrazione ad altri canali, soprattutto se hai un rapporto diretto con il titolare o il responsabile acquisti dell’azienda cliente. Non hanno alcun valore legale e non costituiscono prova di avvenuta comunicazione.

Anche per quanto riguarda i canali da usare, ti consigliamo una strategia graduale: inizia con un'email ordinaria per il primo sollecito, passa alla PEC o alla raccomandata per il secondo sollecito e per la diffida. Così facendo, ottimizzi costi e tempi senza rinunciare alla validità legale, nel caso in cui ti dovesse servire.