La lettera di diffida è una comunicazione formale con cui tu creditore intimi al tuo debitore di adempiere a un obbligo non rispettato, come il pagamento di una fattura scaduta.

La lettera di diffida è uno strumento legale previsto dall'articolo 1454 del Codice Civile, che ti permette di sollecitare il pagamento prima di ricorrere alle vie giudiziarie.

A differenza di un semplice sollecito bonario, la lettera di diffida ha un valore legale più forte: costituisce formalmente il debitore in mora e, se inviata con le modalità corrette, interrompe i termini di prescrizione del credito. Questo significa che da quel momento scatta l'obbligo per il debitore di pagare anche gli interessi moratori.

La diffida rappresenta spesso l'ultimo tentativo di risoluzione amichevole prima di intraprendere azioni legali più onerose, come la richiesta di un decreto ingiuntivo o una causa ordinaria.

La lettera di diffida segue una struttura abbastanza standard. L'importante è includere tutti gli elementi necessari per renderla efficace e darle validità legale.

L'intestazione: inserisci i tuoi dati completi (nome, ragione sociale, indirizzo, contatti) e quelli del debitore. Aggiungi data, luogo e specifica nell'oggetto, ad esempio “Diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c.”.

Contestualizza la situazione: richiama il contratto e/o la fattura non pagata, specificando numero, data e importo esatti. Indica quando era previsto il pagamento e menziona eventuali solleciti precedenti.

La diffida vera e propria: qui devi essere chiaro e formale. Intima al debitore di pagare l'importo dovuto entro un termine preciso (non inferiore a 15 giorni, come previsto dalla normativa). Specifica le modalità di pagamento fornendo il tuo IBAN.

Puoi scegliere se includere o meno un riferimento alle azioni legali che intraprenderai in caso di mancato pagamento. Se decidi di inserirlo, mantieni un tono professionale, non serve essere minacciosi.

Concludi con la data, il luogo e la firma (preferibilmente con timbro se sei titolare di un'azienda). La firma conferisce validità formale al documento.

Il linguaggio deve essere chiaro, formale e deciso, ma mai ostile. Una diffida ben scritta può ancora portare a una risoluzione amichevole della controversia.

Se non ti senti sicuro, puoi sempre rivolgerti a un avvocato. La diffida formale scritta da un avvocato ha una maggiore efficacia, specie se menzioni l’intenzione di ricorrere ad azioni legali.

Il momento giusto per inviare una lettera di diffida dipende da diversi fattori legati alla tua situazione specifica. Solitamente si ricorre alla lettere di diffida formale:

• Dopo un sollecito bonario: la diffida non dovrebbe mai essere il primo passo. È consigliabile inviarla solo dopo aver già tentato un approccio più morbido con uno o più solleciti bonari di pagamento. A dimostrazione della tua volontà di risolvere la questione amichevolmente.
• Prima di avviare azioni legali: se stai considerando di rivolgerti a un avvocato o di avviare un procedimento giudiziale per recuperare il credito, la diffida è un passaggio obbligato. Molti procedimenti legali richiedono la prova che hai tentato di risolvere la questione in via stragiudiziale.
• Quando il dialogo con il debitore si è interrotto: se il tuo cliente non risponde più alle telefonate, alle email o ai messaggi, la diffida formale serve a ristabilire un canale di comunicazione ufficiale e a dimostrare che hai tentato tutti i mezzi possibili.

Ricapitolando, i segnali che è il momento di agire sono:

• Sono trascorsi almeno 30-60 giorni dalla scadenza della fattura
• Hai già inviato almeno un sollecito bonario senza risposta
• Il debitore non ha risposto ai tuoi tentativi di contatto
• L'importo del credito giustifica l'azione formale
• Vuoi mettere formalmente in mora il debitore prima di agire legalmente

Inviare una lettera di diffida innesca una serie di conseguenze legali e relazionali che devi conoscere prima di procedere.

• Costituzione in mora del debitore: dal punto di vista legale, la diffida costituisce formalmente in mora il debitore. Da quel momento decorrono gli interessi moratori previsti dalla legge (D.Lgs. 231/2002), che si aggiungono al debito iniziale.
• Valore probatorio in giudizio: la diffida costituisce una prova documentale importante se decidi di avviare un'azione legale. Dimostra al giudice che hai tentato di risolvere la questione in via stragiudiziale e che il debitore era pienamente consapevole del debito.
• Possibili reazioni del debitore: dopo aver ricevuto la diffida, il debitore può pagare entro i termini indicati, lo scenario con miglior esito possibile, proporre un pagamento dilazionato, contestare il debito, ignorare la comunicazione.

Per garantire che la tua lettera di diffida abbia piena validità legale, devi scegliere il metodo di invio corretto. Esistono due modalità principali, entrambe valide dal punto di vista giuridico.

• Raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R): questo è il metodo tradizionale e ancora molto usato. La raccomandata A/R ti fornisce la prova certa che il destinatario ha ricevuto la comunicazione, grazie alla ricevuta firmata che torna al mittente.
• PEC (Posta Elettronica Certificata): la PEC è il metodo più moderno, veloce ed economico. Ha lo stesso valore legale della raccomandata tradizionale e fornisce ricevute di accettazione e consegna che certificano l'invio e la ricezione del messaggio.

In ogni caso, conserva tutta la documentazione (ricevute, copie della lettera, fatture allegate) in modo organizzato. Questo materiale potrebbe rivelarsi prezioso se la situazione dovesse degenerare in un contenzioso legale.