Giustificativi di spesa

Un giustificativo è un documento fondamentale per creare e inviare le note spese. Vediamo insieme di cosa si tratta.

Anche se possono sembrare simili, la ricevuta fiscale e la ricevuta di pagamento sono in realtà molto diverse.

La ricevuta fiscale è un documento emesso da chi fornisce beni o servizi per certificare una transazione a fini fiscali. Viene prodotta in duplice copia, e include informazioni su:

• Venditore
• Importo pagato
• Eventuali imposte applicate

Si tratta di un vero e proprio giustificativo di spesa, e consente alle aziende di contabilizzare e rimborsare i costi sostenuti.

Una ricevuta di pagamento, d’altro canto, è semplicemente la prova che un pagamento è stato effettuato. Viene rilasciata, ad esempio, quando si invia un bonifico bancario o si preleva denaro da uno sportello automatico. 

Non contiene informazioni rilevanti a fini fiscali, e non può essere utilizzata da sola come giustificativo per detrarre spese o richiedere rimborsi.

I giustificativi servono per certificare una spesa sostenuta. Nella tabella riassumiamo alcuni degli utilizzi più comuni in un contesto aziendale.

Per gestire correttamente i giustificativi e ridurre il rischio di errori nel processo di contabilizzazione e di rimborso, è importante osservare alcune buone pratiche, come ad esempio:

• Assicurarsi di raccogliere tutti i documenti necessari e avere a disposizione una ricevuta fiscale o una fattura per ogni spesa sostenuta dal personale.
• Organizzare i giustificativi per categorie (come ad esempio viaggi, ristoranti, forniture e altro). Per le aziende più strutturate potrebbe essere utile attuare una divisione per dipartimento o per progetto.
• Verificare i dati e controllare che i documenti siano completi di tutte le informazioni richieste (come data, importo e descrizione della spesa).
• Considerare una procedura di doppia approvazione, ad esempio da parte del manager (che valida la categoria di spesa) e del commercialista o dipartimento contabile (che certifica l'accuratezza dei dati finanziari).
• Utilizzare software digitali per gestire, tracciare e conservare automaticamente i giustificativi ed eliminare i documenti cartacei, come il conto aziendale di Qonto.

L’azienda è tenuta a conservare accuratamente i giustificativi, allegandoli a ciascuna nota spese.

Alle note spese si applicano le regole generali per la conservazione dei documenti, ossia:

• 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, come stabilito dall’articolo 2220 del Codice civile
• Le scritture contabili e le documentazioni, inoltre, devono essere conservate fino a quando saranno possibili eventuali accertamenti fiscali relativi al periodo di imposta. La normativa di riferimento è l’articolo 17 (comma 1, lettera h, numero 1) della legge 111 del 9 agosto 2023.

I giustificativi e le note spese possono anche essere conservati digitalmente. Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate a giugno 2024, i documenti archiviati digitalmente hanno la stessa valenza di quelli cartacei, a patto che presentino “le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità”.

Con Qonto puoi caricare, archiviare e conservare i tuoi giustificativi online a norma di legge. Basta scattare una foto, e potrai dire addio a documenti e scontrini cartacei.