Compilazione nota spese: come fare?

Un’azienda deve occuparsi della gestione delle note spese quando:

• i dipendenti anticipano spese aziendali (nota spese dipendenti);
• i collaboratori a Partita IVA prestano i loro servizi in trasferta;
• gli amministratori effettuano trasferte di lavoro per rappresentare l’azienda (nota spese amministratori).

In questo articolo, ti spieghiamo com’è fatta una nota spese, come si compila e quali strumenti utilizzare per semplificare la gestione delle note spese.

La nota spese è un documento contabile che serve a rendicontare le spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda, per poi procedere al rimborso.

Per semplificare la compilazione e la gestione delle note spese, molte aziende creano un modello di nota spese, che contiene tutte le informazioni necessarie per registrare la spesa in contabilità.

In generale, all’interno della nota spese bisogna indicare:

• data e luogo delle spese di trasferta;
• dati anagrafici: di chi chiede il rimborso;
• riferimenti aziendali: denominazione o ragione sociale e indirizzo dell'azienda;
• elenco spese sostenute: con un commento/nota per fornire maggiori dettagli;
• documentazione fiscale: ricevute, fatture, scontrini, titoli di viaggio, ecc.

Compilare correttamente una nota spese è fondamentale per un rimborso rapido e senza il rischio di commettere errori.

Questi sono i passaggi che i collaboratori devono seguire per ricevere il rimborso spese:

1. conservare i documenti: quando acquistano beni o servizi per conto dell’azienda, devono raccogliere scontrini, fatture o ricevute e conservarli in un luogo sicuro;
2. verificare che i documenti siano leggibili e completi: ad esempio, le spese certificate da documenti senza validità fiscale non sono rimborsabili;
3. compilare la nota spese il prima possibile: inserendo tutte le informazioni richieste e allegando i documenti fiscali per velocizzare il processo di rimborso;
4. inviare la nota spese al reparto amministrativo: utilizzando il metodo scelto dall’azienda (file Excel, software, ecc.).

Molte aziende decidono di ottimizzare la gestione dei rimborsi tramite l'utilizzo di software per le note spese.

Questi programmi sono una valida alternativa ai moduli cartacei o ai fogli di calcolo Excel perché presentano diversi vantaggi:

• semplicità: interfaccia intuitiva e facile da usare per i collaboratori e l’amministrazione;
• maggiore controllo: prevenzione di errori e archiviazione sicura dei documenti;
• velocità: compilazione, invio e rimborso delle note spese in pochi minuti, riducendo il tempo dedicato alla gestione manuale dei rimborsi;
• accessibilità: disponibile su smartphone, tablet e computer e adatto sia a piccole e medie imprese, sia a grosse aziende.

Qonto è un conto business per professionisti e PMI, che ti consente di:

• gestire le note spese: ricevi le richieste di rimborso, le approvi o rifiuti e le conservi digitalmente per registrarle in contabilità;
• rimborsare i tuoi collaboratori: effettui i rimborsi con un bonifico istantaneo.

Per il tuo team, redigere una nota spese può risultare complesso. Ecco perché Qonto ha creato un processo di compilazione fluido e lineare:

1. il dipendente scatta o carica una foto della documentazione fiscale che attesta la spesa;
2. l'app rileva automaticamente l'importo e l'IVA e allega il giustificativo di spesa alla transazione corrispondente;
3. il dipendente verifica che i dati inseriti siano corretti, aggiunge eventualmente una nota e invia la richiesta;
4. Qonto certifica la ricevuta con valore probatorio;
5. il dipendente elimina l’originale cartaceo e attende l’approvazione e il rimborso della spesa.