Compilazione nota spese: come fare?

Come compilare una nota spese e una nota spese trasferta? Sebbene si tratti di un'operazione tipica della quotidianità di piccole e grandi imprese, spesso la cosiddetta "compilazione nota spese" (ovverosia la creazione e la gestione delle note spese aziendali) può risultare tediosa e complicata. La nota spese è infatti uno dei documenti più comuni con cui un lavoratore dipendente ha solitamente a che fare quando si trova nella condizione di viaggiare molto per motivi professionali o di anticipare spese professionali (come spese di vitto o alloggio). Solitamente viene compilata da lavoratori dipendenti, ma a volte può anche essere redatta da professionisti titolari di partita IVA che devono richiedere ad un committente il rimborso di alcune spese.

La nota spese non è altro che un modulo contenente più informazioni e dati necessari per richiedere al datore di lavoro o al committente il rimborso delle spese sostenute (ad esempio durante una trasferta lavorativa). Si tratta di un documento che viene redatto con i più comuni programmi di testo (ad esempio Word o Excel) o con software gestionali più avanzati (i cosiddetti software nota spese), spesso adottati dalle grandi aziende per gestire meglio i processi interni relativi alla contabilità. La nota spese è sempre molto importante per il lavoratore poiché, se compilata correttamente, consente il rimborso delle spese sostenute.

La nota spese è l'elenco di tutte le spese sostenute dal lavoratore e, pur essendo un documento semplice, la sua compilazione richiede attenzione. Si tratta infatti di un vero e proprio documento fiscale che deve essere conservato.

L'azienda solitamente fornisce un modello nota spese di riferimento da compilare, con i dettagli riguardanti le spese ammissibili e le soglie massime. Qualora invece ti trovassi nella situazione di doverla compilare autonomamente, il documento dovrà contenere:

• data e luogo: quando e dove è avvenuta la trasferta
• dati aziendali: ragione sociale e indirizzo dell'azienda a cui si richiede il rimborso delle spese aziendali, o i dati anagrafici del titolare/committente
• elenco spese sostenute: tutti i costi sostenuti con, se necessario, un commento/nota per fornire maggiori dettagli
• allegati/documentazione: ricevute, fatture, scontrini, prenotazioni o altra documentazione a supporto.

Online è possibile trovare molteplici modelli (soprattutto Excel) che possono essere un buon riferimento. I rimborsi che il lavoratore può richiedere sono sintetizzabili in tre tipologie: rimborso analitico, forfettario e misto. La nota spese non è prevista per il rimborso forfettario, in quanto quest'ultimo è un vero e proprio importo fisso stabilito a priori.

Con Qonto puoi eliminare la richiesta di rimborsi grazie a carte nominative per i collaboratori, senza che tu in qualità di titolare del conto perda il controllo. L'Admin del conto può infatti impostare i limiti di spesa e categorizzare le spese.

Il lavoratore dipendente deve solo scattare una foto. Infatti, con Qonto puoi digitalizzare giustificativi e note spese con una foto. L'app rileva automaticamente l'importo e l'IVA e l'allega alla transizione corrispondente. In questo modo si possono evitare le richieste di rimborso e la confusione che ne deriva, risparmiando inoltre tempo prezioso.

Il rimborso analitico o a piè di lista, è la restituzione dell'intera somma di denaro anticipata dal dipendente durante la trasferta lavorativa o durante una qualsiasi attività lavorativa. Il lavoratore deve presentare giustificativi per ogni spesa sostenuta per richiedere il rimborso al datore di lavoro. Il riferimento normativo - art. 51 del comma 5 D.P.R. n. 917/1986 - spiega che i rimborsi per le spese sostenute dal lavoratore non concorrono al reddito del dipendente.

Il rimborso spese forfettario prevede che il datore di lavoro paghi ai dipendenti in trasferta un rimborso spese forfettario stabilito in precedenza, senza che il lavoratore debba quindi dimostrare le spese che ha sostenuto durante la trasferta.

Una delle tipologie di indennità per la quale è necessaria la compilazione della nota spese è il rimborso spese misto, ossia un’ indennità che prevede il rimborso analitico, cioè a piè di lista, delle spese lavorative e una parte di rimborso forfettario. In questo caso il lavoratore riceve una somma forfettaria stabilita a priori su base giornaliera e un rimborso analitico delle spese sostenute. Anche in questo caso sono indispensabili i giustificativi di ogni spesa sostenuta inseriti all'interno della nota spese. In sostanza il lavoratore deve rendicontare tutte le spese sostenute, presentando tutta la documentazione a supporto.

Il rimborso chilometrico permette ai datori di lavoro di rimborsare il lavoratore che utilizza la propria auto per lo svolgimento dell'attività lavorativa. L'indennità è calcolata grazie a delle tabelle ACI. Queste sono prospetti aggiornati annualmente, le quali quantificano le cifre che il lavoratore deve ricevere.

Molte aziende decidono di ottimizzare la gestione delle trasferte e quindi delle note spese tramite l'utilizzo di software dedicati, semplificando in questo modo i processi interni, riducendo i costi di gestione. Questi "software nota spese" sono anche molto utili per monitorare la contabilità aziendale ed analizzare le spese professionali sostenute.

Uno dei modelli di nota spese più utilizzati e quindi anche reperibili online su diversi blog, è il modello nota spese realizzato con Excel. Questo consente di impostare perfettamente la nota spese e di calcolare in automatico le spese sostenute nell'arco di tempo stabilito. In questo caso la nota spese può essere inviata semplicemente via email.