Gestire le note spese aziendali con l’app Qonto

La gestione dei rimborsi ai dipendenti della propria azienda può portare via tempo ed energia ed essere costellata di ostacoli lungo il percorso. Basta poco per creare situazioni spiacevoli, ad esempio un dipendente che ha anticipato i soldi per il pagamento non trova più la ricevuta fiscale complicando, se non impedendo, il rimborso dell’importo speso. Basta un solo scontrino mancante per avere un lavoratore scontento e sprecare tempo e risorse. Qonto è un conto business ideato per le piccole e medie imprese che ti consente di gestire le spese aziendali in modo facile, veloce e sicuro direttamente dall’app.

Così come per qualsiasi servizio e strumento, anche il software per la gestione delle note spese deve essere valutato secondo le esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, ci sono delle funzionalità e degli aspetti particolarmente utili e indispensabili per la maggior parte delle imprese.

Quando si parla di soldi e finanze la sicurezza deve sempre essere al primo posto. Indipendentemente dalla gamma di funzionalità offerte e dal costo del servizio, assicurati che l’app in questione sia sicura e aggiornata regolarmente. Infatti, i programmi sviluppati da fornitori di piccole dimensioni, per quanto buoni e funzionali, spesso offrono un livello di sicurezza minore rispetto a quelle di concorrenti più affermati.

La facilità d’uso è un altro aspetto chiave. Con le tecnologie a disposizione oggi non vi è alcun motivo per cui un’app per la gestione di operazioni amministrative o fiscali, quale è la gestione delle note spese della tua azienda, debba essere complicata. L’app deve essere intuitiva e far risparmiare tempo sia ai dipendenti sia a chi si occupa della gestione dei rimborsi. Inoltre, l’app deve essere installabile e utilizzabile su smartphone e computer, indipendentemente dal sistema operativo in uso.

Solitamente le app che servono a gestire le note spese e i rimborsi ai dipendenti devono poter essere integrate nei sistemi e nel flusso di lavoro dell’azienda. Per questo è importante che il programma sia facilmente integrabile con altri software di contabilità aziendale. Altrimenti rischi di complicare la gestione delle spese invece di semplificarla.

Il tempo dei faldoni pieni di documenti di ogni genere (inclusi scontrini, ricevute e giustificativi di spesa di vario genere) appartiene al passato. Grazie alla conservazione digitale è infatti possibile dire addio ai documenti cartacei e all’obbligo di conservarli fisicamente. In questo modo si salva spazio, si riduce il rischio di perdere i giustificativi di spesa, si riducono i tempi e si ottimizza il lavoro.

Qonto è molto di più di un’app per le note spese, Qonto è un conto business 100% digitale che ti consente di ottimizzare la gestione dei pagamenti, della contabilità e delle spese di dipendenti, soci e collaboratori. Con un’unica app puoi amministrare al meglio le operazioni finanziarie e contabili della tua azienda in modo semplice e veloce.

Vediamo in che modo Qonto rispetta tutti i criteri di una buona app per le note spese:

• Sicurezza: il conto business aziendale offerto da Qonto è supervisionato da ACPR (organismo di controllo della Banca di Francia) e Banca d’Italia e deve perciò rispettare rigidi parametri di sicurezza. I fondi dei clienti sono assicurati, così come lo sono le carte di pagamento, e l’autenticazione forte del cliente a due fattore protegge le operazioni da attacchi e manipolazioni.
• Facilità d’uso: la missione di Qonto è semplificare la gestione contabile e finanziaria delle aziende e l’app di Qonto ne è l’esempio migliore. Bastano pochi clic per eseguire pagamenti e gestire carte, spese condivise e quant’altro. L’utilizzo dell’app è immediato, non serve nessun manuale.
• App mobile: il conto Qonto può essere aperto e gestito sia da smartphone sia da computer, indipendentemente dal sistema operativo in uso e si adatta a tutti i modelli di smartphone, indipendentemente dalle dimensioni dello schermo.
• Integrabilità: l’integrazione con altri programmi e applicazioni è un aspetto centrale per Qonto. Aprendo un conto Qonto puoi beneficiare di numerosi servizi partner a prezzi di vantaggio, tutti integrabili con Qonto per migliorare il flusso di lavoro all’interno della tua azienda. Inoltre, Qonto offre una raccolta di API per automatizzare il tuo business e integrare Qonto nei tuoi programmi.
• 100% digitale: Qonto è 100% digitale. Le numerose funzionalità di Qonto ti aiutano a digitalizzare i pagamenti e le operazioni contabili della tua azienda, riducendo la necessità di ricorrere ai documenti cartacei, come, ad esempio, la gestione delle spese aziendali.

Nello specifico gestire le note spese con Qonto è estremamente facile. Qonto ti consente di semplificare la compilazione delle note spese, ridurre il numero di spese non documentate e, potenzialmente, eliminare completamente le note spese.

L’amministratore o il proprietario del conto assegnano una o più carte di pagamento fisiche, virtuali (anche usa e getta) a un utente. L’utente, una volta effettuato il pagamento con la carta aziendale Qonto, scatta una foto dello scontrino fiscale e la allega alla transazione nell’app Qonto e il gioco è fatto. Una volta caricata la foto, lo scontrino cartaceo diventa superfluo, in quanto la conservazione digitale di Qonto è a norma di legge.

Rispetto alle app per le note spese di altri servizi, Qonto offre un conto per ricevere e inviare denaro e anche numerosi strumenti di pagamento sicuri e personalizzabili per te e per i tuoi dipendenti. Scegliendo Qonto, in un’unica app gestisci i tuoi pagamenti e semplifichi la tua contabilità, riducendo così il numero di programmi e software di cui la tua azienda ha bisogno.

Online puoi trovare numerose app per le note spese tra cui scegliere. Compararle tra di loro è un ottimo modo per capire quale applicazione è quella più adatta alle esigenze tue e della tua azienda. Tuttavia, non sempre è facile riuscire a individuare i punti di forza e di debolezza di un software senza averlo testato.

Nel comparatore di conti business di Qonto puoi comparare Qonto con alcuni dei principali conti bancari tradizionali e online, così come con alcune app di gestione delle spese aziendali come Soldo e Pleo. Visita la pagina dedicata ai singoli concorrenti per compararli con Qonto e scoprire quali offrono soluzioni adatte per la gestione delle note spese.