Gestione delle note spese semplificata? È possibile! 

Trasferte lavorative, pranzi con colleghi, cene con clienti, acquisto di materiali per l'ufficio, webinar: sono solo alcune delle più comuni spese aziendali che, se anticipate dai dipendenti, devono essere rimborsate. È in queste situazioni che entra in gioco la gestione delle note spese, un'attività che richiede ai membri del proprio team molto tempo e attenzione.

La maggior parte delle aziende, indipendentemente dalla propria dimensione, ha a che fare con le note spese. Ma è possibile semplificarne la gestione o eliminarle del tutto, per dedicare il proprio tempo alle attività che contano davvero? La risposta è sì, con Qonto puoi farlo: scopriamo insieme come!

La nota spese è il documento che consente ai tuoi collaboratori di ottenere il rimborso delle spese aziendali anticipate con il proprio denaro. Compilata dagli stessi dipendenti, spesso manualmente, la nota spese è accompagnata da un giustificativo (scontrino o ricevuta) che dimostra la veridicità dei costi sostenuti e viene consegnata ai team che si occupano della gestione amministrativa.

Perché? In questo modo i team competenti possono verificare, prima di procedere con il rimborso, la spesa effettuata e l'esattezza dell'importo richiesto.

Nonostante esistano diversi formati, all'interno di una nota spese non possono mancare alcune informazioni fondamentali come:

✍🏻 i riferimenti dell'azienda alla quale si chiede il rimborso;

✍🏻 l'importo, la data e il luogo del pagamento;

✍🏻 i propri riferimenti anagrafici;

✍🏻 la tipologia di spesa;

✍🏻 eventuali informazioni aggiuntive necessarie per completare la richiesta.

Dopo aver verificato la correttezza e la veridicità del documento, il team amministrativo si occupa di rimborsare il dipendente. In che modo? Esistono tre modalità diverse di rimborso che variano in base agli accordi stabiliti tra il dipendente e l'azienda.

• Rimborso spese analitico: detto anche "a piè di lista", questa tipologia di indennizzo prevede la restituzione esatta di tutte le spese sostenute dal collaboratore.

• Rimborso spese forfettario: si tratta del compenso erogato indipendentemente dalla spesa sostenuta, il suo importo è solitamente stabilito dai contratti collettivi.

• Rimborso spese misto: a metà tra quello analitico e quello forfettario, il rimborso misto prevede la restituzione analitica dell'importo e un indennizzo prestabilito.

La compilazione e la gestione delle note spese aziendali, la raccolta di giustificativi e la rendicontazione sono attività complesse e rischiano di sottrarre tempo che potrebbe essere dedicato ad attività e progetti più importanti.

Per questo Qonto ha sviluppato servizi e funzionalità in grado di semplificare o eliminare del tutto note spese e giustificativi cartacei.

• Crea accessi specifici per i tuoi collaboratori e ordina per loro carte fisiche e virtuali nominative, impostando limiti di pagamento e prelievo giornalieri, mensili o per tipologia di transazione. Ogni membro del team potrà così pagare con la propria carta aziendale, eliminando la necessità di rimborsi.
• E i giustificativi di spesa? Con Qonto è possibile digitalizzarli: basta scattare una foto allo scontrino e caricarla sull'app con un clic! Puoi anche inoltrare fatture e ricevute digitalizzate all'indirizzo email che Qonto associa al tuo conto per allegarle in automatico ai relativi movimenti.
• Vuoi dire addio anche ai giustificativi cartacei? Qonto può certificare con valore probatorio e archiviare tutte le ricevute e le fatture digitalizzate, che hanno così lo stesso valore legale degli originali cartacei!

Non solo: per semplificare la gestione contabile del tuo business, puoi anche creare un accesso al conto in sola lettura per i responsabili dell'amministrazione o per il tuo commercialista, nonché automatizzare i processi aziendali con Zapier o Integromat e collegare il tuo conto Qonto agli strumenti contabili che preferisci.

Comincia subito ad ottimizzare tutte le attività legate alla gestione finanziaria e contabile con Qonto e dedicati alla crescita del tuo business!