Trasferte, calcolo spese viaggio e rimborsi

Nelle vesti di professionista, di titolare di impresa o di dipendente hai sicuramente sentito parlare di trasferta lavorativa e calcolo spese viaggio.

Sono sempre più numerose le aziende e le società che decidono di espandere il loro business a livello internazionale o locale. Questo implica, però, degli spostamenti sia nazionali che internazionali.

Al giorno d'oggi, sono quindi molti i business che non possono prescindere dalle trasferte o da viaggi di rappresentanza. Ma cosa comporta tutto ciò? Scopriamo insieme!

Parliamo di trasferta di lavoro e di calcolo spese viaggio quando un professionista, un dipendente o un titolare di un'impresa si trova a dover effettuare degli spostamenti temporanei per compiere una determinata mansione lavorativa.

La trasferta lavorativa è un cambiamento temporaneo della sede di lavoro che avviene nell'arco di un periodo temporale limitato. Si tratta, in poche parole, dello svolgimento del lavoro fuori dalla sede principale - al termine del quale è previsto il ritorno nella sede aziendale prevista dal contratto.

Il carattere temporaneo dello spostamento è alla base della trasferta lavorativa e del calcolo delle relative spese aziendali.

Quando lo spostamento non è temporaneo, si ha a che fare con il trasferimento - ovverosia un cambio di sede lavorativa definitivo.

Prima di parlare del calcolo spese viaggio e dei costi di una trasferta, è opportuno sottolineare che una trasferta lavorativa può essere realizzata per motivi differenti. Esistono trasferte che si presentano come indispensabili per il raggiungimento di un determinato obiettivo lavorativo, altre che si rivelano indispensabili per ragioni di rappresentanza.

Hai sicuramente avuto a che fare o sentito parlare delle spese di rappresentanza, ma di cosa si tratta?

Le spese di rappresentanza sono costi sostenuti con il fine di incentivare le pubbliche relazioni aziendali o la promozione aziendale: solitamente non è previsto un profitto diretto legato a questo tipo di attività.

Come spiega il cosiddetto "1 D.M. 19/10/2008", le spese di rappresentanza sono sostenute e documentate "per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Capita spesso che queste spese siano legate a costi di viaggi realizzati per partecipare a fiere o per organizzare eventi.

Se un dipendente o un collaboratore si reca per motivi di lavoro al di fuori del comune in cui si trova la sede lavorativa prevista dal contratto e anticipa i costi relativi al viaggio, al vitto e all'alloggio, l'azienda dovrà procedere con il rimborso delle spese.

A seconda degli importi anticipati, l'azienda dovrà quindi effettuare un calcolo spese viaggio, calcolo spese di vitto e alloggio, ecc. Tuttavia, prima di calcolare tutti i costi anticipati, l'azienda deve stipulare insieme con il dipendente il tipo di rimborso che si vuole adottare.

Esistono diverse tipologie di rimborsi spese:

• Rimborso forfettario: si tratta di un rimborso caratterizzato da una somma stabilita a priori che viene data al dipendente per le spese sostenute e anticipate durante la trasferta.

• Rimborso analitico: si tratta di un'indennità caratterizzata dalla restituzione analitica, esatta e puntuale della spesa sostenuta dal dipendente durante la trasferta di lavoro. Affinché avvenga questo tipo di rimborso è necessaria la rendicontazione analitica di tutte le spese.

• Rimborso misto: come suggerito dal nome stesso, il rimborso misto è a metà tra il rimborso analitico e quello forfettario. Il rimborso spese misto prevede sia un'indennità analitica (rimborso analitico, detto anche a piè di lista) che una parte di indennità forfettaria.

Quando si concorda il rimborso analitico delle spese, il collaboratore o dipendente deve obbligatoriamente redigere una nota spese per ottenere il rimborso e aggiungere eventuali giustificativi di spesa (fatture, scontrini, ecc.). 

La gestione dei rimborsi, delle note spese e dei giustificativi può essere semplificata scegliendo di offrire al tuo team delle carte aziendali.

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Quando si parla di trasferte e di calcolo spese viaggio, spesso si nominano anche le spese legate all'auto aziendale o noleggiata, al carburante (benzina, gasolio, ecc.), ai pedaggi.

A partire dal 1 gennaio 2019 è stato abolito l'utilizzo delle schede carburante, un documento utilizzato per attestare le spese di carburante effettuate dai dipendenti o da un professionista.

Al giorno d'oggi, per certificare ogni costo relativo al in modo tale da avere agevolazione fiscali (come la detrazione dell'IVA), è indispensabile utilizzare la fatturazione elettronica e avere una carta aziendale (o una carta carburante).

La carta carburante consente, infatti, di rendicontare in maniera semplice ed intuitiva le spese relative al carburante. Anche le carte Qonto possono essere utilizzate come carte carburante.