Carta elettronica per l’acquisto di carburante

Quando si viaggia per lavoro e si effettuano trasferte, le spese di rifornimento carburante vengono solitamente sostenute dall’azienda. Se il dipendente anticipa gli importi, l'impresa emette poi un rimborso in base ai giustificativi presentati dal collaboratore.

Per semplificare l’intero processo, molte aziende scelgono di dotarsi di carte carburante elettroniche, che vengono assegnate ai dipendenti (sotto forma di buono benzina) per pagare il carburante.

Nei prossimi paragrafi approfondiremo proprio questo concetto, presentandoti tutti i vantaggi di questa tipologia di carta e l’offerta di carte carburante elettroniche di Qonto, il conto business 100% online.

La carta carburante elettronica aziendale è una carta di debito o di credito, oppure una carta carburante prepagata, fornita dall'azienda ai dipendenti per coprire le spese relative al carburante durante le trasferte lavorative.

In questo modo, l’azienda evita di dover emettere dei rimborsi e mantiene il controllo delle spese in tempo reale.

La carta carburante elettronica è uno strumento utilizzato dalle aziende per semplificare e automatizzare i pagamenti per il rifornimento di carburante dei propri veicoli. Funziona così:

1. Creazione: l’impresa richiede la carta da assegnare al dipendente, stabilendo un budget e/o limiti di spesa ed eventualmente impostando una scadenza.
2. Richiesta di fattura: per usufruire della detrazione IVA per questa spesa aziendale, occorre che il benzinaio emetta fattura elettronica: il dipendente che utilizza la carta presso le stazioni di servizio deve richiederla prima del pagamento e fornire tutti i dati necessari al rivenditore.
3. Pagamento: a questo punto, il lavoratore paga per il rifornimento con la carta aziendale tramite terminale POS, e riceve un giustificativo (uno scontrino o una ricevuta) dal benzinaio. Quest’ultimo invierà poi la fattura direttamente all’azienda tramite SdI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
4. Rendicontazione: con la ricevuta del pagamento, il lavoratore può creare una nota spese da inviare all’azienda per rendicontare l’uscita.
5. Riconciliazione: una volta ricevuta la fattura dal benzinaio, con la riconciliazione contabile le transazioni registrate vengono confrontate con le fatture ricevute per garantire che non ci siano discrepanze.

Dal 2019 è entrata in vigore in Italia una nuova normativa in materia di fatturazione elettronica e di recupero dell'IVA: affinché le aziende possano detrarre le spese per il carburante, i collaboratori possono pagare esclusivamente in formato elettronico, e il benzinaio deve registrare tutti i dati del cliente.

Allo stesso modo, se un libero professionista vuole detrarre i costi di viaggio per un incarico lavorativo, come ad esempio le spese per il carburante, è obbligatorio che il benzinaio emetta una fattura elettronica per la transazione.

Se invece a fare rifornimento è un dipendente, che paga con una carta carburante oppure con i propri fondi, è possibile rendicontare le spese all’azienda anche solo presentando una ricevuta fiscale o uno scontrino, ossia un giustificativo della spesa sostenuta. In questo caso, non essendo stata richiesta la fattura, l’impresa non potrà detrarre direttamente i costi del carburante, ma solo gli eventuali importi corrisposti al lavoratore a titolo di rimborso spese in busta paga.

Se sei alla ricerca di una soluzione pratica per gestire le spese carburante di dipendenti e collaboratori, Qonto ha la soluzione che fa per te, perché offre diverse carte di pagamento che possono essere configurate e usate come carte carburante. Puoi scegliere la carta più adatta alle tue esigenze tra le seguenti:

Le carte di debito di Qonto possono essere usate come carte carburante per dipendenti e Partite IVA, e sono ideali per avere sempre sotto controllo le uscite aziendali.

Il conto business di Qonto offre anche la fatturazione elettronica, e consente di gestire in modo efficiente tutte le spese e la relativa contabilizzazione: ad esempio, l’impresa può automatizzare la riconciliazione contabile delle uscite con le fatture ricevute.

Il conto business di Qonto è la soluzione ideale per gestire le spese aziendali, inclusi i costi per il carburante. Con piani appositi per PMI e microimprese e 3 tipologie di carte di pagamento personalizzabili in base alle tue esigenze, il conto aziendale garantisce la massima flessibilità nella gestione dei pagamenti e consente di mantenere pieno controllo sui costi.