Come contabilizzare i buoni benzina ai dipendenti

I buoni benzina sono una misura di welfare aziendale utilizzata per sostenere i dipendenti e aumentare il loro potere d’acquisto.

Questo benefit è particolarmente apprezzato dai lavoratori che percorrono lunghe distanze in auto. Inoltre, offre vantaggi fiscali sia all’impresa, sia al personale.

Per evitare sanzioni in caso di accertamenti e poter dedurre le spese sostenute, tuttavia, è fondamentale contabilizzare correttamente i voucher erogati.

In questo articolo approfondiremo l’argomento, scoprendo tutte le regole per la contabilizzazione dei buoni benzina ai dipendenti.

I buoni carburante (o buoni benzina) sono voucher o carte prepagate con cui è possibile acquistare carburante presso le stazioni di rifornimento.

Le aziende li offrono spesso ai dipendenti come benefit o incentivo. Possono avere un valore fisso o variabile e un formato cartaceo o elettronico. Solitamente, i buoni hanno una scadenza prestabilita.

Anche se possono essere erogati in varie forme, i buoni benzina sono generalmente molto facili da utilizzare. 

A grandi linee, il processo si articola in questo modo:

1. L'azienda acquista i buoni da fornitori autorizzati, oppure elargisce l’importo su carte prepagate
2. I buoni vengono distribuiti in formato cartaceo o elettronico
3. I lavoratori li utilizzano presso le stazioni di servizio convenzionate per fare rifornimento di carburante
4. Affinché l’azienda possa contabilizzare l’uscita e dedurre correttamente i costi, il dipendente richiede una fattura elettronica al distributore

I buoni benzina offrono vantaggi fiscali alle aziende e ai lavoratori:

• Per i dipendenti, non concorrono alla formazione del reddito entro determinate soglie
• Per l’azienda, sono completamente deducibili entro specifici limiti, a patto che vengano contabilizzati correttamente

La contabilizzazione dei buoni carburante dipende principalmente dal tipo di voucher erogato:

• Buono monouso, utilizzabile solo presso una specifica catena di stazioni di rifornimento
• Buono multiuso, che può essere usato presso qualunque fornitore

Se il buono è monouso, l’impresa deve emettere la fattura al momento della sua creazione, e registrare le uscite in questo modo:

• Carburanti e lubrificanti ex decreto Ucraina (costo deducibile) D
• Iva su acquisti (indetraibile) D
• Debiti/v fornitori A

In caso di buono multiuso, invece, la fattura va richiesta al benzinaio al momento dell’utilizzo.

La registrazione contabile da seguire è riassunta nella tabella.

I buoni benzina sono completamente deducibili dal reddito dell’impresa, come stabilito dall’articolo 95 del TUIR (Testo unico sulle imposte dei redditi).

Per poter godere della deduzione, tuttavia, è necessario rispettare alcuni requisiti:

• Contabilizzare separatamente i buoni benzina rispetto agli altri benefit, dato che per questi è prevista una soglia di esenzione separata (bonus benzina 2024).
• Applicare il principio di cassa, registrando i buoni in contabilità nella data in cui sono stati consegnati ai dipendenti.

Per quanto riguarda il recupero dell’IVA sui buoni emessi ai dipendenti, la procedura si articola in modo diverso in base alla tipologia di voucher.

Se un buono carburante è monouso (cioè può essere utilizzato solo per un tipo specifico di bene o servizio, con un'aliquota IVA conosciuta al momento dell'emissione), l'IVA viene applicata al momento dell'emissione del buono. In questo caso, l'emissione è considerata come una vendita anticipata del bene o servizio e quindi è soggetta a IVA. L'azienda può detrarre l'IVA inserendo la fattura relativa all'acquisto dei buoni monouso nella dichiarazione IVA.

Quando l'azienda acquista buoni multiuso, non viene applicata l'IVA al momento dell'emissione del buono. Di conseguenza, l’impresa potrà detrarre l'IVA quando il dipendente utilizzerà il buono per acquistare carburante. L'esercente emetterà un documento fiscale con l'IVA applicata, e l'azienda potrà includere questo documento nella dichiarazione IVA per la detrazione.

È importante notare che, per detrarre l'IVA sui carburanti, i pagamenti devono essere effettuati con mezzi tracciabili, come stabilito dal Decreto Legge n. 79/2018.

Se cerchi un modo per erogare buoni benzina ai dipendenti in modo semplice e completamente digitale, le carte carburante di Qonto sono quello che fa per te.

La carta Instant è la carta virtuale di Qonto ideale come carta carburante: puoi caricarla con un importo specifico e assegnarla ai dipendenti per sostenere le spese del carburante.

Ecco come funziona:

1. L’azienda stabilisce l’importo da erogare al dipendente.
2. Crea una nuova carta Instant direttamente dall’app di Qonto.
3. Ricarica la carta con la somma e ne imposta la validità, da un giorno a un anno.
4. Modifica i limiti della carta, in modo che possa essere utilizzata solo presso le stazioni di rifornimento.
5. Il dipendente usa la carta per acquistare carburante, e chiede al benzinaio una fattura elettronica per consentire all’azienda di detrarre l’IVA.

Le spese effettuate dai dipendenti con la carta Instant sono già presenti nel conto aziendale collegato, rendendo ancora più semplice la contabilizzazione.

Nel 2024, il governo ha prorogato fino al 31 dicembre il bonus benzina (o bonus carburante) già in vigore nel 2023.

Il bonus ha un valore massimo di 200€, e può essere erogato direttamente dai datori di lavoro ai dipendenti del settore privato con un reddito annuo lordo inferiore ai 35.000€.

Viene elargito in busta paga come fringe benefit:

• Per il lavoratore non è imponibile fiscalmente (ossia non contribuisce alla formazione del reddito)
• Per le aziende è completamente deducibile.

Se cerchi una soluzione alternativa alla carta Instant per acquistare buoni carburante, hai alcune possibilità tra cui scegliere:

• Acquistarli direttamente dai fornitori di carburante, come ENI, Q8 o altri, attraverso i loro portali online o punti vendita
• Acquistarli tramite società di intermediazione, che spesso offrono sconti o pacchetti personalizzati per le aziende
• Acquistarli in formato cartaceo presso supermercati e ipermercati
• Erogare ai dipendenti un premio in denaro, che può essere utilizzato anche per acquistare carburante